Переваги й недоліки контролю в АБС

При проведенні ревізії перевіряючий найчастіше не має фізичної можливості зібрати всі документи воєдино й повністю їх перевірити. Цьому звичайно перешкоджає: і велика кількість документів; івеликий обсяг обчислень;

l імовірність помилки при власних обчисленнях.

Якщо ж у фірми бухгалтерський облік автоматизований, то відразу з’являються нові можливості:

і кількість однорідних документів перестає хвилювати перевіряючого з точки зору обсягу роботи - в АБС можна перенести всі документи на диск;

^l програма з однаковою легкістю перераховує оборот і по 20 і по 2000 документів;

l імовірність помилки програми при підрахунках можна вважати нульовою.

Звичайно, не можна не брати до уваги можливість споконвічно вкладених значеннєвих помилок у логіку програми, наприклад, помилкове віднесення об’єкта основних коштів до іншої групи. Також при настроюванні програми розроб- лювач може помилитися при внесенні поправочного коефіцієнта або неправильно проставити відсоток нарахування на зарплату - це вкладена арифметична помилка. Щоб виявити такі помилки ревізор повинен вимагати надати йому подібні константи з чітким розшифруванням їхнього призначення - з метою порівняння їх з необхідними законом.

Один з недоліків потужного інструмента ревізора (зустрічна перевірка) - неможливість швидкого й одночасного доступу до різних екземплярів того самого документа усередині підприємства в умовах АБС зникає. Однак потрібно мати на увазі: електронні дані є не свідками події, а непрямим фактом і необхідно вибірково перевіряти первинну інформацію в оригіналі.

АБС може спростити ревізію й знизити строки її проведення ще й тому, що рахункові арифметичні перевірки відомостей та інших розграфлених документів спрощуються. Це може відбутися з двох причин. По-перше, підсумкові суми відомостей в електронних документах обчислюються автоматично³⁹.

Інакше кажучи, ми бачимо два варіанти рахункової арифметичної перевірки електронних відомостей підприємства: i перевірка вибірково “вручну” декількох граф таблиці й довіра ревізора до інших даних таблиці; l для повної й точної перевірки необхідно отримати файл вихідних даних на свій диск і письмові пояснення математичних залежностей⁴¹ між вихідними даними. Потім самому ввести вихідні дані й формули в електрону таблицю й порівняти свої результати та кінцеві дані на підприємстві.

Якщо в колі фахівців мова заходить про одержання фінансової інформації якої-небудь звичайної української фірми, то серед експертів по шпигунству такі операції вважаються не більше, ніж розминкою. Якщо ж мова йде про одержання даних по банку, то це завдання має набагато складніше рішення, не говорячи про небезпеку, якій піддається розвідник. Той факт, що банки прагнуть надійно захистити свою фінансову інформацію, сприймається як само собою зрозуміле. Справа в тому, що звичайно обліковий об’єкт у банку - це гроші, і не абстрактні активи підприємства, а гроші в чистому вигляді, товар, що не має потреби в додаткових операціях по перетворенню в матеріальні блага. Саме тому безпека автоматизованих систем обліку рівнозначна безпеці облікових даних як фінансової інформації, тобто носії інформації контролюються й охороняються не менш ревно, ніж сама інформація.

Із цього ревізор повинен зробити простий висновок - ніхто й ніколи не буде зацікавлений у передачі йому інформації про підприємство, і все що він хоче одержати, він повинен шукати самостійно. Звичайно, працівникам бухгалтерії закон ставить в обов’язок надавати інформацію з першої вимоги, але тільки недосвідчений перевіряючий буде сподіватися на сумлінність бухгалтера й надійність облікової системи підприємства, що буде постачати ревізора будь-якою інформацією за лічені хвилини.

Ревізор, не будучи експертом з комп’ютерних систем, не може об’єктивно оцінити технічний стан апаратної й програмної платформ АБС.

і відмова програм, що входять до складу АБС або програм- платформ⁴²;

і знищення інформації руйнуючими програмами (вірусами);

ізлом АБС “з зовні” третіми особами або “зсередини” працівниками, що побажали залишитися невідомими з наступною через це відмовою її програмної частини; l помилки персоналу, які призвели до неможливості доступу до даних;

l відсутність напруги в мережі (аварія, ремонт тощо); і профілактика апаратної частини АБС⁴³.

Таким подіям, якщо їх можна інсценувати, бригада ревізорів повинна протиставляти: ^l раптову перевірку;

l прибуття на підприємство у відсутність системних адміністраторів.

Не зайвим буде для перевіряючих одержати так звані “сміттєві” дані, тобто ті, які в сучасних операційних системах вважаються вилученими, але зберігають усі якості інформативності⁴⁴.

При веденні обліку на паперових регістрах раптова перевірка каси або самого підприємства може виявити документи й папери, які будуть свідчити про різні порушення - аж до виявлення неофіційних особистих записів бухгалтерів (так звана “чорна” бухгалтерія).

В автоматизованій же обліковій системі “чорні” дані: і завжди під рукою й тому підконтрольні будь-якому працівникові, що перебуває біля комп’ютера й має необхідні навички;

^l можуть бути знищені протягом кількох секунд, у тому числі дистанційно;

і можуть бути зашифровані, й імовірність їх прочитати буде нульовою;

l можуть бути змінені й замасковані, наприклад діленням на число, й тому стати безкорисними; ^l заховані або замасковані під інші файли в операційному середовищі;

• · 45

і володіють надпортативністю .

Існуючі пристрої дають можливість протягом декількох секунд знищити дані на дисках ПЕОМ потужним електромагнітним імпульсом. Усе, що потрібно зробити - натиснути дві кнопки. Широко доступні на ринку й жорсткі диски, які можна миттєво видалити з ПК і піти (а уся бухгалтерія знаходисться в портфелі).

Підсумовуючи, можна сказати про існуючий стан речей, які вигідні перевіряючим. Який би не був ступінь автоматизації обліку на підприємстві, завжди вихідна інформація із цілями внутрішнього контролю фіксується на паперовому носії. Через певний час вона перестає бути актуальною й знищується. Цей період становить приблизно від тижня до декількох місяців. Тобто можливість одержати реальні дані підприємства сьогодні також зберігається, але ця можливість критична до часу перевірки. Очевидно, що при збігу початку ревізії й початку звітного періоду підприємства з АБС перевіряючи ризикують одержати не реальну інформацію, а офіційну.

3.6.