Організація роботи суб’єктів контролю

Успішне проведення ревізій і перевірок багато в чому залежить від правильної організації роботи контролюючих органів. З одного боку, організація контрольно-ревізійної діяльності досить чітко регламентується відповідними нормативними актами України.

Отже, припускаючи, що процес контролю являє собою досить складний і виконуваний на комплексній основі вид діяльності, його необхідно проводити в кілька етапів. У нашій роботі їх чотири:

1) підготовка до проведення ревізії (тематичної перевірки);

2) проведення контролю на конкретному об’єкті (підприємстві);

3) оформлення матеріалів, отриманих перевіряючими;

4) вивчення й оцінка матеріалів ревізії, прийняття рішень і контроль над їхнім виконанням.

Помилковою вважається думка про те, що основним є етап проведення ревізії. Від якості підготовленості працівників контрольних органів до проведення ревізії багато в чому залежить кінцевий результат роботи ревізійної бригади. Такою самою мірою якість оформлення матеріалів ревізії (перевірки) впливає на прийняття рішень по них. Тому розглянемо більш детально зміст кожного з етапів.

Підготовчий етап починається з видання наказу, в якому вказується найменування підприємства, що перевіряється, склад ревізійної групи, період, строк ревізії (перевірки).

Строк проведення ревізії (перевірки) обмежений і не може перевищувати 30 робочих днів. Продовження строку проведення ревізії (перевірки) повинно бути письмово обґрунтовано керівником ревізійної групи за 5 днів до закінчення ревізії (перевірки).

Для проведення кожної ревізії (перевірки) членам ревізійної групи видається спеціальне разове посвідчення, підписане керівником контролюючого органу.

На етапі підготовки до проведення ревізії (перевірки) перевіряючі ознайомлюються із матеріалами, які стосуються діяльності й фінансового стану підприємства, що перевіряється.

Після вивчення необхідної інформації про види й специфіку роботи об’єкта, що перевіряється, керівник групи розробляє програму ревізії (перевірки). У програмі визначається період, відведений на перевірку, мета й основні питання, що підлягають розгляду. Потім програма ревізії (перевірки) затверджується керівництвом відповідного структурного підрозділу, що перевіряє підготовленість членів ревізійної групи до проведення ревізії (перевірки) і дає їм інструктивні вказівки.

На підставі затвердженої програми ревізії керівник ревізійної групи складає план її проведення визначає конкретні питання, виконавців, строки виконання. У період проведення ревізії за необхідності в програму ревізії (перевірки) і план її проведення можуть бути внесені зміни й доповнення.

Програма ревізії (перевірки) може включати питання, для розгляду яких перевіряючим необхідно мати спеціальну підготовку. Якщо в штаті контрольного органу немає відповідних фахівців, то їх залучають зі сторони на договірній основі.

Підготовчий етап завершується індивідуальною підготовкою членів ревізійної групи. У робочому плані між ревізорами розподіляються питання (теми) перевірки, тому кожний з них повинен детально вивчити нормативну базу контролю відповідної ділянки діяльності, а також визначити основні напрямки контролю.

Етап проведення контролю є найбільш тривалим і трудомістким. Тому члени ревізійної групи повинні бути добре підготовлені до перевірки питань, закріплених за ними в програмі й плані. Це додає ревізорам змогу приділяти більше уваги самій процедурі контролю, а не вивченню особливостей діяльності об’єкта, що перевіряється.

У момент прибуття на об’єкт керівник ревізійної групи (бригади) пред’являє керівникові підприємства, організації, установи посвідчення на право проведення ревізії або перевірки.

Паралельно із пред’явленням повноважень адміністрації підприємства керівник ревізійної групи організує проведення раптової ревізії каси. Важливо відзначити, що у випадку відсутності касира на робочому місці, приміщення каси повинне бути опечатане. Залишки готівки в касі знімаються тільки в присутності матеріально відповідальної особи.

Перевіряючі повинні бути забезпечені відповідними умовами роботи. їм надається місце для роботи, можливість користуватися засобами зв’язку й копіювальною технікою.

Однією з перших процедур контролю є проведення інвентаризації матеріальних цінностей, тому що у випадку зволікання матеріально відповідальні особи зможуть привести у відповідність фактичні залишки предметів, що перебувають у підзвіті, праці з даними складського й бухгалтерського обліку.

Після раптової ревізії касової готівки й інвентаризації матеріальних цінностей члени ревізійної бригади приступають до перевірки питань (тем), закріплених за ними в програмі ревізії.

Важливим моментом на етапі проведення ревізії (перевірки) є вивчення й оцінка організації внутрішньогосподарського контролю і його результатів. Насамперед, звертається увага на перелік питань, що перевіряються внутрішнім контролем. Потім перевірці підлягає ефективність роботи внутрішніх ревізорів, тому що розкриті власними силами порушення можуть залишатися не усунутими.

Вивчення роботи внутрішньогосподарського контролю дає можливість членам ревізійної групи коригувати програму ревізії й робочий план убік збільшення або зменшення обсягу контрольних процедур, а також уточнити напрямки перевірки в розрізі окремих ділянок діяльності підприємства.

У ході виконання контрольних процедур можуть розкриватися різного роду порушення. По кожному з виявлених порушень від посадових осіб необхідно зажадати пояснень у письмовому вигляді. Працівники контролюючих органів не можуть ухвалювати рішення щодо усунення розкритих порушень на підставі усних пояснень, отриманих від посадових осіб.

