1.7. Суть операційної діяльності банку, її організація та забезпечення

Основні вимоги до організації операційної діяльності банків регламентуються Положенням про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженим постановою Правління НБУ від 16.06.2003 р.

визначають систему організації операційної діяльності залежно від їх структури, обсягів та видів банківських операцій, кількості працюючих, розвитку інформаційних технологій тощо;

розробляють технології здійснення банківських операцій;

визначають методи внутрішнього контролю за проведенням операцій. Організація операційної діяльності передбачає наявність документованих операційних процедур (правил) за всіма операціями, що здійснюються банками відповідно до законодавства України.

Операційні процедури (правила) щодо кожної операції мають базуватися на таких принципах, як наявність дозволу, запису, контролю, і обов'язково включати такі складові:

опис операції;

розподіл повноважень між виконавцями операції;

установлення відповідальності осіб, які її здійснюють;

документування інформації за операцією;

заходи (механізми) внутрішнього контролю за проведенням операції та інші складові, визначені банком і передбачені у внутрішньому положенні.

Відповідальність за організацію операційної діяльності банків несуть їх керівники відповідно до установчих документів та законодавства України.

Операції банку здійснюються протягом операційного дня. Операційний день банку — це діяльність банку протягом робочого дня, що пов'язана з реєстрацією, перевірянням, вивірянням, обліком, контролем операцій (у тому числі прийманням від клієнтів документів на переказ і документів на відкликання та здійсненням їх оброблення, переда-вання та виконання) з відображенням їх у балансі банку.

Операційний день складається з:

Операційного часу — це частина операційного дня банку, протягом якої відбувається обслуговування клієнтів, (у тому числі приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані банком). Початок та кінець операційного часу встановлюються згідно з розпорядженням керівника банку з урахуванням режиму роботи платіжних систем і доводяться до відома клієнтів.

Часу завершення технологічного оброблення облікової інформації з обов'язковим фор-муванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використанням відповідного програмного забезпечення.

Операції банку мають бути зареєстровані та відображені в день їх здійснення або на-ступного робочого дня, якщо операція здійснена після закінчення операційного дня (часу) банку або у вихідні чи святкові дні.

Кожна банківська операція охоплює такі основні етапи її здійснення:

Надання (отримання) дозволу на проведення операції. Свідченням того, що працівники отримали дозвіл на їх виконання, є затверджені керівництвом правила (проце-дури) здійснення операцій певного типу. На здійснення операцій, що не визначені в правилах (процедурах) банку, надаються окремі дозволи (розпорядження, накази тощо).

Проведення операції (укладення договорів, складання первинних документів, відкриття рахунків, уведення інформації в облікову систему та її оброблення тощо).

Здійснення внутрішнього контролю за операцією (протягом усього операційного процесу — від часу ініціювання до відображення інформації про операцію в облікових регістрах).

Відповідальність за укладання договорів відповідно до законодавства України, іденти-фікацію операцій, формування первинних документів і оцінку ризиків несуть ініціатори операцій.

Індентифікація операції передбачає її докладний опис, який має містити потрібну інформацію для різних підрозділів банку та внутрішнього аудиту, а саме:

тип операції (міжбанківські розрахунки, операції з клієнтами банку, розрахунки за власними операціями тощо);

номер та дату договору;

конкретні строки (початок та завершення) операції згідно з договором;

дані про контрагента;

зміст операції (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо);

первинні документи;

відповідальних виконавців (у тому числі за ініціювання операції, за реєстрацію та конт-роль за її проведенням).

Операційну діяльність банку безпосередньо забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу.

Фронт-офіс — це підрозділи банку або його уповноважені особи, які ініціюють та/або організовують операцію (шляхом укладання відповідних договорів). Виконувати функції фронт-офісу банку можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу, підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій з клієнтами банку.

Бек-офіс — підрозділи або окремі відповідальні виконавці, які залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевіряння, звіряння, облік операцій та контроль за ними.

перевіряння отриманих від фронт-офісу документів на паперових та/або електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;

реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

перевіряння підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів, та/або надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів (може ви-конуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чіткої та зрозумілої інформації про результати перевірки);

проведення перевіряння лімітів за контрагентами;

перевіряння лімітів дилерів;

своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповід-но до нормативно-правових актів НБУ;

вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

перевіряння правильності відображення операцій;

зберігання інформації про операції (вся електронна інформація має зберігатися в за-хищеному від модифікації вигляді);

нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів. Операції банків виконують відповідні працівники банку, яким надане право відпо-відального виконавця, а саме доручено оформляти та підписувати документи за визначеними операціями або:

контролювати правильність оформлення документів та відображення їх в обліку;

технологічно виконувати визначені операційні процедури незалежно від того, у якому структурному підрозділі банку вони працюють.

Під час приймання розрахункових документів відповідальний виконавець перевіряє правильність їх оформлення і засвідчує своїм підписом та відбитком штампа банку. Якщо операція потребує додаткового контролю, то документ, на підставі якого здійснена така операція, перевіряється особою, яка виконує контрольні функції (контролер), і за-свідчується її підписом. Електронні документи засвідчуються електронним цифровим підписом відповідних працівників під час їх створення.

На одну особу не може бути покладено виконання функції щодо проведення операції, починаючи з її ініціювання до відображення в балансі банку, окрім операцій із встановленим механізмом контролю з використанням відповідного програмного забез-печення.

Робочі місця відповідальних виконавців організовуються таким чином, щоб сторонні особи не мали доступу до екранів ЕОМ, програмно-апаратних засобів, ключової інформації, паролів, печаток, штампів, документів і бланків банку.

Повноваження та відповідальність працівників банку щодо виконання ними функ-ціональних обов'язків визначаються внутрішніми документами банку та посадовими інструкціями.

Всі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, з питань ведення бухгалтерського обліку підпорядковуються головному бухгалтеру банку.

Керівник банку зобов'язаний забезпечити контроль за належним зберіганням і ви-користанням ключової інформації, печаток, штампів і бланків банку відповідальними особами таким чином, щоб уникнути їх втрати або використання з метою зловживання. Облік печаток і штампів ведеться в спеціальній книзі, де зазначаються прізвища і посади осіб, у яких вони зберігаються. Облік ключової інформації має здійснювати адмініс-тратор захисту інформації.