ТАКТИКА И CiPUFXHfl АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА И УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ ГРУППЫ UO)

Никогда не следует торопиться закупать комплексную систем у иностранного про и нюдства ее настройка прои пюлится всегда только с участием представителем иностранного производителя.

Эта главы обращены не столько программистам, сколько руководи- ■елям и тем сотрудникам «ГЬ, которые организуют проекты и обеспечивают их согласование с финансистами, бухгалтерами, линейными руховсщитедями и директорам дочерних фирм. Обращена она и главам компаний, которые стремятся самостоятельно найти точное решение, рассмотреть возможные алыершшгш. щучить свойства ггрограмкгных систем и продуктов и ссбзремшных методов программирования. Материал предназначен не дж специалистов, вернее не только для специалист Он опирается на общие понятия, хотя совсем без специальных терминов не обойтись.

Вшуетим теперь своего роад «генеральное Т3> на семейство задач по ItttttMttfCtt акшшгизашш учета и управления в холдинге, рассмотрим основные особенности уїш проектов,

О

Опыт внедрения и особенности рынка

Почему были неудачны многие проекты комплексной автоматизации0 Услуги автоматизации управления и учета предлагают многие компании Однако в отой области накоплен значительный негативный опыт Затраты на іакупку дорогих громоздких комплексов, прежде всего импортных, во многих случаях не привели к достижению поставленных нелеп и не компенсировали произведенные затраты

Бьп CivnaH ког ы крмшам российская компания затратила 500 тыс то 11 на информационною систему, выдающею «на гора» детальные Uimibie о структуре и шержек по всей многочисленной номенклатуре Однако ясною ответа, зачем все это.

У этого несколько причин. Компании, проводившие автоматизацию CBOiiMH силами, нередко пренебрегают необходимостью профессионального анализа ситуации. Комплексная автоматизация проводилась не только без подготовки и обсуждения проекта и ее технико- экономического обоснования, но даже без элементарной схемы и плана На результативности подобных инициатив сказывалось отсутствие концептуальных идей как у разработчиков, так и заказчиков этой техники. Причина в том, что фирма заказала то, что было у поставщика. Фирма не знала наверняка, что именно ей нужно и для каких целей.

C помощью внедрения системы нередко стремятся решить некоторые управленческие проблемы, например, стабилизировать документооборот и работу офисов, наладить планирование. Однако невозможно «автоматизировать беспорядок». Невозможно решить проблемы управления фирмой, заказав «под ключ» некий автоматизированный комплекс. Эта задача требует напряженной работы, личного участия, иногда — учебы. Поэтому мы рекомендуем детальное обсуждение проблемы с участием консультантов, эксплуатационников и руководства фирмы.

Система управления должна строиться не «под штатное расписание» и устоявшиеся организационные структуры, а подсхему принятия решений, модель управления бизнесома и главные бизнес-процессы. Она должна охватывать главные направления («паля бизнеса»), сферы функционирования капитала компании. Достаточным может оказаться охват нескольких «осевых» направлении деятельности фирмы.

Автоматизацию компании целесообразно проводин, на базе согласованного проекта и схемы, выверенною технического гадания. На крупных фирмах перед началом объемного и рискованного проекта следует провести имитационное моделирование бизнес-процессов и пройти стадию предпроектных исследований (как минимум — обсуждения, коллективного «мозгового штурма»).

Автоматазация способна обеспечить решение управленческих проблем и бы ть инструментом реструктуризации фирмы, но лишь до определенной степени. Эффект наблюдается тогда, когда выбранные средства точно соответствую поставленной задаче. В 'этом случае с помощью такой системы действительно можно стабилизировать работу офисов и улучшить планирование. Необходима правильная организация бизнес- процессов и системы управления, развитие корпоративной культуры и подготовка кадров.

Таким образом, технологическая избыточность и затратность проектов комплексной автоматизации преодолевается аналитическими технологиями и приемами — умением работать с ограниченным количеством информации в сочетании с возможностью точно сформулировать параметры информационного запроса, В широком смысле компания может это сделать сама. О тестировании и разработки концепции системы комплексной автоматизации см. пл. 4.

