Перевірка розрахунків з оплати праці

Результативність контрольних процедур, проведених у ході перевірки розрахунків з оплати праці, багато в чому залежить від правильного визначення послідовності дій ревізорів. Для цього їм необхідно поставити ряд завдань, які дають можливість охопити перевіркою роботу всіх підрозділів та окремих працівників підприємства, які беруть участь у здійсненні розрахунків з оплати праці або що мають пов’язану з цим процесом інформацію.

Основні завдання ревізії оплати праці:

1) контроль організації обліку робочого часу й вироблення (виконаного обсягу робіт) на підприємстві;

2) перевірка обґрунтованості нарахування заробітної плати співробітникам підприємства;

3) перевірка роботи розрахункового відділу бухгалтерії з погляду правильності визначення сум нарахованої заробітної плати й утримань із неї;

4) перевірка вірогідності даних бухгалтерського обліку операцій з оплати праці.

Вирішення кожного з поставлених завдань потребує від перевіряючого розгляду певного кола питань (напрямів перевірки), про що буде сказано детальніше при описі самого процесу контролю.

Ще до початку роботи, з метою вибору оптимальної методики перевірки, ревізори повинні чітко знати, які документи (інші відчутні предмети) будуть основними джерелами контролю.

Основними джерелами ревізії розрахунків з оплати праці можуть бути:

і накази по підприємству про прийняття на роботу (про звільнення);

і листки по обліку кадрів; і особисті картки працівників; ^l табелі обліку робочого часу; і наряди на відрядні роботи; і рапорти про вироблення;

і складська документація про оприбуткування продукції; і акти приймання виконаних робіт; і розрахункові й платіжні відомості; і касові документи;

і відомості нарахувань й утримань по окремих групах працівників;

і відомості (книги) обліку депонованої заробітної плати; і журнал-ордер №5; і головна книга й баланс; і готова продукція на складі.

При виконанні перевірки розрахунків з оплати праці найчастіше використовуються такі прийоми контролю: і взаємна перевірка; і нормативна перевірка; і техніко-економічні розрахунки; і логічна перевірка; і арифметична перевірка;

і перевірка кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку.

Виходячи з наведеного переліку використовуваних прийомів, можна сміливо стверджувати, що на цій ділянці контрольних робіт переважає документальна перевірка. Фактичний контроль використовується в основному для підтвердження обґрунтованості нарахування заробітної плати за виготовлення певного обсягу продукції.

У календарному робочому плані ревізії на проведення перевірки операцій з оплати праці виділяється певна кількість днів і вказуються виконавці.

Розглянемо дії ревізорів при здійсненні контролю організації обліку робочого часу й вироблення продукції.

Насамперед звертається увага на належне заповнення табелів обліку робочого часу на предмет наявності повного списку працівників окремого підрозділу підприємства, табельного номера кожного співробітника. У табелі повинні бути відзначені також усі явки, неявки, запізнення, понаднормовий час, час простоїв і т.д. (формальна перевірка). Поряд з цим необхідно перевірити, яким саме чином на підприємстві організований контроль за своєчасною явкою працівників на роботу й кінцем роботи.

Додаткову інформацію про простої ревізор може одержати в листках про простої, а кількість понаднормових робіт перевіряється в листках на доплату.

Вивчення первинної документації з обліку робочого часу й системи внутрішнього контролю над дотриманням графіка робочого дня дає підстви перевіряючому робити висновки про відношення адміністрації підприємства до раціонального використання робочого часу й об’єктивності даних про відпрацьований час, які надаються в бухгалтерію як база для нарахування заробітної плати робітникам-погодинникам.

Первинна документація з обліку вироблення наділена більш високою аналітичністю порівнянно з табелями по обліку робочого часу.

Насамперед, проводиться вибірковий контроль відповідності застосовуваних розцінок розряду робітника- відрядника. Потім вивчається дотримання нормативів робочого часу, що повинен бути витрачений на виготовлення одиниці виробу (партії).

