Перевірка касових операцій

Здійснення розрахунків у наявній формі між суб’єктами підприємницької діяльності або усередині одного підприємства потребує постійного контролю. Поточний контроль касових операцій забезпечується бухгалтерським обліком.

Члени ревізійної групи, що беруть участь у перевірці касових операцій, повинні детально проробити інструктивний матеріал, що регулює порядок ведення касових операцій. Потреба у вивченні нормативної бази контролю пояснюється постійним внесенням змін і доповнень у законодавчі акти й інструкції.

Перевірка операцій з наявними коштами виконується суцільним способом і розбивається, як правило, на два етапи. Спочатку проводиться раптова ревізія касової готівки. Ця робота виконується в день прибуття ревізійної бригади на об’єкт перевірки. Після того як завершиться ревізія каси, перевіряючі приступають до суцільного контролю касових операцій, зроблених протягом усього міжревізійного періоду.

До джерел контролю цієї ділянки діяльності підприємства належать такі документи й цінності: і готівка;

і бланки строгої звітності; і марки, талони на харчування; і прибуткові й видаткові касові ордери; і журнал реєстрації прибуткових і видаткових ордерів;

і касова книга; і звіти касира;

і журнал-ордер № 1, відомість № 1.1, відомість № 1.2; і виписки банку, корінці чеків, квитанції оголошень на внесок готівкою;

і платіжні й розрахунково-платіжні відомості; і заяви на видачу грошей; і розпорядницькі документи (накази); і рахунки до оплати; і договірна документація; і прибуткові складські документи; і податкові накладні;

і акти закупівлі, акти виконання робіт (надання послуг); і інші регістри аналітичного й синтетичного обліку. Ревізію касової готівки варто проводити відразу після пред’явлення повноважень адміністрації підприємства, тому що тільки в цьому випадку буде забезпечений фактор раптовості.

В основу ревізії касової готівки покладено один з основних методів фактичного контролю - інвентаризація. Процес контролю потребує обов’язкової присутності касира й головного бухгалтера, представника контролюючого органу, а також одного чи більше працівників підприємства, що не мають відношення до ведення касових операцій.

Насамперед, касир у присутності членів комісії заповнює недооформлені касові документи. Далі заповнюється касова книга й складається звіт касира за поточний день із виведенням залишку на кінець робочого дня. Потім перевіряючі відбирають у касира розписку, у якій указується, що всі операції по приходу й витраті коштів документально оформлені й відбиті у звіті касира, а в касі коштів, які не належать підприємству, немає.

Одержавши книжкові залишки готівки в приміщенні каси, ревізор перевіряє правильність складання звіту касира (взаємна перевірка) і визначення залишку готівки на кінець робочого дня (хронологічна перевірка й арифметична перевірка).

За допомогою взаємного контролю первинних касових документів і звіту касира можна з’ясувати, чи всі зроблені протягом дня операції були враховані матеріально відповідальною особою.

Хронологічна перевірка передує арифметичним діям. Вивчаючи послідовність відображення в касовій книзі й звіті касира операцій по надходженню й витраті готівки, контролер визначає, чи проводяться записи в касову книгу відразу після здійснення операції по окремому прибутковому або видатковому касовому документу.

Арифметична перевірка завершує контрольні дії ревізорів, які мають підтвердити правильність розрахунку залишку готівки в касі під час ревізії каси. Окремо розраховується сума підсумків по приходу й витраті, а потім - остаточна величина залишку на кінець робочого дня. Порівняння отриманого результату з даними звіту касира може привести до абсолютної тотожності або нерівності порівнюваних сум.

Іноді при візуальному огляді робочого місця касира ревізори можуть виявити належним чином оформлені касові ордери, що не відображенні у звіті касира. Ревізори повинні враховувати суми, оформлені такими документами, при визначенні залишку готівки на кінець робочого дня, відбивши в акті ревізії факт порушення касової дисципліни.

У випадках, коли в касі є платіжні відомості, вони приймаються як готівка в сумі виданої заробітної плати. За допомогою простих арифметичних дій перевіряється правильність підсумкової суми готівки, виданої за платіжною відомістю.

Тепер, у присутності членів ревізійної комісії й матеріально відповідальної особи, перевіряючий може приступати до полистного перерахування всіх грошей, які перебувають у касі, цінних паперів, чекових книжок та інших бланків.