Фактор концепции

Проект комплексной автоматизации проходит ряд этапов:

• концепция автоматизации, техническое задание;

• разработка эскизного проекта и общей схемы комплексной автоматизации;

• разработка технической документации проекта;

• поэтапная автоматизация уровней управления и подразделений компании;

• корректировка проекта по хешу его реализации, дальнейшее сопровождение.

Концептуальный этап — главный. Концептуальные решение необратимы: выбранную платформу заменить нельзя. Недооценка аналитических проблем стала причиной срыва многих подобных проектов.

К сожалению, ответ на вопрос «для чего все ото нужно» оказывается роковым для российских фирм — как поку пателей, гак и производителен комплексных систем. Именно с нмм связаны миллионные убытки многих подобных проектов. Поэтому они должны быть проверены, обоснованы. сопоставлены с альтернативами. Принципиальные решения следует принимать самому руководителю фирмы. При этом уже на стадии концепт-проект (эскиза) и концепт-инжиниринга проекта рекомендуется привлечь независимого консультанта.

«Провести ннтеїрацию автоматизированных систем учета и управления дочерних фирм без замены информационных платформ средствами технологии автоматического обмена данными. Целью проекта полагать оперативное информирование руководства и служб компания об элементах затрат и распределении финансовых ресурсов. Разработку; настройку интегрированной системы осуществить силами собственной рабочей группы с привлечением BHCWHTfx консультантов. Бюджет проекта на фазе разработки и внедрения — в пределах 50 тыс долл. Эскизный проект прелости - вить в указанные сроки>

«Провести замену информационных платформ дочерних компании и осуществить перевод компании на единую информационную платформу с целью организации оперативною планирования и финансовою управления в соответствии с современными стандартами. В ходе разработки эскизною и рабочего проекта провести сопоставительный анализ альтернативных вариантов. Воспользоваться при этом средствами компьютерной имитации Результаты сопоставительного анализа доложить в указанные сроки. Предпочтительными являются проект, стоимость которых не превышает I МЛН ДОЛЛ, ь о . = ^XXt \у і т= ьл

Эго образцы волеизъявления руководителей фирмы. Эго еще не концепции, но твердые заявления о намерениях.. На ряде фирм в ходе реализации программ комплексной автоматизации провозглашался программно-целевой подход.

зация — задача центрального органа управления фирмы и ее руководителя

В концептуальном творчестне выделяются два момента — ограничение задачи и ориентация на персонал Ограипчемие задачи означает опре- даіения состава данных и «фильтрацию» функции для решения конкретних задач (издержки бюджетирование управление проскіамн и пр) Принятия решении предполагаег ограничение потока данных для принятия решении (сводные данные основные тенденции бизнеса эффективность товаров проектов и направлении ι шнес ни томные потребности и финансирование)

Мы считаем что наиболее перспективны концепции связанные не столько L закупкой «склада* «производства» бухі ал гермі ι сколько с автоматизации рабочих мест персонала различного уровня Иі іісгриро- ванию подвергаются не базы данных, а система управления холдингом то есть комбинация ручных и машинных операции, технологии и персонала, офисных команд и электронного оборудования Вообще, лучше говорить об интеграции системы управления а не интеграции компьютерных сетей Рекомендуемый девиз «Мы оборудуем не подразделения, объекты и процессы (склады, бухгалтерию, цеха), мы оборудуем рабочие места для нашего персонала»

«Средняя сложность» — «высокая сложность»

Комплексная автоматизация компании возможна в двух «форматах» Полномасштабный вариант автоматизации заключается в установке комплексной системы автоматизации и представляет собой серьезный инвестиционный проект Такая система имеет «тотальный» характер и реализуется в соответствии с логикой и идеологией разработчика программного обеспечения и сопутствующих услуг Для систем высокой сложности характерны сложные модули, множество функций, избыточная производительность и возможности.

