Перевірка розрахунків по претензіях

Від рівня організації претензійної роботи і якості її проведення багато в чому залежить фінансовий стан підприємства, тому що своєчасне задоволення претензій контрагентами дає

--------------------------------------------------------------------------- 111

можливість забезпечити стабільність виробничого процесу й виключити відволікання коштів.

У межах перевірки операцій, пов’язаних з виникненням розрахунків по претензіях, ревізор зобов’язаний приділити увагу кожній претензійній сумі й переконатися в здійсненні посадовими особами всіх необхідних дій.

По ходу проведення ревізії розрахунків по претензіях перевіряючі найчастіше звертають увагу на такі реквізити:

і найменування підприємства боржника;

і умови договору між партнерами (наприклад, кількість і якість матеріалів);

і підписи незацікавлених осіб на підтвердження виявлених розбіжностей;

і сума пред’явленої претензії, дата виникнення й строки погашення претензії;

і величина вдоволеної претензії, дати подачі позовів в арбітражний суд;

і журнал №3, відомість №3.2 та інші документи.

Очевидно, що в першу чергу, при вивченні операцій, які знайшли відбиття на рахунку №374 “Розрахунки по претензіях”, варто розглянути обґрунтованість пред’явлення окремих претензій. Для цього взаємною перевіркою зіставляються дані договірної документації, супровідних документів, комерційних актів, прибуткові документи про склад, актів приймання виконаних робіт (зроблених послуг), журналів обліку вступних вантажів. Наявність розбіжностей доводить обґрунтованість пред’явленої претензії.

Логічним продовженням контролю розрахунків по претензіях вважається перевірка правильності визначення суми пред’явленої претензії. Для цього використовуються дані ра- хунків-фактур, прибуткових документів і комерційних актів. Ревізор контролює правильність визначення кількості відсутніх або невідповідних умов договору цінностей.

Аналізуючи дані журналу реєстрації претензій або документа, що його замінює, ревізор розглядає строки оформлення претензії й тим самим перевіряє своєчасність її пред’явлення. На даному етапі контролю оцінюється виконання посадових обов’язків особами, відповідальними за проведення претензійної роботи.

Як правило, не менше половини партнерів підприємства задовольняють претензійні вимоги відразу після виникнення розбіжностей. Тому наступне питання контролю - перевірка повноти задоволення претензії. Склад джерел контролю залежить від того, у якій формі здійснюються розрахунки. Якщо партнер здійснює додаткову поставку матеріалів, то перевіряються комерційні акти, супровідні документи, що підтверджують додаткову поставку, і складська документація. У цьому випадку вивчається кількість допоставлених матеріалів, відповідність якісних характеристик (вид матеріалу, сортність, наявність сертифікатів якості). Коли постачальник відшкодовує претензійну суму в грошовому вираженні, як джерела контролю використовуються комерційні акти, платіжні доручення й виписки банку.

Якщо ж контрагенти допускають несвоєчасне погашення належних сум, ревізор з’ясовує, які були зроблені дії з боку посадових осіб підприємства, що перевіряється, сприятливому задоволенню претензії. По-перше, перевіряється, чи розсилалися повторно претензійні листи підприємствам-боржникам і якщо ні, то хто відповідає за дану ділянку роботи. По-друге, працівники контролюючого органу перевіряють наявність позовів, поданих в арбітражний суд у випадках, коли підприємства-боржники не задовольнили пред’явлену претензію у встановлений термін.

Розрахунки по претензіях здійснюються не тільки через невиконання постачальниками своїх зобов’язань, які визначаються в договірній документації. Тому в ході перевірки потрібно враховувати весь спектр контрольованих розрахунків.

Ревізорові необхідно перевірити, наскільки коректно регулюються операції по помилковому зарахуванню коштів банком на розрахунковий рахунок підприємства.

Коли окремим питанням перевірки розрахунків по претензіях є контроль організації і якості здійснення претензійної роботи, обсяг контрольних дій, виконуваних ревізорами, автоматично збільшується. Це пов’язано з тим, що, перевіряючи операції по рахунку №374 “Розрахунки по претензіях”, контролери не можуть бути впевнені в стовідсотковому пред’явленні претензії в кожному випадку недотримання договірних зобов’язань. Тобто якість роботи посадових осіб по даному виду розрахунків піддається сумніву споконвічно. Щоб підтвердити наявні сумніви або, навпаки, довести зворотне припущення, керівник ревізійної бригади разом з рядовими виконавцями контролю повинні вдатися до трохи іншої послідовності дій, ніж описана раніше.

Сутність пропонованої перевірки полягає в тому, що основним джерелом контролю стає журнал обліку вступників вантажів, у якому розглядається надходження цінностей за певний період часу. Кожну окремо взяту в журналі операцію ревізори порівнюють з даними відповідних договорів, рахун- ками-фактурами, товарно-транспортними накладними, складськими документами. Після такого порівняння можуть бути виявлені факти невиконання постачальниками ряду договірних зобов’язань, які не спричинили документального оформлення розбіжностей і цілком обґрунтованого пред’явлення претензії. Виявлені факти потребують від ревізорів з’ясувати причини такого роду порушень. Перевіряючі з’ясовують, на кого покладена відповідальність по прийманню вантажу й контролю над дотриманням умов договору. Потім у відповідальних осіб беруться письмові пояснення причин відсутності претензій за конкретними поставками.

Перевіряючи претензійну роботу, ревізорові варто враховувати, наскільки правильно визначений контрагент, винний у незадовільній поставці цінностей. Найчастіше недопоставка, псування або несвоєчасна доставка цінностей допускається з вини транспортної організації, що здійснює перевезення вантажу. Розібратися в цьому питанні може, ретельно вив- чившисупровідні документи.

Не варто забувати, що претензії, пред’явлені покупцями ревізованому підприємству, також є об’єктом ревізії й потребують вивчення причин їхнього виникнення й процедури розрахунків.

2.10.