2.4. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ФІНАНСОВИХ ПЛАНІВ ТА БЮДЖЕТІВ

У складі функціональних підсистем фінансового менеджменту важливу роль, що полягає у підвищенні ефективності управління доходами, витратами та податками, відіграють системи та методи фінансового контролю.

Фінансовий контроль покликаний забезпечити правильну оцінку

реальної ситуації і тим самим створити передумови для внесення ко- ректив в заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, так і банку в цілому. Тому фінансовий контроль є одним з основних ін- струментів розробки фінансової політики та прийняття рішень, що за- безпечує нормальне функціонування банку та досягнення поставлених цілей як у довгостроковій перспективі, так і при вирішенні питань оперативно-фінансового управління.

Внутрішній контроль прибутку являє собою процес перевірки та забезпечення реалізації всіх управлінських рішень щодо його форму- вання, розподілу та використання у банку.

Сформований і затверджений бюджет та фінансові плани містять

ті показники, яких банк повинен досягти в плановому періоді. Однак в процесі поточної діяльності можуть виникати відхилення, тобто роз- ходження між запланованими і фактичними показниками. Тому рег- ламентом фінансового планування прибутку та бюджетного процесу повинна передбачатися можливість для своєчасного прийняття та ко- ригування оптимальних управлінських рішень щодо виконання того чи іншого проекту в інтересах банку. Для своєчасного виявлення від- хилень та відповідного реагування на них здійснюється періодичний контроль за виконанням фінансових планів та бюджетів.

Фінансовий контроль прибутку – це система внутрішнього конт-

ролю, що забезпечує концентрацію контролюючих дій на найбільш пріоритетних напрямках діяльності банку з формування та розподілу прибутку для своєчасного виявлення відхилень фактичних результатів від передбачуваних бюджетами та фінансовими планами, прийняття оперативних управлінських рішень, що забезпечують її нормалізацію.

Призначенням фінансового контролю прибутку є оперативне

порівняння основних планових (нормативних) і фактичних показни-

ків з метою виявлення відхилень та визначення взаємозв’язку

і взаємозалежності цих відхилень з метою впливу на ключові фак- тори нормалізації діяльності банку.

• спостереження за ходом реалізації фінансових планів;

• визначення ступеня відхилення фактичних результатів діяльності банку від запланованих;

• діагностування за розмірами відхилень серйозного погіршення фі-

нансового стану банку та істотного зниження темпів його розвитку;

• розробка оперативних управлінських рішень щодо нормалізації ді-

яльності банку відповідно до передбачених цілей і показників;

• коригування при необхідності окремих цілей і показників фінансо- вого розвитку банку у зв’язку із зміною зовнішнього фінансового середовища, кон’юнктури фінансового ринку і внутрішніх умов роботи банку.

Як видно з цих функцій, фінансовий контроль не обмежується

здійсненням лише внутрішнього контролю за формуванням та вико- ристанням прибутку банку. Він є ефективною координуючою систе- мою забезпечення взаємозв’язку між формуванням інформаційної ба- зи, фінансовим аналізом, фінансовим плануванням і внутрішнім фінансовим контролем у банку.

Формування системи фінансового контролю прибутку повинне базуватися на певних принципах, основними з яких є такі:

• спрямованість системи фінансового контролю на реалізацію розро- бленої фінансової стратегії. Для того, щоб бути ефективним, фінан- совий контроль прибутку повинен мати стратегічний характер, тоб- то відповідати основним пріоритетам фінансового розвитку банку. Це означає цілеспрямоване обмеження тих показників, що підля- гають контролю. Повний контроль над всіма поточними операція- ми банку недоцільний;

• багатофункціональність фінансового контролю. Фінансовий конт- роль повинен забезпечувати контроль пріоритетних показників формування та використання прибутку банку, передбачати можли- вість порівняння контрольних показників з середніми в галузі, забезпечувати взаємозв’язок контрольних фінансових показників з іншими показниками діяльності банку;

• орієнтованість фінансового контролю прибутку на кількісні стан- дарти.

