Перевірка розрахунків з підзвітними особами
Увага перевіряючих до операцій, які проводяться в рамках розрахунків з підзвітними особами, пояснюється більшим переліком вимог, пропонованих працівникам підприємства для виконання.
Не слід забувати й той факт, що практично кожна операція з підзвітними особами супроводжується видачею наявних коштів працівникам підприємства для виконання дорученого йому завдання. Кошти завжди виступають як особливий об’єкт контролю, особливо при їхній витраті.Метою контролю розрахунків з підзвітними особами є перевірка законності й доцільності здійснення даних операцій.
У процесі ревізії розрахунків з підзвітними особами члени ревізійної групи можуть використовувати такі джерела інформації:
і накази про напрямок у відрядження й видачі авансів;
і посвідчення про відрядження;
і авансові звіти, проїзні квитки, рахунки готелів, інші документи про витрати, що виправдують підзвітних осіб;
і журнал №3, відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами №3.2;
і касова книга, прибуткові й видаткові касові ордери, прибуткові документи про надходження на склад придбаних підзвітними особами цінностей.
Приступаючи до роботи, ревізори уточнюють період, який перевіряється, протягом якого відбувалися розрахунки з підзвітними особами. Потім за даними відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами встановлюється список осіб, що перебували у відрядженні, і працівників, які дістали грошові кошти під звіт на господарські потреби.
Щоб переконатися в обґрунтованості видачі підзвітних сум, перевіряється наявність наказів по підприємству про напрямок у відрядження й видачу авансів. На даному етапі контролю може бути встановлено, що на окремих працівників не
було оформлено розпорядницьких документів. Такі операції визнаються незаконними.
Продовженням перевірки обґрунтованості видачі авансів під звіт вважається з’ясування стану розрахунків з підзвітними особами за раніше отриманими сумами.
З цією метою використовуються дані відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами №3.2 за період, що перевіряється. Тут же контролюється правильність перенесення залишків на кінець місяця з даної відомості за попередній період. Якщо внаслідок контролю виявиться, що працівник має заборгованість перед підприємством після здійснення службового відрядження або інших операцій (господарські й операційні потреби), то видача чергового авансу також вважається незаконною.Перевірка реальності здійснення службового відрядження полягає у вивченні прикладених до авансового звіту проїзних квитків і документів на проживання. Перевіряючі повинні переконатись у відповідності даних про місце відрядження, зазначених у наказі й проїзних квитках (рахунках готелів). Паралельно перевіряються окремі реквізити посвідчення про відрядження. Дата прибуття в пункт призначення й вибуття з нього повинна бути підтверджена печаткою або штампом підприємства, що є об’єктом відрядження. Відсутність у посвідченні про відрядження оцінок про прибуття й вибуття з місця відрядження ставить під сумнів реальність здійснення відрядження.
Доцільність здійснення розрахунків з підзвітними особами може бути перевірена шляхом вивчення завдання, що дається працівникові підприємства й указується в наказі. Працівники контролюючого органу визначають відповідність поставлених перед підзвітною особою цілей основним видам діяльності підприємства. Після цього детально розглядається письмовий звіт працівника, що складається після повернення з відрядження й повинен містити факти, що підтверджують виконання підзвітною особою поставленого перед ним завдання.
Наступним питанням, що обов’язково розглядається членами ревізійної групи, є перевірка правильного застосування норм витрати коштів по розрахунках з підзвітними особами.
Дотримання встановлених законодавством нормативів є підставою для правильного списання підзвітних сум за рахунок конкретних джерел. Тому факти наднормативної витрати коштів, здійсненої при розрахунках з підзвітними особами, потребують від ревізорів додаткових контрольних дій. У цьому випадку перевіряється наявність наказів керівника підприємства, у яких підтверджується необхідність видачі й витрати підзвітних сум понад установлену норму.
У наказі повинно бути розпорядження про списання перевищуючу норму витрат за рахунок власних коштів (прибутку), що залишаються в розпорядженні підприємства.Коли в процесі ревізії з’ясовується, що наднормативна витрата підзвітних сум, списаних за рахунок власних коштів підприємства без відповідного розпорядження керівництва, то операція визнається незаконною.
На особливу увагу з боку перевіряючих заслуговує контроль процедури затвердження звітів про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, і здійснення остаточних розрахунків між підприємством і працівником. Звіти й прикладені до них виправдальні документи піддаються взаємній та арифметичній перевірці. Не виключається також застосування логічної перевірки.
Проведення взаємної перевірки звіту про витрачені кошти й виправдувальних документів, що підтверджують витрати підзвітної особи, дає можливість визначити, наскільки правомірно включаються у звіт окремі видаткові статті та їхній вартісний еквівалент.
Після цього ревізорові потрібно особисто підрахувати підсумкову суму, що підлягає затвердженню, і порівняти її з підсумком, затвердженим бухгалтером. Невиправдане завищення підсумкової суми звіту про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, не викликає невідповідності в системі бухгалтерських записів. У зв’язку з цим деякі працівники навмисно роблять такі порушення, сподіваючись на незначну ймовірність їхнього виявлення. Досвідчені ревізори вважають обов’язковим проведення арифметичної перевірки на даному етапі контролю розрахунків з підзвітними особами.
Коли мова йде про перевірку затвердження звітів про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, наданих підзвітними особами після здійснення витрат на господарські й операційні потреби, взаємна перевірка використовується в розширеному варіанті. Так, при придбанні підзвітною особою матеріальних цінностей, канцелярських приналежностей або інвентарю взаємної перевірки звіту й копій чеків, що підтверджують факт купівлі, недостатньо.
Перевіряючий зобов’язаний переконатися у своєчасному й повному оприбуткуванні придбаних цінностей на складі. З цією метою перевіряється наявність відповідних прибуткових ордерів на складі, і порівнюються дані копії чека з оцінками про надходження цінностей у картках складського обліку. Якщо цінності були придбані недавно, ревізор може перевірити їхню фактичну наявність.Ревізори повинні також контролювати своєчасність і повноту повернення невитраченої підзвітними особами готівки. Не- витрачена готівка повинна бути повернута в касу підприємства протягом установленого строку після закінчення відрядження (3 дні після повернення з відрядження). Особи, що одержали гроші під звіт на інші цілі, повертають невикористані суми коштів не пізніше робочого дня, що є наступним за день видачі.
Перевірка строків повернення невикористаної готівки зводиться до порівняння даних у звіті про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, і реквізитів касових документів. Спочатку порівнюються дати закінчення відрядження (видачі на господарські потреби) і повернення грошей у касу. Потім у зазначених документах порівнюються величини неви- трачених сум.
Вірогідність даних аналітичного й синтетичного обліку, що втримуються в журналі №3 і відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами №3.2, підтверджується контрольними процедурами, розглянутими вище. Крім цього, взаємним контролем перевіряється своєчасність і повнота перенесення у відомість №3.2 даних з авансових звітів і касових документів. Щоб уникнути неправильного списання підзвітних сум за рахунок різних джерел фінансування, необхідно перевірити коректність бухгалтерських записів.
2.7.