Часть 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

(на основе материалов «Как эффективно использовать рабочее время» Р.Р. Кашапова [134, с. 249–292 и материалов электронной книги Л. Зайверта

«Ваше время в ваших руках»)

Цель:эффективное использование времени.

Упражнение 1. «Значение времени» (проводится в форме дискуссии).

1. Участникам предлагается несколько тезисов к обсуждению: Время – деньги.

Время – это не только деньги. Время более значимо, чем деньги.

Время – это нечто такое же, как и сама жизнь. Время необратимо.

Время нельзя умножить. Время нельзя передать.

Время проходит безвозвратно.

2. Информация к размышлению для участников.

Успех каждого человека зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Профессионалы высокого класса обладают разными чертами характера и качествами. Но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время.

3. Предлагаются к обсуждению участниками несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени:

«Часы не показывают время, а символизируют его» (Авессалом Подводный).

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь. Тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (Алан Лэкейн).

«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим» (Бетер Друккер).

«Самое важное в вашей жизни – это в конечном счете Ваше время (Алан Лэкейн) Общая рефлексия: Как участники обращаются с собственным временем?

Упражнение 2.

1.Участникам предлагается определить капитал рабочего (К1) и свободного (К2, К3) времени и весь капитал личного времени по несложным формулам:К1 = А х 1760; К2 = А х 660; К3 = А х 1740, где А – пенсионный возраст минус ваш паспортный возраст (например, 55 – 35 = 20), К (весь капитал вашего времени) = К1 + К2 + К3.

Общее обсуждение: ведущий предлагает поделиться впечатлениями о выполнении за-

дания.

P.S. Время необратимо, поэтому необходимо находить время для важных дел: для ра-

боты – это условие успеха; для размышлений – это источник силы; для игры – это секрет мо-

лодости; для чтения – это основа знаний; для дружбы – это условие счастья; для мечты – это путь к звездам; для веселья – это радость души.

2. Участники составляют опись всех видов деятельности, в которых участвуют. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы: анализ видов деятельности и расхода времени; листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Таблица А – «Анализ видов деятельности и расхода времени»

1. Ответьте на вопросы:

Обработка таблицы А

А – Была ли работа необходимой? (да, нет).

Б – Были ли оправданы затраты времени? (да, нет).

В – Было ли целесообразным выполнение работы? (да, нет).

Г – Был ли сознательно определен временной интервал? (да, нет).

2. Определите общую продолжительность работы: ПД

3. Определите продолжительности непродуктивной работы:

Таблица Б «Листок дневных помех».

Обработка таблицы Б

Какие помехи были «дорогостоящими»?

Какие звонки были бесполезными?

Какие посещения не нужны?

Какие телефонные разговоры могли бы быть короче и эффективнее? Кто больше отвлекал Вас от дел?

Общее обсуждение: что нового я понял в результате выполнения заданий?

Упражнение 3.

Цель: поиск причин временных потерь.

Участникам предлагается посмотреть список, состоящий из 30 существенных «погло- тителей» или «ловушек» времени:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефоны номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение).

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Далее необходимо выделить 5 причин, характерных для конкретного участника.

Общий итог и обсуждение: освободившись от «поглотителей» времени и выявив сла- бые места в самоорганизации, можно высвободить значительные резервы времени.

Упражнение 4. «Полезные привычки для тайм-менеджмента».

Полезная привычка №1: напоминания. Делайте себе напоминания на важные дела, се- годня сотовые телефоны всегда под рукой!

Полезная привычка №2: бодрое утро.

Бодрое утро – это замечательный ритуал, который каждый может создать сам.

Замысел простой: как начнешь утро, так пойдет и день.

Основное правило утра – оно должно проходить энергично: одно дело сменяет дру- гое, не должно быть пустот во времени.

силы.

Основные пункты утра: свой собственный список – составить самому.

Полезная привычка №3: правильный вечер. Правильный вечер – залог бодрого утра.

Душ после работы, переодеться, еда и питье до 20.00.

Вечерняя прогулка или любая другая физическая приятная активность. В 22.00 завершаются все дела, душ с растиранием, в 23.00 в постель!

Перед сном улыбнуться, представить завтрашний день в светлых красках. Программирование утра: детально увидеть, когда и как встанешь.

Полезная привычка №4: «Лягушка-Зачистка-Подвиг».

Лягушка-Зачистка-Подвиг – это три взаимосвязанные привычки. Лягушка – это противное дело, которое более всего хочется отложить.

Зачистка – это убирание мелочей, которые раз за разом тянут внимание и отнимают

Подвиг – великое и трудное дело, за которое будете себя особенно уважать.

Суть состоит в том, чтобы каждый день присутствовали все три привычки – они позво-

ляют переключаться, меньше уставать и чувствовать удовлетворение: каждый день – победа над самим собой вчерашним!

Задание участникам: проанализировать свой день с точки зрения «полезных привычек тайм-менеджмента».

Общее обсуждение: В чем польза тайм-менеджмента лично для Вас?