У нарядах на відрядні роботи й інші первинні документи з обліку вироблення одночасно відображаються розцінки, кількість виготовленої продукції (виконаних операцій) і заробіток кожного робітника, тому ревізорові необхідно самостійно розрахувати суму заробітку окремих робітників і підсумковий заробіток у рамках одного документа (арифметична перевірка).

Уже на цьому етапі контролю розрахунків з оплати праці має сенс використати метод взаємної перевірки документів. Дані про вироблення в нарядах, рапортах, маршрутних картах порівнюються з даними прибуткових документів на складі за той самий часовий період. Якщо виявлено розбіжності між складськими документами й первинними даними про вироблення, то робиться висновок про ймовірність приписок, незаконних виплат заробітної плати і, як наслідок, заниження оподатковуваного прибутку.

Контрольні дії, проведені в ході вирішення першого завдання, дають перевіряючим підставу судити про те, наскільки близькі до дійсності дані первинного обліку вироблення на підприємстві за період, що обраний для перевірки. Розкриті порушення потребують коригування програми ревізії, складеної на етапі її підготовки. У ревізорів у таких випадках виникають додаткові питання, вивчення яких дає можливість з’ясувати причини порушень та їхні масштаби. Значні розбіжності найчастіше приводять ревізорів до ухвалення рішення про перехід від вибіркової перевірки до суцільного способу контролю.

Працівники ревізійної служби відразу ж передають інформацію про порушення в правоохоронні органи.

Незважаючи на трудомісткість суцільної перевірки операцій, дії ревізорів у таких випадках повністю виправдані, тому що тільки завдяки повному охопленню міжревізійного періоду можна визначити величину збитку, нанесеного підприємству. Для цього може бути організоване проведення позапланової тематичної перевірки розрахунків з оплати праці.

Існує ряд причин, за яких нарахування заробітної плати працівникам підприємства можна буде кваліфікувати як не- обґрунтоване. Тому ревізійні працівники повинні перевірити дотримання на підприємстві всіх умов, за якими можна судити про обґрунтованість нарахувань по заробітній платі і, як наслідок, законність цих операцій.

Насамперед варто переконатися в наявності документів, що були підставою для нарахування сум заробітної плати робітникам та службовцям підприємства за певний місяць. У цьому випадку контролери вивчають наявність належним чином заповнених табелів, нарядів, рапортів, маршрутних карт, які містять інформацію про відпрацьований час і виготовлену продукцію по підрозділах і категоріях працюючих. У процесі перевірки може бути виявлене непідтверджене первинними документами нарахування заробітної плати або ж повторне нарахування по вже врахованих документах. Розкриттю таких порушень сприяє хронологічна перевірка документації про нарахування заробітної плати й первинних документів, у яких відбито дані про вироблення або відпрацьований час.

З ініціативи ревізора здійснюються разові перевірки реальності виконання робіт, по яких нарахована й виплачена заробітна плата в періоді, що перевіряється. Із цією метою проводиться візуальний огляд і контрольні обмірювання будівельних робіт, звірення кількості продукції, виготовленої в цехах і оприбуткованої на складі за день (декаду, місяць). За допомогою такого контролю ревізори часто розкриваються факти завищення кількості виготовленої продукції (виконаного обсягу робіт) або, у деяких випадках, повну відсутність результатів праці працівників підприємства.

Перевірка організації роботи з обліку кадрів є черговим етапом контролю обґрунтованості операцій з нарахування заробітної плати.

Після цього ревізорові необхідно шляхом вибіркового контролю переконатися в тому, що заробітна плата нараховується тільки особам, що перебувають у штаті підприємства або оформленим за сумісництвом. По одній або декількох відомостях нарахування заробітної плати ревізор зіставляє прізвище, ініціали й табельний номер окремих працівників з даними відділу кадрів. За допомогою цієї процедури виявляються факти нарахування зарплати працівникам, які вже звільнені з підприємства, а також особам, прийом яких на постійну роботу не був оформлений розпорядженням по підприємству й обліковим документам відділу кадрів. Як у першому, так і в другому випадку, операції з оплати праці визнаються незаконними.