Но возможно и другое решение. Речь идет о проектах автоматизации среднего уровня сложности или «промежуточного масштаба» Такой проект может осуществляться поэтапно Он гибче, экономичнее, мобильнее Стратегия выборочной или селективной автомати- займи може]· быть точнее ориентирована на организационные особенности и бюджетные возможности данной компании. Она не требует технической документации в стандарте IDCF Промежуточное решение возможно на базе разнородных информационных платформ Оно допускает неполное или частичное решение задачи. Стандартная поставка комплексной информационном системы ограничение задачи ( «частичное решение») практически не допускает Йменні) В IelKOM решении во многих случаях существует необходимой ь Можно говорить о реализации элементов стандарта ERP (в необходимом ооьемс) Система средней сложности настраивается в русле с і андарта C R P

Cмьіаі П0НЯ1ИЯ средней сложности заключается в том что существуют задачи решаемые с помощью средств, структурный классу коюрых ниже того, который господствует на мировых рынках «Средняя сложность» — категория условная Оптимальную степень сложности, структурный к бюджетный класс системы проектировщик разработчик (точнее — заказчик) выбирает сам Выбор и комбинирование походов (модулей) различной степени сложности составляет важный элемент концепции и стратегии автоматизации

Типичная сфера применения методов средней сложности — сводное и оперативное управление, контроль за общей картиной операций фирмы Дело в том, что организовать извлечение и сбор данных можно при помощи уже имеющихся средств Можно интегрировать разнородные базы данных Нормализации подвергается хаотическая картина из кустов распределенных и локальных баз данных различных информационных платформ

Следует отметить, что автоматизация управления интегрированными технологическими комплексами не решается методами средней сложности Здесь ставятся модули высокой сложности. Такой подход является единственным для узлов сотовой и телефонной связи, больших торговых комплексов, портовых терминалов, складских и транспортных систем, трубопроводных и энергетических комплексов, для производств непрерывного цикла, где средства автоматизации являются частью технологического процесса. В единую конфигурацию для решения специализированных задач могут быть включены модули высокой степени сложности Очевидно, что в холдинге в составе крупных и малых фирм будут присутствовать финансово-бухгалтерские модули различного класса. Для этого применяются процедуры обмена данными между несинхронными информационными модулями

Выбор степени сложности предмет индивидуальной тактики проекта. Однако средняя сложность требует выверенной кон-

цепции, хорошего владения программными инструментами и наличия квалифицированной команды на стороне заказчика. Однако особенности и ограничения стратегии средней сложности, вернее, интегрирование методов различных технологических классов рассмотрены ниже. Признаками средней сложности обладают некоторые комплексные решения. Типичный пример — комплексные решениг51 на базе «1C»: настроить систему может каждым (во всяком случае — теоретически), почти каждый может ее перепрограммировать. Признаками средней или промежуточной степени сложности являются:

• ограничение охвата, селективность, возможность частичных решений;

• среднебюджетный статус, очевидность концепции, интерфейсов и средств управления;

• наличие широко известного гибкого приложения («стандартной поставки»);

• достаточность эскизного проекта или технического описания

• «обозримость» системы, возможность самостоятельно разобраться в ее внутреннем механизме;

• адаптируемость программных средств, доступность для консультантов, для действий собственными силами компании;

• гибкость и модифицируемость, возможность произвольного выбора конфигурации;

• открытость системы-совместимость по основным информационным стандартам;

• тестируемость системы простыми средствами имитации.

■К последнему пункту стоит образиться особо. Дело В ТОМ,' что большую и сложную систему практически невозможно протестировать (для этого нужен особый проект). Обращает на себя внимание, что под эти требования вполне подходят характеристики программных продуктов семейства «ΙΟ.