За результатами контролю ревізор складає акт ревізії каси, в якому приводяться облікові й фактичні дані про залишки цінностей, визначаються підсумки ревізії (надлишок, недостача, тотожність даних обліку й ревізії). Акт складається у двох примірник і підписується всіма членами комісії й касиром.

У процесі ревізії касової готівки член ревізійної бригади повинен переконатися в дотриманні умов, що забезпечують збереженність наявних коштів. У рамках цієї процедури потрібно з’ясувати, чи знаходиться каса в ізольованому приміщенні, чи є замикаючий пристрій із внутрішнього боку металевих дверей, а також наявність спеціального устаткування (сейфів, вогнетривких шаф) і сигналізації. Вивчається також організація забезпечення збереженості коштів під час транспортування.

На цьому етапі перевірки працівники контрольно-ревізійного органа можуть зажадати, щоб їм були надані акти інвентаризації наявних коштів (ревізія каси), які відображають результати внутрішньогосподарського контролю над дотриманням касової дисципліни. Ревізори аналізують періодичність проведення інвентаризацій.

Однією з найбільш важливих умов забезпечення збереження наявних коштів є укладення між адміністрацією підприємства й матеріально відповідальною особою договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Перевіряючий повинен упевнитися в його наявності й своєчасності угоди.

По закінченні перевірки коштів у касі починається другий етап контролю операцій з готівкою.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи Державної податкової служби України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерство внутрішніх справ України, фінансові органи й установи комерційних банків. Контролюючі органи беруть участь у проведенні спільних перевірок.

Перевірка дотримання встановленого порядку ведення операцій з готівкою виконується відповідно до Положення “Про ведення касових операцій у національній валюті України”, в останній редакції якого встановлено гранично чіткий набір правил роботи підприємства з наявними коштами.

У випадку наявності порушень, виявлених внаслідок перевірки, складається акт. Якщо ж порушення не виявлені, то складається довідка.

Перед оглядом проведених контрольних дій нагадаємо, що контроль операцій з готівкою здійснюється як у рамках комплексної ревізії (найчастіше планової), так і при проведенні тематичних перевірок.

На початку цього етапу ревізори з’ясовують ліміт залишку готівки в касі на кінець робочого дня. Якщо ліміт залишку готівки в касі взагалі не був установлений (найчастіше з вини самого підприємства), то залишок грошей, що перевищує один неоподатковуваний мінімум доходів громадян (17 грн), повинен здаватися в банк щодня.

Протягом усього другого етапу ревізори порівнюють суми книжкових залишків готівки в касі й величину встановленого банком ліміту. У результаті порівняння констатується перевищення встановленого ліміту або ж його дотримання.

Законність здійснення касових операцій багато в чому залежить від дотримання умов прийняття й видачі готівки. Обов’язковому контролю піддається належне оформлення касових операцій у момент їхнього здійснення. Формальна перевірка первинних касових документів дає можливість переконатися в правильному заповненні й наявності всіх необхідних реквізитів.

Так, при перевірці прибуткових касових ордерів ревізор повинен звернути увагу на наявність підпису головного бухгалтера. Контроль видаткових касових документів має свої особливості, що зумовлено досить твердим порядком видачі готівки з каси. Ретельній перевірці підлягає наявність цілого ряду обов’язкових реквізитів: підпису директора й головного бухгалтера; суми прописом, що заповнюється самим одержувачем коштів (розписка в одержанні); дані документа, що засвідчують особистість одержувача. Видаткові касові ордери, у яких немає розписки одержувача, не беруться в розрахунок залишку готівки в касі. Однак не слід вважати, що інші реквізити прибуткових і видаткових касових документів не мають особливого значення й не беруться до уваги.

Перевіряючи правильність оформлення платіжних і розрахунково-платіжних відомостей, необхідно звернути увагу на наявність дозвільних підписів директора й головного бухгалтера, підписів кожного одержувача навпроти належної суми. Закрита відомість повинна містити підсумкові суми виданої й депонованої заробітної плати, номер видаткового ордера, оформленого після її закриття, оцінки “депоноване” навпроти не виданих працівникам підприємства сум. Тут же перевіряється дотримання строку видачі заробітної плати, що не повинен перевищувати трьох робочих днів. Джерелом контролю послугує видатковий ордер, у якому зазначена дата повернення в банк невикористаної на виплату заробітної плати готівки.