Одним з варіантів необґрунтованого нарахування зарплати виступає використання в розрахунковому відділі завищених окладів або розцінок при вирахуванні сум оплати праці працюючих. Джерелами ревізії, які дозволяють виявити невідповідність установлених на підприємстві окладів і розцінок є: штатний розклад, тарифно-кваліфікаційні довідники, внутрішні нормативні документи, відомості нарахування зарплати. По кожній розбіжності з’ясовуються причини й винуватці.

Контроль обґрунтованості нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності допускає вивчення документів, що свідчать про хворобу працівника. Ревізори перевіряють наявність листків про тимчасову непрацездатність і порівнюють строки хвороби конкретних працівників зі строками нарахування допомоги. Перевіряється також, чи не нараховувалася одночасно з допомогою з тимчасової непрацездатності заробітна плата. Наявність таких фактів свідчить про погану організацію внутрішнього контролю над процедурою нарахування заробітної плати.

Обґрунтованість нарахування заробітної плати працівникам за час чергової відпустки контролюється за допомогою вивчення розпорядницьких документів про надання відпустки конкретним особам, оцінок відділу кадрів в особистих картках працівника.

При ревізії розрахунків з оплати праці нерідко виявляються порушення, пов’язані з неправильним розрахунком заробітної плати й утримань із неї. Цей факт зумовлений високою трудомісткістю робіт у розрахунковому відділі, бага- токроковою послідовністю їхнього виконання й наявністю безлічі нестандартних ситуацій (нарахування сум оплати понаднормових годин, облік різних пільг і т.д.). Важливо також відзначити різноманіття втримань із зарплати, які строго регламентуються постійно мінливим законодавством і повинні бути зроблені одночасно з нарахуванням сум оплати праці робітників та службовців підприємства.

Правильність вирахування зарплати працівників підприємства контролюється шляхом використання прийомів техніко-економічних розрахунків, арифметичної перевірки, взаємної перевірки й нормативного контролю.

Перевіряючи правильність нарахування зарплати робітникам-погодинникам, необхідно враховувати, що береться за основу в розрахунках - місячна чи годинна тарифна ставка. Коли оплата праці працівників розраховується на підставі місячного окладу, ревізор, виконуючи самостійні розрахунки, з’ясовує, чи відробив співробітник підприємства весь місяць чи ні. Якщо так, то перевіряється правильність арифметичних дій. Якщо ж працівник, що одержує місячний оклад, попрацював неповний місяць, то ревізор повинен уточнити, чи було зроблене нарахування по кількості фактично відпрацьованих днів. Для цього необхідно розділити посадовий оклад на кількість робочих днів даного місяця, визначивши тим самим розмір денної заробітної плати працівника. Потім отриманий денний заробіток множиться на фактично пророблені дні місяця. Самостійно розрахувавши суму заробітку, ревізор порівнює дані розрахункового відділу зі своїми результатами. Великі витрати часу на здійснення даних розрахунків обґрунтовують вибірковий характер таких робіт.

Особи, що здійснюють контроль, використовують прийом арифметичної перевірки з метою підтвердження правильності нарахування зарплати співробітниками розрахункового відділу. Необхідно нагадати, що цій роботі повинна передувати перевірка правильності застосування тарифних ставок відповідно до розряду робітника.

За допомогою арифметичної перевірки контролюється правильність визначення доплат за надурочно відпрацьований час, роботу в нічний час, святкові дні й включення даних сум у загальний заробіток працівників. Перед виконанням цих дій співробітники контролюючого органу з’ясовують розміри, що діяли в періоді, який перевіряється, оплати відповідних робіт.

