Методика проведення інвентаризації та її особливості в ході ревізії

Розглядаючи методику організації та проведення інвентаризації необхідно пам'ятати, що це, перш за все, не перманентна перевірка (в її практичному застосуванні), а дискретний процес, який складається із сукупності подій, стану, змін, що має певну цілісність і спрямованість.

В сучасних умовах господарювання під інвентаризацією слід розуміти не лише сукупність органолептичних, а й багатьох інших методичних прийомів господарського контролю, які використовуються в процесі його здійснення та реалізуються через інвентаризаційні процедури, з яких складається інвентаризаційний процес.

Інвентаризаційний процес розглядають через послідовність стадій його виконання, а саме: організаційної, підготовчої, технологічної та результативної.

На кожній окремій стадії здійснюють інвентаризаційні процедури, які в свою чергу складаються із сукупності окремих інвентаризаційних прийомів

Інвентаризаційні процедури - система методичних дій, які застосовуються суб'єктами інвентаризаційного процесу з метою дослідження об'єктів контролю. Інвентаризаційні процедури конкретизують зміст

інвентаризаційного процесу.

Інвентаризаційні прийоми - сукупність однорідних дій, що використовуються при виконанні окремих інвентаризаційних процедур для визначення фактичної наявності, стану об'єктів інвентаризації, визначення їх якісної характеристики та виявлення можливих відхилень в їх параметрах. До них відносять: огляд, зважування, обмір, поштучне визначення, якісний аналіз та експертизу, технічні і математичні розрахунки, грошову оцінку, хронологічний документальний аналіз однорідних операцій, перевірку об'єктивної можливості або в натуральному вираженні

здійснення господарських операцій, фотознімки, документальне підтвердження

залишків заборгованості по розрахункових операціях, пояснення матеріально відповідальних осіб тощо.

Особливості проведення організаційної стадії інвентаризації під час ревізії наступні.

1. Суб'єктом інвентаризації є посадова особа контрольно-ревізійного управління, що відповідає за проведення ревізії на підприємстві.

2. Ревізор на власний розсуд формує інвентаризаційну комісію, яка, яг правило, буває комбінованою - складається з працівників підприємства, яке ревізується, представників бригади ревізорів та інших, залучених зі сторони фахівців.

3. Ревізор самостійно визначає об'єкти, які необхідно

проінвентаризувати, прийоми їх перевірки, яким способом (суцільним чи вибірковим) буде проводитись інвентаризація, матеріально відповідальних осіб, діяльність яких буде перевірена.

4. Ревізор проводить інструктаж із залученими до перевірки особами з

питань порядку та техніки проведення, оформлення результатів та термінів початку і закінчення, ознайомлює членів інвентаризаційної комісії із

завданнями, що поставлені в ході проведення інвентаризації і попереджає про відповідальність за її недоброякісне проведення.

Важливою процедурою на даній стадії, на яку ревізор звертає особливу увагу, є огляд місця зберігання цінностей.

Шляхом огляду виявляються недоліки в організації збереження; матеріальних цінностей (дотримання санітарних норм, температурних

режимів, вологості повітря в приміщенні, правильності укладки цінностей,

: наявність на них етикеток, наклейок тощо); стан протипожежної охорони (закріплення відповідальних осіб, забезпечення необхідним інвентарем, засобами захисту від вогню тощо); укомплектованість складів технікою, устаткуванням, необхідним приладдям (навантажувально- розвантажувальними

механізмами, холодильниками, вимірювальними приладами тощо) та правильність їх експлуатації; стан охорони складських приміщень (закріплення дверей, наявність фат на вікнах, справність сигналізаційних пристроїв, реєстрації в журналі задачі об'єктів під охорону та їх приймання тощо).

Своєчасний огляд має велике значення для виявлення речових доказів злочинницької діяльності. Так, наприклад, оглядаючи вагове господарство, інвентаризаційна комісія може виявити полегшені гирі та інші пристрої для обважування як при прийманні, так і при відпуску.

Встановлені в результаті огляду факти відображаються безпосередньо в протоколі інвентаризаційної комісії.