Таким образом, с аналитической точки зрения главное — увидеть минимальное (1), промежуточное^(2) и полноформатное (3) решение проблемы автоматизации. И выбрать оптимальную комбинацию подходов и технических решений, В процессе конструирования 2 приведенных даже тестовых систем (CM-SftT 4) мы исходили именно из

г C- '*фґіф .*:···.! У ··· : : S л if".j

минимум! ^75 і %* етучаев вполне достаточна етоатьшя· автоматизации «среднего масштаба», ориентированная на задачи стандартного бухгалтерского учета и извлечение прежде всего ключевой сигнальной информации. Степень охвата информационных потоков-может регулироваться при проектировании конкретной систе-

мы. Практика показывает, что лаже крупные бизнесы нуждаются в первую очередь в компактной «ограниченной» системе автоматизации. Такую сисгему можно создать из доступных средств при помощи консультанта.

Первый подход (средняя сложность) актуальней для фирм любо ιό масштаба в части задач, связанных с анализом обшей картины операций фирмы и подготовки данных для принятия решений. Второй — главным образом для крупных фирм. Однако и крупная фирма может применять .модули «легкого*» и «тяжелого» класса. Второй тип задач можно охарактеризовать как «управление производством», первый — как «управление бизнесом».

Общие цеди и задачи

Основными задачами, которые призвана решать система комплексной автоматизации, являются:

• генерация документов в стандартных форматах управленческой отчетности. Стандартный пакет документов оперативного учета включает баланс движения денежных средств, бухгалтерский баланс в управленческом формате, отчет о прибылях и убытках, баланс инвестиций и капитальных активов, дополнительные балансы в требуемой сегментации по дочерним фирмам, товарным позициям, регионам и пр.;

• бюджетирование и контроллинг. Подготовка исходных данных, быстрая разработка бюджетов, сбор и обработка технико- экономической информации по затратам и расходам. Создается система бюджетного администрирования, осуществляется контроль за исполнение бюджетов; /

• формирование и управление цштралидованньми фотами. Разделение

текущих и инвестиционных потоков финансовых средств. Управленческий учет капитальных (инвеспщконньрс).операций; . .

• консолидирование отчетностит Консолидирование может быть как бухгалтерское (в соответствии с официальными публичными аудиторскими требованиями), та^с и управленческое, которое осуществляется в целях принятия решений и анализа реальной картины бизнеса, учет и планирование внутрихозяйственного оборота;

• оргтизаіщяучешьіх центров прибьши (учет до «кустам» компаний — суботраслевым подразделениям холдинга). В компаниях (холдингах) нередко формируются объединения («кусты») компаний, требующих отображения в планово-отнетньгх документах. Они образуют так называемые консолидированные центры прибыли. Помимо этого организуются центры прибыли на базе, бизнес-единиц, не имеющих особого правового стащат jgy. < V г; . *

• сочетание периодическою и проектного (непериодического) плани- рования. Форматы данных предусматривают выделение целевых проектов из текущих данных и включение выделенных проектов в общую картину операций фирмы,

♦ поддержка бнзнсс-проиеосон. П)хяри\ імно-іюевьі\ и іicfVKf XXVibix схем управления кшпанптги//тпяпнтм/ Обмен информацией не только по вертикальным, ι ю и горизонтальным связующим линиям Широкое рас- просіраненпе получают «сетевые*» системы управления юиствуюшие на базе внутрифирменных 'iorouopon.

* поддержки UGLrZCHbl\ ф/ПClHLVHO-IZHHGaiflIlIOHt//»/\ И Hd ЮЮВЫ\ С\ЄМ Это наиболее тривиальным аспекі применения информационных систем Обычно 11 Jl OTOK ІЯЄКЧ СПСШЬЫЬНЫМ оічегньїи формат, обслуживающий данную с\ем\ или группу сделок:

• стандартная бухгалтерская и налоговая отчетность Соответствующие модули автоматизируют процесс начисления налогов и оформления всех необходимых документов Система может быть настіюена на ведение официальной отчетности в двух с|юрматах — российском и международном

Для крупного бизнеса предполагается.