Недопустимими вважаються ситуації, коли наявний розрив між датою оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів і датою безпосереднього здійснення операцій. Такі порушення легко виявляються шляхом взаємної перевірки журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, касової книги (звіту касира) і відповідного касового ордера.

Наступним напрямом, що потребує розгляду, є перевірка порядку ведення касової книги. Ревізорові необхідно переконатися в тому, що в касі ведеться тільки одна касова книга. Перевіряється дотримання послідовності в нумерації сторінок, а також наявність підписів головного бухгалтера й директора, які завіряють кількість аркушів у касовій книзі. Касова книга повинна бути прошнурована й опечатана сургучевою або мастичною печаткою. Це виключає можливість заміни окремих аркушів у касовій книзі з метою приховання порушень.

При виявленні в касовій книзі яких-небудь підчищень або виправлень необхідно перевірити, чи є навпроти таких сум підписи головного бухгалтера й касира, які завіряють обґрунтованість здійснення коригувальних записів або внесення виправлень у касову книгу. Якщо підписів осіб, відповідальних за дотримання касової дисципліни немає, то перевіряючі з’ясовують причини виправлень і беруть у касира й головного бухгалтера письмові пояснення по даних порушеннях.

Очевидно, що ревізор, виконуючи перевірку касових операцій, зобов’язаний упевнитися в обґрунтованості здійснення кожної операції по надходженню й витраті готівки. Поточний контроль обґрунтованості здійснення касових операцій робиться бухгалтером, що оформлює касовий ордер, головним бухгалтером, чий підпис є дозволом, а також касиром, що приймає остаточне рішення про правомірність конкретного платежу. Однак у випадку змови вищезгаданої групи осіб, на підприємстві можуть бути зроблені необґрунтовані касові операції. Тому представники контролюючого органу перевіряють наявність джерел (документів), у яких є підстави, що мотивують витрату або прихід грошей у касі.

Різноманіття напрямів витрати коштів і джерел їхнього одержання призводять до того, що в ході перевірки обґрунтованості їхнього здійснення використовується досить широкий перелік документів.

Так, перевіряючи обґрунтованість виплати премій працівникам підприємства, необхідно проконтролювати наявність наказів про преміювання, підписаних керівником господарюючого суб’єкта. Обґрунтованість видачі авансів підзвітним особам також підтверджується перевіркою відповідних розпорядницьких документів. Витрата грошей з каси на надання матеріальної допомоги повинна бути обґрунтована наявністю заяви працівника й дозвільного підпису директора на це.

Надходження в касу виторгу від реалізації готової продукції та інших матеріальних цінностей ревізор вважає обґрунтованим у тих випадках, коли кожному прибутковому ордеру передує оформлення договорів купівлі-продажу, податкових накладних, складських видаткових документів.

Вибірково перевіряється відповідність даних про відпустку матеріалів у прикладених до касового ордеру документах і картці складського обліку. Абсолютну впевненість у законності здійснення операції ревізор знаходить тільки після зустрічної перевірки, що підтверджує реальність витрати грошей покупцем і надходження придбаних цінностей на місце призначення. З огляду на трудомісткість зустрічного контролю, його проводять у випадку виникнення певних підозр або вибірково.

Аналогічно перевіряється обґрунтованість витрати коштів на придбання товарно-матеріальних цінностей, а також оплату зроблених підприємству послуг або виконаних робіт.

Розширення діапазону використання наявних коштів з каси, отриманих від різних контрагентів, збільшує витрати праці працівників контролю при перевірці обґрунтованості виплати готівки з каси підприємства. Якщо для здійснення операцій по витраті коштів використовується касовий виторг, а не отримана в банку готівка, то, крім порівняння даних у видаткових касових ордерах (касовій книзі) і документах, що обґрунтовують операцію, перевіряючий повинен упевнитися у відсутності в підприємства прострочених податкових зобов’язань. У випадку наявності податкового боргу, ревізорові варто перевірити, щоб виплата заробітної плати проводилася готівкою отриманою в установі банку, тому що в даній ситуації використання готівки, отриманої з інших джерел, забороняється.

Використання взаємної перевірки документів дає можливість проконтролювати здійснення касових операцій з погляду своєчасності й повноти їхнього здійснення.