На підготовчій стадії ревізор контролює виконання всіх процедур даної стадії та звертає увагу на те, чи було пред'явлено розпорядження про проведення

інвентаризації та запропоновано матеріально відповідальним особам рознести в книги (картки) складського обліку всі прибуткові та видаткові документи і скласти звіт з виведенням залишків на момент інвентаризації. На складеному звіті голова комісії повинен зробити надпис "до інвентаризації", завізувати його та зазначити час і дату отримання.

Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту та після проведення інвентаризації, і має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації.

Даний звіт передається до бухгалтерії підприємства. По суті інвентаризаційна комісія візує документи без їх перевірки, в результаті на момент інвентаризації бухгалтерією приймаються до обліку разом з достовірними, й недостовірні документи. Це призводить до викривлення облікових даних, що сприяє приховуванню недостач та розкрадань. Тому ревізор повинен перевірити як звіт, так і документи, на підставі яких він складений.

Ревізор повинен отримати від бухгалтерії список посадових осіб та перелік майна, на видачу якого вони мають право давати розпорядження. Вказані списки з посадами осіб повинні також знаходитись у матеріально відповідальної особи.

Голова інвентаризаційної комісії повинен перевірити надані матеріально відповідальною особою документи за трьома напрямками.

Перевірку поданих документів проводять виходячи з певних класифікаційних ознак, згідно з якими документ є виправдовуючими для здійсненої господарської операції.

Надані матеріально відповідальними особами підозрілі документи бувають трьох видів:

а) правильно оформлені, але не відображені в регістрах складського обліку в результаті недбалості матеріально відповідальної особи;

б) документи, за якими не закінчений відпуск дозволеної кількості цінностей (лімітно-забірні картки);

в) неправильно оформлені чи недооформлені документи, тимчасові розписки, списки, які зберігаються у матеріально відповідальних осіб.

Кожен документ, що підтверджує факт здійснення господарської операції, незалежно від його характеру повинен містити наступні обов'язкові реквізити: назву, дату його складання, найменування підприємства, короткий і чіткий опис змісту операції та її підставу, підписи осіб, відповідальних за правильність здійснення операції та за правильність її оформлення. Документ, що не має всіх обов'язкових реквізитів, втрачає свою економічну та юридичну силу і не може бути підставою для записів у звіті про рух матеріальних цінностей та виправдовування дій матеріально відповідальних осіб.

Документи першого та другого типів необхідно ретельно перевірити, переконатися, чи правильно визначений обсяг відпущеного майна, та чи відображені вони в регістрах складського обліку. Перевіряючи документи третього виду, необхідно не тільки припинити можливість здійснення зловживань з документами, але і зафіксувати, проаналізувати порушення у видачі чи оприбуткуванні майна по цих документах, які виявлені при перевірці та вилучити для з'ясування та притягнення винуватців до відповідальності. На такі документи комісія в присутності матеріально відповідальної особи складає в двох екземплярах регістр, який підписує голова комісії та матеріально відповідальна особа. Один екземпляр регістру з поданими документами залишається у голови комісії, а інший передається матеріально відповідальній особі. Вказані документи можуть бути прийняті для підтвердження здійснених господарських операцій після їх ретельної перевірки та відповідного дооформлений.

Особливо ретельно перевіряється правильність складання накопичувальних документів (лімітно-забірних карток) та фактичний обсяг відображених в них господарських операцій. Щоденний кількісний рух майна в накопичувальних документах повинен підтверджуватися датою та підписами відповідальних осіб.

Всі подані матеріально відповідальними особами документи повинні бути перевірені та завізовані головою інвентаризаційної комісії.

Перевірка звіту та доданих до нього документів, складених перед інвентаризацією, дозволяє забезпечити контроль оприбуткування ТМЦ які підлягають інвентаризації.

Крім цього, в ході перевірки визначається:

• своєчасність і повнота оприбуткування матеріальних цінностей по невідфактурованих поставках або матеріалах, прийнятих на відповідне зберігання;

• відповідність найменувань, кодів, кількості, сорту, ціни і вартості оприбуткованих товарів, вказаних у прибуткових ордерах, картках складського обліку і оборотних відомостях, цим же даним, відображеним в рахунках, платіжних вимогах, специфікаціях та інших супровідних документах постачальників;

• достовірність накладних на внутрішнє переміщення цінностей в інші підприємства (філії), відділи, секції, наявність дозволу керівника і головного (старшого) бухгалтера на такі переміщення. Ці документи перевіряють з метою виявлення можливих випадків подання безтоварних накладних, оформлених для покриття недостачі.

