§4. Організація роботи державних нотаріальних архівів

Організація роботи державних нотаріальних архівів регулюється Положенням “Про державний нотаріальний архів”, що затверджене наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р.

Основними завданнями архіву є:

— комплектування документами, склад яких передбачено вищезгаданим Положенням;

— забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

— підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів;

— підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

— складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

— на підставі графіків здійснює приймання документів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

— забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірку наявності і фізичного стану справ;

— складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;

— проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертним комісіям у проведенні експертизи цінності документів;

— здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну і практичну допомогу по впорядкуванню документів та підготовці їх до здачі в архів;

— передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них;

— веде статистичну звітність за встановленими нормами;

— видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог ст.

— веде облік документів, переданих на запити органів, передбачених Законом;

— веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

— здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

Для виконання покладених на нього завдань архів має право:

— вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, додержання правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;

— давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

— перевіряти стан зберігання та впорядкування нотаріальних документів;

— запитувати від нотаріусів та посадових осіб, які вчиняють нотаріальні дії та посвідчують заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчуваних, відомості, необхідні для роботи архіву;

— залучати в необхідних випадках як експертів і консультантів працівників органів нотаріату;

— інформувати Міністерства юстиції про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних,, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові особи, котрі посвідчують заповіти та доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради Украни, указами і розпорядженнями Президента, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів, Наказами Міністерства юстиції, інструкціями, правилами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів та відповідним положенням. Архіви утворюються і ліквідуються Міністерством юстиції. Штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних Рад народних депутатів в межах встановлених для них штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї управлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації.