Управління запасами

Система управління запасами являє собою частину загальної системи управління оборотними активами підприємства, що полягає в оптимізації загального розміру й структури запасів товарно-матеріальних цінностей, мінімізації витрат на їх обслуговування і забезпечення ефективного контролю

за їх рухом.

Система управління запасами охоплює такі етапи робіт:

1. Аналіз запасів товарно-матеріальних цінностей у попередньому періоді.

2. Визначення цілей формування запасів.

3. Оптимізація розміру основних груп поточних запасів.

4. Оптимізація загальної суми запасів товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів.

5. Формування ефективних систем контролю за рухом запасів на підприємстві.

6. Реальне відображення у фінансовому обліку вартості запасів товарно- матеріальних цінностей в умовах інфляції.

Аналіз запасів товарно-матеріальних цінностей у попередньому періоді проводять за чотирма етапами.

На першому етапі аналізу розглядають показники загальної суми запасів товарно-матеріальних цінностей - темпи її динаміки, питома вага в обсязі оборотних активів тощо.

На другому етапі аналізу вивчають структуру запасів у розрізі їх видів і основних груп, виявляються сезонні коливання їх розмірів.

На третьому етапі аналізу вивчають ефективність використання різних видів і груп запасів їх обсягу в цілому, яка характеризується показниками їх оборотності.

На четвертому етапі вивчають обсяг і структуру поточних витрат щодо обслуговування запасів у розрізі окремих видів цих витрат.

Визначення цілей формування запасів. Запаси товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів, можуть створюватися на підприємстві з різними цілями:

а) для забезпечення поточної виробничої діяльності: поточні запаси сировини й матеріалів;

б) для забезпечення поточної збутової діяльності: поточні запаси готової

продукції;

в) для накопичення сезонних запасів, для господарського процесу в майбутньому періоді: сезонні запаси сировини, матеріалів, готової продукції тощо.

Оптимізація розміру основних груп поточних запасів. Розкриття суті даного етапу пов’язане з поділом усієї сукупності запасів товарно-матеріальних цінностей на два види - виробничі запаси й запаси готової продукції.

Для оптимізації розміру поточних запасів товарно-матеріальних цінностей використовують "Модель економічно обгрунтованого розміру замовлення" [Economic ordering quantity - EOQ model], яка серед інших набула найбільшого поширення. Вона, як правило, використовується для оптимізації розміру виробничих запасів і запасів готової продукції.

Розрахунковий механізм моделі EOQ заснований на мінімізації сукупних операційних витрат для закупівлі й збереження запасів на підприємстві. Ці операційні витрати поділяються на дві групи:

а) сума витрат на розміщення замовлень, включаючи витрати для транспортування й приймання товарів;

б) сума витрат для збереження товарів на складі.

Механізм моделі EOQ розглянемо на прикладі формування виробничих запасів. З одного боку, підприємству вигідно завозити сировину й матеріали якомога більшими партіями. Чим більший розмір партії постачання, тим менший сукупний розмір операційних витрат на розміщення замовлень у визначеному періоді: оформлення замовлень, доставку замовлених товарів на склад і їх прийняття на склад. При незмінному обсязі виробничого споживання й середньої вартості розміщення одного замовлення загальна сума операційних витрат на розміщення замовлень мінімізується із зростанням середнього розміру однієї партії постачання товарів.

Зі збільшенням середнього розміру однієї партії постачання товарів знижуються операційні витрати на розміщення замовлення і зростають операційні витрати на збереження товарних запасів на складі підприємства й навпаки. Модель EOQ дозволяє оптимізувати пропорції між цими двома групами операційних витрат таким чином, щоб сукупна їх сума була мінімальною. У рамках цієї теорії розроблені й схеми управління замовленнями, що дозволяють за допомогою ряду параметрів формалізувати процедуру відновлення запасів, тобто визначити рівень запасів, при якому необхідно робити таке замовлення.

Оптимізація загальної суми запасів товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів. Розрахунок оптимальної суми запасів товарно-матеріальних цінностей у цілому і за основними їх групами здійснюють за формулою

Зк = (Нпз X Оо) + Зсз + Зсз + Зцп,

де Зк - оптимальна сума запасів на кінець аналізованого періоду; Нпз - норматив запасів поточного збереження, в днях; Oo - одноденний обсяг виробництва (для запасів сировини та матеріалів) або реалізації (для запасів готової продукції) у майбутньому періоді; Зсз - запланована сума запасів сезонного збереження; Зцп - запланована сума запасів цільового призначення інших видів.

Формування ефективних систем контролю за рухом запасів на підприємстві. Найбільш широке застосування серед систем контролю за рухом запасів у країнах з розвинутою економікою одержала "Система АВС". Суть цієї контролюючої системи полягає в тому, що вся сукупність запасів товарно- матеріальних цінностей розподіляється на три категорії на основі їх вартості, обсягу і частин витрачання, а також негативних наслідків.

У категорію "А" входять найбільш дорогі види запасів із тривалим циклом замовлення, що потребують постійного моніторингу. Частота завезення цієї категорії запасів визначається, як правило, на основі моделі EOQ. Коло товарно-матеріальних цінностей, що входять до категорії "А", звичайно обмежене і потребує щотижневого контролю.

У категорію "В" входять товарно-матеріальні цінності, що мають меншу значущість у забезпеченні безперебійного операційного процесу й формуванні кінцевих результатів фінансової діяльності. Запаси цієї групи контролюються один раз на місяць.

У категорію mCm входять всі інші товарно-матеріальні цінності з низькою вартістю, що не відіграють значної ролі у формуванні кінцевих фінансових результатів. Обсяг закупівель таких цінностей може бути досить великим, тому контроль за їх рухом здійснюють один раз на квартал.

Отже основний контроль запасів за "Системою ABC” концентрується на найбільш важливій їх категорії з позицій забезпечення безперебійності операційної діяльності підприємства й формування кінцевих фінансових результатів.

4.5.