Перевірка документів дозволяє викрити випадки приховування недостач шляхом складання додаткових товарних звітів та безтоварних документів на момент і в процесі проведення інвентаризації, а також недостовірних актів на списання бою, браку, зіпсованих ТМЦ.

В ході перевірки документів необхідно переконатися в правильності підписів осіб, які склали документ, відсутності підчисток, необумовлених чи

неправильно зроблених виправлень тощо. Записи в документах повинні бути чіткими, щоб при читанні цифр не виникало сумнівів щодо їх достовірності. Не можна брати до уваги документи, заповнені простим олівцем, з помарками, підчистками та необумовленими виправленнями. Неясність та неповнота опису змісту господарської операції також є підставою для того, щоб не прийняти документ у виправдання дій матеріально відповідальної особи.

Перевірений звіт з доданими до нього документами передається до бухгалтерії підприємства для остаточного виведення залишків цінностей на момент інвентаризації в регістрах бухгалтерського обліку.

На практиці при проведенні інвентаризації матеріальних цінностей інколи виявляється, що обробка та розноска документів не здійснювались тривалий час, не виведені книжні залишки.

При великій кількості первинних документів, картки та книги складського обліку рекомендується вилучити, а після зняття фатичної наявності матеріальних цінностей скласти по них регістр, завізувати і доручити матеріально відповідальній особі обробити, провести їх розноску та вивести сальдо. Ця робота повинна виконуватись в присутності одного з членів інвентаризаційної комісії. Питання про те, коли потрібно і доцільно проводити обробку та рознесення первинних документів, складати регістр або опечатувати первинні документи перед інвентаризацією чи після її закінчення вирішує ревізор з огляду на конкретні обставини, пов'язані з проведенням інвентаризації. При цьому, якщо на обробку та рознесення документів не потрібно багато часу і цей час не вплине на якість інвентаризації, то обробку і рознесення документів з виведенням книжних залишків проводять до початку технологічної стадії.

Регістри документів слід складати тоді, коли на це потрібно набагато менше часу, ніж на обробку та рознесення документів в картки (книги) складського обліку.

Після виконання попередньої процедури голова інвентаризаційної комісії повинен отримати від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі документи з оприбуткування та видачі цінностей надані комісії і що ніяких не оприбуткованих або не списаних цінностей, або таких, що належать іншим фізичним і юридичним особам, в місцях проведення інвентаризації немає. Така розписка береться у матеріально відповідальної особи з метою попередження можливих зловживань.

Перевірка вагового господарства є обов'язковою процедурою підготовчої стадії. Наявні ваговимірювальні пристрої повинні бути перевірені за терміном клеймування і точністю виміру, а результати такої перевірки оформлені актом.

Підготовка до проведення інвентаризації повинна здійснюватися матеріально відповідальними особами комплексно за участю всіх членів інвентаризаційної комісії при одночасному вирішенні інших організаційних питань.

Всі операції з приймання та відпуску товарно-матеріальних цінностей повинні бути зупинені.

При зберіганні цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи (бригади) інвентаризація здійснюється послідовно за місцями їх зберігання; після перевірки цінностей вхід до приміщення пломбується, і комісія переходить до роботи в інше приміщення, тому в період інвентаризації в одному з них доступ в інші місця повинен бути заборонений.

Під час перерви в роботі комісії ключі від місця зберігання знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка - у голови комісії.

На технологічній стадії ревізор повинен контролювати дії інвентаризаційної комісії, які можуть бути як хибними, так і правильними.

Наявність хибних дій в роботі інвентаризаційної комісії значно знижує ефективність та об'єктивність проведення інвентаризації, не дає можливості виявити недостачі, лишки та факти псування майна.

При знятті залишків ревізор повинен звернути увагу на поведінку матеріально відповідальної особи. Інколи знання психології допомагають попередньо передбачити ті чи інші зловживання.

Неправильним є розбиття комісії з метою прискорення роботи на декілька груп або випадки, коли інвентаризаційна комісія доручає проводити інвентаризацію одному з її члйнів. При виникненні непорозумінь, комісія в повному складі не може підтвердити правильність та повноту проведеної інвентаризації за результатами таких перевірок. Результати такої інвентаризації не можуть бути направлені правоохоронним органам для порушення кримінальної справи або для прийняття заходів з відшкодування виявленого збитку, тому записи порахованих в натурі цінностей повинні проводити: матеріально відповідальна особа, голова інвентаризаційної комісії і один з членів комісії. Записи необхідно робити в момент закінчення виміру, зважування кожної одиниці об'єкту інвентаризації, після погодження результатів учасниками інвентаризаційного процесу, що здійснюють записи і розрахунки.

Такі записи фактичної наявності майна в момент його перевірки необхідно здійснювати в спеціальних робочих зошитах.

На місці інвентаризації голова комісії видає один зошит матеріально відповідальній особі, другий - члену комісії, якому доручається ведення записів фактичної наявності майна, а третій - залишає у себе для здійснення контрольних записів. По закінченні інвентаризації на підставі підсумків робочих зошитів складаються інвентаризаційні описи. Робочі інвентаризаційні зошити зберігаються разом з матеріалами інвентаризації та знищуються одночасно з ними. По майну непридатному, зіпсованому або такому, що підприємству не належить, записи здійснюють окремо.

Шляхом поштучного перерахунку визначається наявність майна, що обліковується в натуральних вимірниках. Наприклад, наявність основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів - в штуках, інші об'єкти в похідних: рулон, мішок, банка, - тобто в залежності від специфіки упаковки, складування, зберігання та обліку. Винятком є готова продукція і товари, які при порушенні упакування втрачають якість, порушується герметичність тощо.

Інвентаризація об'єктів шляхом обміру проводиться за умови, якщо вони вимірюються в лінійних одиницях (довжини, площі, об'єму). Вибір натуральних вимірників залежить від особливостей об'єктів, що інвентаризуються. Кількісне вираження об'ємів визначається за допомогою спеціальних технічних засобів виміру: рулеток, метрових еталонів, мірних ємностей.

Матеріальні цінності, що знаходяться в тарі (ящиках, бочках, мішках), розпаковують і перевіряють як за кількістю, так і за якістю. Така перевірка повинна бути вибірковою в розмірі 10 % від загального обсягу надходження. До такої вибірки відносять ТМЦ, які були вже розпаковані матеріально відповідальною особою при прийманні.

Дана вибірка повинна бути репрезентативною. На формування вибірки не повинна впливати матеріально відповідальна особа. Краще обирати одиниці сукупності, що інвентаризується, за специфікаціями.

Обмір виконаних робіт у натурі за речовими ознаками і результатами є ефективним методом фактичної перевірки будівельних, ремонтних, монтажних і деяких інших видів робіт.

Найчастіше обмір застосовується для перевірки виконання будівельно-монтажних і ремонтно-будівельних робіт. Він включає два основні етапи: перевірку відповідності характеру, об'єму та вартості прийнятих по актах робіт, які були затверджені кошторисом та робочими кресленнями; встановлення фактичного об'єму (в натурі) та якості виконаних робіт, а також правильність списання матеріалів на виробництво цих робіт.

Результати обміру виконаних робіт відображаються в акті обміру, що складається інвентаризаційною комісією та підписується всіма учасниками цієї дії. При незгоді з результатами обміру, зазначеними в акті, особи, які здійснюють обмір, мають право вимагати, щоб в акті були записані їх зауваження і заперечення.

Контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво органолептичний прийом, що застосовується інвентаризаційною комісією при визначенні фактичних обсягів виробництва, робіт і послуг. Його застосування дозволяє також перевірити оптимальність технології виробництва, обгрунтованість норм витрат матеріальних запасів і повноту виходу готової продукції. Цей прийом використовують також на транспорті, в торгівлі, промисловості.

7.