Коректність розрахунку заробітку робітників-відряд- ників контролюється за аналогією з перевіркою правильності нарахування заробітної плати робітникам-погодинни- кам. Але відпрацьований час тут заміняють кількістю виготовленої продукції (виконаних робіт, операцій і т.д.), а тарифні ставки - відрядними розцінками за одиницю виробленого продукту праці.

Операції з нарахування заробітної плати за час відпустки потребують особливої уваги з боку контролюючих органів. У цьому випадку ревізор використовує прийом техніко-еко- номічних розрахунків. Це необхідно для перевірки правильності визначення середньоденного заробітку. Розрахунок проводиться шляхом розподілу сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством). Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки. Вибіркова перевірка розрахунку відпускних сум дає можливість переконатися в дотриманні встановленого порядку нарахування виплат за час щорічної відпустки.

Приступаючи до розгляду правильності утримань і відрахувань із зарплати, ревізор повинен чітко знати весь перелік податків і зборів, утримуваних з нарахованого заробітку працівника, а також знати розміри ставок кожного з них. Джерелами ревізії тут виступають розрахункові відомості й законодавчі акти України. У ході контролю звертається увага на наявність у розрахунковій відомості найменування кожного виду утримань і відсоткової ставки, розміщених над відповідними сумами. Потім за допомогою простих арифметичних дій ревізор переконується в правильності визначення сум утримань.

Наступним кроком перевіряючого буде встановлення вірогідності сум, що належать до виплати. Бувають випадки, коли в розрахункових відомостях правильно вказуються всі нарахування й утримання, а сума до видачі виявляється завищеною, що призводить до необґрунтованого вилучення коштів з обороту підприємства.

Тепер перед контролерами стоїть завдання, перевірити вірогідність відображення операцій з оплати праці в бухгалтерському обліку й звітності. Щоб визнати інформацію достовірною, ревізори повинні переконатися в повноті й своєчасності її відбиття в облікових регістрах, надійності джерел одержання й правильності формування даних. Основним інструментом контролю тут взаємна перевірка, тому що в процесі обліку дані первинних документів послідовно узагальнюються в облікових регістрах вищого порядку, перетворюючи в остаточному підсумку в показники стану коштів підприємства і їхніх джерел.

Перевірка повноти відображення операцій з оплати праці робітників та службовців підприємства виконується шляхом взаємного контролю підсумкових даних про нараховану заробітну плату в розрахункових відомостях (відомостях нарахування) і відомостях обліку витрат окремих підрозділів підприємства (відомості №12, №15 та ін.).

Одночасно може перевірятися своєчасність включення витрат з оплати праці у відомості обліку витрат. Для цьго у вищезгаданих документах зіставляються періоди їхнього складання.

Потім перевіряється правильність формування даних про витрати на оплату праці в журналі №5 або №5А. Ця процедура полягає в самостійному визначенні перевіряючими відповідних сум на підставі відомостей обліку витрат окремих підрозділів та їхньому порівнянні з даними обліку. Взаємній перевірці піддаються також відповідні розділи головної книги й балансу.

Надійність джерел одержання даних про операції з оплати праці вивчається під час вирішення перших двох завдань, поставлених нами в рамках розглянутої теми.

Надто уважно вивчається правильність складання бухгалтерських записів, що відображають здійснення операцій з оплати праці. Правильна кореспонденція рахунку №66 “Розрахунки з оплати праці” з іншими рахунками підтверджує вірогідність кредитових залишків по цьому рахунку, величину витрат з оплати праці, віднесених на різні статті витрат, а також за рахунок інших джерел. Некоректні бухгалтерські записи призводять до порушення податкового законодавства (заниження оподатковуваної маси), перекручування даних бухгалтерського обліку й показників звітності підприємства.

Розділ 2. Методика й послідовність контролю

2.6.