I Мониторинг и анализ обшей картины бизнеса (экспертные системы различных классов):

2. Комплексное сценарное планирование операций фирмы (электронные таблицы, потоковый подход, системная динамика);

3 Описание, моделирование и мониторинг отдельных бизнес- процессов (потоковый подход, системная динамика, технологии стандарта IDEF);

4. Поддержание электронных шаблонов бизнес-процессов в стандарте IDEF или потоковых моделей.

Существуют следующие устойчивые типовые варианты и приемы организации систем автоматизации учета и управления:

Организация нетральною офиса. Информационная система штаб-квартиры Организуется система оперативно-аналитической отчетности и сбор и обработка информации поступающей от дочерних фирм. Информация «снимается* с бухгалтерсгео^инансовых систем в низовых звеньях. Рекомендуется для холдингов с большим количеством фирм и подразделений. Бухгалтерский блок хотя и устанавливается, но играет второстепенную служебную функцию по бухгалтерскому обслуживанию самого центрального офиса. Основная функция заключается в обработке потоков данных. Финансово-бухгалтерские модули дочерних фирм необязательно однотипны.

Централизованная бухгалтерш компании с филиалами (холдинга). В ценіральном офисе поддерживается бухгалтерия всех дочерних фирм и

подразделении компании, Такой модуль — обычно единый интегрированным комплекс Обработку информации осуществляет специализированным аналитическим модуль Ведение едином централизованном бухгалтерии затруднено или даже исключено для удаленных и высоко- спенплли знрованныч бизнесов

Автол/пиши//я финансового учета \ am mm {кампании с фишпал ///) Одношпные совместимые финансово-бухгалтерские модули устанавлп- вактгеи в дочерних фирма (филиалах) компании Создается единая система финансового управления (обшес уютное пространство, обитая уютная политика и единая система налоговою планированиям

Шіаб-кмрі πμι ши //саршечение \/сж/\ нарап но/о \а иннга (везение в Cmm ITcpiiif н анаиипчсскоп οι че/ноет/1 в российском // меллунпроа- иом(/юрл/а/е). Обеспечивается взаимодействие предприятии, действующих в атмосфере различных учетных систем.

Это примерным перечень задач. В зависимости от ситуации он может быть иным Эти π подобные общие задачи решаются различными средствами и приемами. Средства решения этих задач мы предлагаем рассмотреть как информационный конструктор.

Итак, какие элементы можно включить в современный конструктор информационных технологий?

Конструкторы информационных платформ

Автоматизация имеет различный масштаб и степень сложности. Необходимо выбрать рациональную конфигурацию комплексной системы и оптимальный пакет функций. Возможны комбинированные стратегии, совмещающие модули и подходы различного класса и сложности. Существуют и весьма эффективные «сокращенные» варианты автоматизации. Мы рассматривали различные варианты — среднюю сложность, переход к высокой сложности, комбинирование программных продуктов, информационных платформ и элементов их «конструкторов». Не обошли вниманием и проблему неполных или частичных решений — в тех случаях, когда в них существует прямая необходимость-

Базы данных («узлы», периферийные базы) называются синхронными, если поддерживаются системой управления распределенной базой данных. Одиночная база называется локальной. Информационный конструктор предполагает следующие основные конфигурации или стратегии;

Стратегия Ns J. Локальные базы (несинхронные, не коммутирующие);

Стратегия № 2. Локальные базы (несинхронные, коммутирующие);

Стратегия № 3. Распределенные базы данных (по определению синхронные, коммутирующие);

Стратегия Ν» 4 Комбинация распределенных (синхронных) и локальных (несинхронных) баз данных,

Стратегия № 5 Комбинирование синхронных и несинхронных средств различных информационных шшс]юрм в различных сочетаниях π конфигурациях

Конструирование информационной системы предполагает выбор типа баз данных или их комбинации

Вставка 1 Схема обработки данных

• исключение избыточности и формальной универсальности,

• настройка на ситуацию и строгое соответствие конкретной ситуации,

• гибкость конфигурации, достаточные коммутационные возможности,

• наличие встроенного метаязыка программирования;

• задачи организации систем управления решались также на основе несинхронных групп баз данных-