Методика работы в архиве.

Прежде чем идти в архив следует ознакомиться с правилами работы в нем^[257].

Получив право доступа к работе в архиве, в читальном зале следует изучить путеводитель (если он не был проработан еще на библиотечной стадии) - справочное пособие о хранящихся в архиве фондах.

Определяя круг фондов, подлежащих обследованию в связи с поставленной исследовательской целью, необходимо помнить, что одними и теми же вопросами ведали разные государственные учреждения. Поэтому интересующие историка материалы могут находиться в архивных фондах разных ведомств, а также среди личных материалов чиновников и общественных деятелей, которые привлекались к решению государственных вопросов.

Выбирая те или иные фонды и проводя их предварительную “экспертизу” (оценку с точки зрения наибольшей информативной ценности), следует помнить, что, хотя в одних сохранилось больше, а в других - меньше документов, невозможно отдать предпочтение какому-либо одному, так как информация фондов взаимно дополняется. Таким образом, определяя круг фондов, подлежащих обследованию, необходимо предусмотреть всех возможных фондообразователей, которые в процессе своей деятельности участвовали в решении избранной проблемы исследования.

Следующий шаг в подготовке к выявлению источников - знакомство с инвентарными описями выбранного фонда. В них указан состав и структура фонда, перечислены единицы хранения (дела), их хронологические рамки и количественные характеристики (листовой объем) единиц хранения.

Некоторые трудности при решении эвристических задач возникают в связи с тем, что в описях архивных фондов административных и судебно-следственных органов могут быть допущены ошибки в описании единиц хранения: пропуск имеющихся материалов, несовпадающие хронологические рамки и другие неточности. Аналогичные просчеты встречаются и в библиографических описаниях библиотек.

При просмотре описей в особой тетради четко фиксируются следующие данные: название и номер фонда, порядковый номер описи, соответствующий ей год, архивный номер и название, под которыми обозначены единицы хранения^* , необходимые по теме исследования.

Все это поможет без повторного обращения к описям оформить требование на выдачу дел в читальный зал в соответствии с правилами данного архива и облегчит работу архивариусов (хранителей).

В этой же тетради после проработки полученных единиц хранения полезно отметить степень их ценности для поиска документов или информации о них (сделаны копии, подробные / краткие выписки или ничего не найдено). Подобные заметки необходимы для выполнения одной из задач эвристического этапа - экспертизы фондов на предмет определения количества и качества содержащейся в них информации.

Соблюдение указанной последовательности процедур при обследовании фондов и их описаний (каталогов, обзоров и описей), во-первых, соответствует правилам работы в архивах и, во-вторых, необходимо для составления общей характеристики информационной ценности основных мест выявления источников.

Результат этой оценки служит основанием для выводов о перспективности обращения последующих поколений исследователей к тем или иным фондам и их единицам хранения.