3.1. Особливості оброблення й обліку бухгалтерської інформації з використанням ПЕОМ

Сучасне виробництво характеризується високою концентрацією й складністю застосовуваних технологій. Для бухгалтера цей факт означає зростання числа облікових об’єктів і збільшення кількості зв’язків між ними.

Облікове середовище, що є носієм інформації про виробництво, зазнало змін фізичного характеру на основі досягнень математики й мікроелектроніки. Імовірно, контроль повинен теж змінити свої позиції з урахуванням досягнень прогресу. І ці зміни повинні бути враховані насамперед суб’єктами контролю (власниками, керівниками, КРС).

Уведення первинних даних і подальше оброблення їх виконуються на ПЕОМ, тому комп’ютер як носій інформації стає об’єктом уваги зацікавлених сторін. Особливо зростає значення збереженності інформації та її доступності для авто- ризованого¹ використання.

Застосування програмних пакетів обробки даних скорочує розрахунковий час одержання внутрішньої (необхідної самому бухгалтерові) і звітної (для передачі користувачам) інформації. Збільшення “фондоозброєнності” бухгалтера приводить до більшої його інформованості й можливості швидко реагувати на несприятливі для нього ситуації.

Внаслідок комп’ютеризації облікового процесу частина документообігу - як інформація - виявилася на іншому носії, ніж звичний паперовий. Облікова інформація стала менш доступна для неопосередкованого сприйняття.

При роботі з паперовим документом ревізор здатний виконати його формальну перевірку (найменування підприємства, дата, кількість, сума, підписи). Каліграфічна експертиза допоможе визначити дійсність підписів, тобто з’ясувати, хто підписав документ².

Очевидно, що ревізор може вилучити паперовий документ для перевірки його дійсності. Експертиза дозволяє встановити: і оригінальність бланка документа; і достовірність підпису та печатки;

і наявність безпідставних виправлень у документі, непомітних при візуальному огляді.

При аналізі облікової інформації в АБС перерахованих можливостей для перевіряючих немає:

l багатьох документів у паперовому вигляді просто не існує, а роздрукування можливе на будь-якому папері; l зміна дати й інших реквізитів електронного документа легко здісненна, а встановити цей факт можливо далеко не завжди³;

і підробка електроного підпису⁴ технічно складна, але якщо це здійснено, то слідів не залишається.

Насамперед варто розрізняти просту автоматизовану систему документообігу, у якій припустиме всього лише пересилання документів як файлів з одного комп’ютера на інший. Далі йде автоматизована система оперативного обліку, потім - автоматизована система бухгалтерського обліку. Об’єднавши ці системи, одержимо інтегровану автоматизовану систему управління підприємством. Інтегрована система включає: електронну фіксацію факту первинної події⁵, нагромадження й передачу цих даних у комп’ютери бухгалтерії для занесення їх в облікові реєстри. У бухгалтерії ж на підставі всіх отриманих даних з місць виникнення господарських подій іде їхнє узагальнення й формування офіційної звітності, звітів для керівництва, і т.д.

Нині в Україні відсутні закони, що регламентують бухгалтерський облік в АБС, відсутня й нормативно-правова основа для ревізії, що враховує особливості обліку за допомогою АБС. Тобто, відповідно до норм, прийнятих на сьогодні, КРС не беруть до уваги факту комп’ютеризації облікового процесу. Тому з нашого боку можливе лише теоретизування⁶ в сфері контролю підприємств із АБС.

Для усвідомленого сприйняття матеріалу цього розділу й орієнтування в ньому пропонуємо розрізняти ревізії:

і підприємств із комп’ютеризованою системою обліку - на ПЕОМ;

і з використанням стандартного ПЗ⁷, а також програм, створених спеціально для перевірки конкретного підприємства (перевіряючі при цьому можуть застосовувати власні переносні ПЕОМ).

і ревізію умов утримання АБС:

і перевірку утримання ЕОМ у належних умовах (апаратна платформа);

і перевірку змісту програмної частини (програмна платформа).

Очевидно, що всі ці види перевірок не виключають один одного, а навпаки, можуть успішно доповнювати, надаючи першій з них більшу оперативність, ефективність і вірогідність.

Дослідження особливостей ревізії АБС продиктоване тим, що з’явилися нові технології оброблення, зберігання й передачі облікової інформації. При руйнуванні інформації в АБС ніхто не несе відповідальності перед законом за неможливість надання необхідних ревізорам даних. Тобто перевіряючим тільки й залишається, що, опираючись на первинні документи, самим вивести необхідну проміжну й звітну інформацію, яку вони можуть порівняти із уже переданим користувачам звітністю підприємства. Зрозуміло, що на це перевіряючі можуть витратити величезну кількість часу й зусиль. Простіше буде відмовитися від проведення перевірки, принаймні на якийсь час. Причому очевидним є той факт, що перевіряючі, відновлюючи великий обсяг облікової інформації, самі можуть помилятися (логічно, арифметично й т.п.).

Із цього випливає необхідність вироблення певних вимог до складу бригади ревізорів. Більше того, при вирішенні облікових завдань на ЕОМ можуть відбуватися зловживання, не відомі традиційному обліку. Самі інформаційні технології дають найширший простір для облудних маневрів, і якщо раніше приказка “написано пером - не вирубаєш сокирою” була підмогою ревізорові, то сьогодні термін “писано вилами по воді” повністю відповідає змісту й правовому статусу електронних даних. Облікові дії в АБС часто знеособлені, і при перекручуванні облікової інформації немає можливості знайти прямого винуватця порушень.

При ревізії медичних установ, наприклад, з метою перевірки схоронності наркотичних препаратів й умов їхнього зберігання ревізор повинен вдатися до допомоги експертів. Експертиза точно скаже, чи це взагалі лікарський препарат, чи це той препарат, чи відповідають його фармацевтичні характеристики даним, наданим медичним закладом. Наведена ситуація практично виключає можливість ефективного контролю без залучення експертів. Перевірка ж підприємства з АБС може виявитися ще більш складною. Тобто залучення в бригаду ревізорів фахівців з інформаційних систем є нагальною потребою сьогоднішнього дня.

Поява АБС ставить перед теорією контролю завдання розуміння нових правил обігу з обліковою інформацією й завдання вироблення нових підходів до її перевірки.

З усіх, наведених міркуваннь можна зробити висновок: якщо підприємство середньої технологічної складності, перевірка якого цілком під силу бригаді з 3-х або 4-х ревізорів за період 10 днів, перейде від звичайної паперової бухгалтерії на автоматизовану форму обліку, то ефективність ревізії може знизитися⁸. Такі обставини повинні вносити корективи в плани контрольно-ревізійної діяльності.