На етапі проведення ревізії (перевірки) члени ревізійної бригади повинні застосовувати всі свої знання й уміння, повністю використовуючи права й дотримуючись обов’язків працівників органів контролю. Ревізорам необхідно проявляти ініціативу в частині вибору методів контролю, а також глибини проведеної перевірки. Такий підхід значно підвищує результативність контролю, тому що остаточний обсяг контрольних процедур, необхідних для перевірки конкретної ділянки діяльності, можна визначити тільки в момент роботи на об’єкті, який перевіряється.

Етап оформлення результатів контролю являє собою процес документування матеріалів, отриманих ревізорами на етапі проведення ревізії. Результати ревізії оформлюються актом, який підписують керівник ревізійної групи, директор і головний бухгалтер перевіреного підприємства, а якщо буде потреба - колишній керівник і головний бухгалтер, у період роботи яких мали місце виявлені порушення, зловживання.

Один екземпляр акта вручається керівникові перевіреного об’єкта під розписку на першому примірнику акта.

При наявності заперечень або зауважень щодо змісту акта ревізії (перевірки) керівник, головний бухгалтер або інші особи, які підписують акт, роблять про це оцінку перед своїми підписами й представляють письмово обґрунтування своїх заперечень.

Ревізори повинні піддати ретельній перевірці обґрунтованість заперечень, викладених посадовими особами в письмовому вигляді, і зробити по них висновки. Якщо зауваження

визнаються обґрунтованими, то акт коригують. При відхиленні заперечень посадових осіб акт залишається незмінним.

У випадках, коли посадові особи перевіреного об’єкта відмовляються від підписання акту за результатами ревізії (перевірки), працівники органу, що ревізує, складають відповідний акт, підписують його й роблять позначку про відмову.

Результати ревізії (перевірки) викладаються в акті на підставі перевірених даних і фактів, які випливають з наявних оригіналів документів організації, підданій перевірці. Підставою для відбиття в акті можуть бути:

і дані за результатами зустрічних перевірок; і матеріали проведених інвентаризацій; і матеріали контрольних обмірювань, контрольних запусків сировини й матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції; і дані перевірки якості продукції, дотримання умов технологічного режиму й технічних умов виробництва, відповідності продукції діючим стандартам, а також інші дані. При складанні акту ревізії або перевірки необхідно дотримуватися об’єктивності, ясності й повноти опису виявлених фактів і даних. Не допускається включення в акт ревізії або перевірки різного роду висновків, пропозицій і не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність ревізованої організації, а також даних з матеріалів наслідків і посилань на показання свідків посадових осіб, які вони дали в слідчих органах.

В акті ревізії (перевірки) перевіряючі не повинні кваліфікувати, оцінювати дії окремих посадових осіб, наприклад, “викрав кошти”, “злочинець”, “зловживав займаною посадою”, “привласнив цінності” й ін.

Акт повинен містити інформацію про те, які господарські й фінансові операції й документи були перевірені, за який період і в який спосіб (вибірково, суцільно).

Щоб не захаращувати змістовну частину акта переліком однорідних порушень, необхідно попередньо згрупувати. В

акті наводиться підсумкова сума, а докладно описують факти розбіжностей ревізори в додатках, на які робиться посилання. Додатки повинні бути пронумеровані й додаються до акту.

Після того як акт ревізії підпишуть адміністрація підприємства й працівники ревізійного органу, ревізія вважається завершеною, й настає етап реалізації матеріалів ревізії. Керівник ревізійної бригади підготовлює матеріали ревізії (перевірки) до реалізації відразу після її закінчення.

Матеріали кожної ревізії (перевірки) розглядає й приймає від ревізуючих керівник контрольно-ревізійного підрозділу або його заступник. При необхідності, що може виникнути внаслідок неякісного проведення ревізії або інших причин, призначається додаткова або повторна ревізія (перевірка). Про розгляд і прийняття матеріалів ревізій (перевірок) керівником контрольно-ревізійного органу або його заступником робиться оцінка на останній сторінці акта (довідки) або на окремому аркуші із вказівкою дати розгляду й строком виконання рекомендацій. Після усунення недоліків, проведення додаткової або повторної ревізії або перевірки робиться остаточний висновок про можливості прийняття матеріалів ревізій (перевірок). Про це робиться запис на останній сторінці акта (довідки): “Акт ревізії (довідка перевірки) прийнятий”. Тут же проставляють дату й підпис.

Після прийняття акта (довідки) ревізії (перевірки) ревізор реєструє його в книзі реєстрації матеріалів ревізії і в п’ятиденний строк складає інформаційну карту про результати ревізії (перевірки). Загальний строк реалізації матеріалів ревізій (перевірок) не повинен перевищувати 15 днів.

У випадках, коли ревізорам у ході проведення ревізії (перевірки) не вдається усунути виявлені порушення, вони підго- товлюють вимогу про усунення виявлених порушень. її підписує керівник (заступник) КРС. У вимозі міститься перелік заходів, що забезпечують повне відшкодування збитків і залучення винних осіб до дисциплінарної й матеріальної відповідальності. Цей документ направляється адміністрації перевіреного об’єкта.

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань коштів і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали ревізії передаються в слідчі органи. Одночасно перед керівництвом перевіреного підприємства ставиться питання про звільнення із займаних посад винних у цьому осіб.

За результатами проведених ревізій (перевірок) у межах наданих контрольно-ревізійним органам прав оформлюються рішення про стягнення фінансових санкцій і накладення адміністративних штрафів.

Органи контролю визначають конкретні строки виконання своїх вимог, усунення порушень, розкритих на перевіреному підприємстві, і здійснюють контроль над їхнім дотриманням.

Наступний контроль над виконанням вимог та усуненням порушень здійснюють контролюючі органи в ході проведення чергових ревізій або перевірок.

1.4.