На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная учетная карточка (Приложение 15).

На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная учетная карточка (Приложение 15). На алфавитной карточке проставляется регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в Министерство; индекс структурного подразделения Министерства или наименование ведомства, куда обращение направлено для разрешения.

Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и двух последних цифр года поступления (например: 29-01).

5.33. Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела

писем и приема граждан Департамента делопроизводства.

регистрируются все последующие обращения в Министерство одно-

го и того же лица под номером первичного заявления.

Алфавитная учетная карточка приемной хранится в картотеке приемной, содержит информацию о ходе рассмотрения заявления, принятого во время приема, служит источником оперативной информации.

На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема граждан заводится производство (Приложение 16) с тем же номером, что и алфавитная учетная карточка, кроме того на производстве проставляется цифра, обозначающая индекс структурного подразделения, куда направляется заявление, и фамилия заявителя. В производство подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятую но нему решения. Все последующие обращения, касающиеся деятельности того же подразделения, подшиваются в это же производство в хронологическом порядке.

Решение об окончании рассмотрения обращения принимает руководитель Департамента или начальник отдела по работе с обращениями граждан, если таковой имеется в структурном подразделении, который делает отметку в производстве «в наряд».

5.36. Законченные производства по обращениям хранятся в

структурных подразделениях, принимавших решения по жалобам и

заявлениям, в течение 5 лет, по истечении срока хранения сдаются в

архив центрального аппарата Министерства для уничтожения.

На каждое поступившее обращение отделом писем и приема граждан заводится статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в структурное подразделение. Специалистом, рассматривающим обращение гражданина, на ней делаются соответствующие отметки, отражающие ход рассмотрения обращения.

Если обращение гражданина берется на особый контроль, кроме статистической карточки, на которой проставляется пометка «особый контроль», заводится в двух экземплярах контрольная карточка (Приложение 17). Один экземпляр карточки направляется на исполнение вместе с производством и возвращается из структурного подразделения в отдел писем с копиями ответов контролирующей организации и заявителю.

Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям граждан присваивается непосредственно в структурном подразделении Министерства.

Например: № 06-16-4203-01,

где 06 - индекс структурного подразделения;

16 - номер номенклатурного дела по предложениям,заявлениям и жалобам граждан в соответствующем структурном подразделении;

4203-01 - номер, присвоенный при централизованной регистрации в отделе писем.