Особливо важливим вважається дотримання цих двох умов при надходженні наявних коштів з банку в касу й навпаки. Процедура контролю полягає в порівнянні дати здійснення операції, величини розрахунку, які зазначені в касових документах з однойменними реквізитами у виписках банку, квитанціях оголошення на внесок наявними, корінцях чеків у чековій книжці. У процесі проведення взаємного контролю виявляються факти несвоєчасного внесення готівки в банк або надходження грошей у касу підприємства. Прибуткування грошей у касі в сумі, меншій, ніж отримано в банку, трапляється досить рідко, тому що таке порушення призводить до виникнення розбіжностей у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що потребує від порушників складання додаткових бухгалтерських записів (наприклад, на різницю робиться проводка Дт 92 “Адміністративні витрати” - Кт 31 “Рахунки в банках”). Ці записи найчастіше не підтверджуються документальними джерелами й імовірність виявлення незаконних дій досить велика. З підприємства стягується штраф у п’ятикратному розмірі від неоприбуткованої суми.

Обов’язковому контролю підлягає своєчасність повернення підзвітними особами невикористаних коштів. Готівка, що залишилася в розпорядженні працівника, що повернувся з відрядження, повинна бути здана в касу підприємства на підставі затвердженого авансового звіту протягом трьох днів після дати закінчення відрядження. Видані під звіт на господарські потреби, але не використані, кошти, підлягають поверненню не пізніше чергового робочого дня, що йде за днем одержання підзвітною особою завдання й готівки (раніше - у десятиденний строк від дня одержання під звіт). У випадку виявлення несвоєчасного повернення підзвітних грошей у касу, ревізори включають ці суми в розрахунок залишку готівки на кінець робочого дня, в якому вони повинні бути оприбутковані. Потім перевіряється відповідність величини розрахованого залишку грошей на кінець робочого дня й ліміту, що встановлюється установою банку. При визначенні штрафних санкцій сума перевищення збільшується вдвічі.

Не менш важливим напрямом контролю касових операцій є перевірка цільового використання коштів, отриманих у банку. У цих цілях, на підставі касових документів і корінців чекової книжки, ревізором може бути складена відомість цільового використання готівки, що надійшла з банку. Відомість містить дані про одержання певної суми грошей у банку на конкретні цілі, а також інформацію про напрями фактичної витрати коштів. Розкриті порушення характеризуються тим, що гроші, які отримані на одні цілі, витрачаються на задоволення інших потреб підприємства. У результаті виникають відхилення від споконвічно запланованих напрямів витрати та їхніх обсягів.

Перевірка вірогідності даних бухгалтерського обліку касових операцій є невід’ємною частиною розглянутої контрольної процедури. Основними інструментами контролю виступають взаємна й арифметична перевірки. Тут же перевіряється правильність кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку.

Взаємний контроль касових документів і регістрів обліку касових операцій, заповнюваних бухгалтерією, спрямований на перевірку повного й своєчасного відбиття кожної операції в бухгалтерському обліку. Порівнюються суми й дати в касових ордерах і касовій книзі (звіті касира) з однойменними даними в журналі-ордері №1 і відомості №1.1.

При перевірці правильності розрахунку підсумкових даних у журналі-ордері №1 і відомості №1.1 використовується прийом арифметичної перевірки. Після цього дебетові й кредитові обороти по касі за кожний день, відбиті в журналі-ор- дері №1 і відомості №1.1, зіставляються з аналогічними оборотами в касовій книзі.

Перевірка коректності відображення даних на рахунках бухгалтерського обліку перевіряється з метою підтвердження як окремих сум, так й оборотів по різних напрямах руху грошей у касі. Ця процедура потребує ретельного вивчення перевіряючим документальних підстав, які привели до здійснення касових операцій.

Наведена послідовність контролю касових операцій свідчить про трудомісткість виконуваних ревізорами робіт, пов’язаної з обов’язковістю суцільного контролю. Однак розглянуті напрямки контролю виконують функцію орієнтира, тому що остаточний обсяг і перелік питань перевірки може бути встановлений тільки на об’єкті, що перевіряється. Особиста ініціатива ревізора, що грунтується на досвіді й високому рівні підготовки, є ознакою результативної й діючої перевірки.

2.4.