виражені в системі кількісних стандартів, що дозволить уникнути різного їх тлумачення;

• відповідність методів фінансового контролю прибутку специфіці методів фінансового аналізу та фінансового планування. В процесі організації внутрішнього фінансового контролю прибутку необхід- но орієнтуватися на системи та методи фінансового планування, зокрема при підготовці стандартів контролю, та аналізу – при під- готовці системи показників, що характеризують фактично досягну- ті результати, та виявленні причин відхилень від стандартів;

• своєчасність операцій контролю. Своєчасність полягає не у високій швидкості або частоті здійснення контрольних функцій, а в адеква- тності періодів контрольних дій періодам здійснення окремих опе- рацій, які найбільшою мірою впливають на формування фінансових результатів діяльності банку. Головна умова своєчасності фінансо- вого контролю прибутку полягає в тому, що він повинен мати ха- рактер “раннього попередження кризового розвитку”;

• простота форми контролю. Найпростіші форми та методи внутріш- нього фінансового контролю прибутку, що побудовані відповідно до його цілей, потребують менших зусиль і, як правило, більш економі- чні. Надмірна складність побудови фінансового контролю може бути незрозумілою, не підтриманою його операторами, а також потребува- тиме суттєвого збільшення потоку інформації для його здійснення;

• економічність контролю. Витрати на здійснення фінансового конт- ролю повинні бути мінімальними з позиції адекватності їх отрима- ному ефекту. Це означає, що обсяг витрат з організації контролю прибутку не повинен перевищувати розмір того ефекту (зниження витрат, зростання доходів, зниження ризиків), що досягається в процесі його здійснення.

З урахуванням вищеперерахованих принципів фінансовий конт-

роль прибутку доцільно поділити на такі основні етапи (рис.

На першому етапі відбувається визначення об’єкта контролю. Об’єктом фінансового контролю прибутку є управлінські рішення за основними аспектами формування, розподілу та використання при- бутку банку.

На другому етапі відбувається визначення видів та сфери фінан-

сового контролю. Відповідно до концепції побудови системи фінансо-

вого контролю він розподіляється на такі основні види:

• стратегічний контроль;

• поточний контроль;

• оперативний контроль.

Визначення об’єкта фінансового контролю

Управлінські рішення за основними аспектами формування, розподілу та використання прибутку

Визначення видів та сфери контролю

Стратегічний

Поточний

Формування системи пріоритетів контрольних показників

Оперативний

Розробка системи кількісних стандартів контролю

Побудова системи інформативних звітних показників

за кожним видом контролю

Побудова системи моніторингу показників, що включені

в систему контролю

Розробка системи узагальнюючих показників, що характеризують фактичні результатиь досягнення передбачених кількісних стандартів контролю

Визначення розміру відхилень фактичних результатів контрольних показників від встановлених стандартів

Визначення структури та показників форм контрольних звітів виконавців

Виявлення основних причин відхилень фактичних показників від планових

Визначення контрольних періодів

за кожним видом контролю та кожною

групою контрольних показників

Формування системи алгоритмів дій з усунення відхилень

Рис. 2.7. Основні етапи побудови системи контролю прибутку в банку

Кожному з перерахованих видів контролю повинна відповідати певна його сфера та періодичність здійснення функцій. У табл. 2.4 на- ведені основні характеристики окремих видів фінансового контролю в банку.

Характеристика окремих видів фінансового контролю прибутку в банку

Таблиця 2.4

Вид фінансового контролю Основна сфера контролю Основний контрольний період

Стратегічний контроль Контроль фінансової політики та її цільових показників

Рік, квартал

Поточний контроль Контроль поточних фінансових планів

Квартал, місяць. Оперативний контроль Контроль бюджетів Місяць, декада, тиждень

Наступний етап передбачає формування системи пріоритетів ко- нтрольних показників.

При формуванні системи пріоритетів необхідно враховувати, що вони можуть мати різний характер для окремих типів центрів відпові-

дальності; для окремих напрямків фінансової діяльності; для різних аспектів формування, розподілу та використання прибутку. Однак при цьому повинна бути забезпечена як ієрархічна порівнянність всіх кон- трольних показників за банком в цілому, так і їх зведення за окремими напрямками фінансової діяльності.

Після визначення та ранжування переліку контрольних фінансових показників виникає необхідність встановлення кількісних стандартів за кожним з них. Такі стандарти можуть визначатися як в абсолютних, так і у відносних показниках. Крім того, такі кількісні стандарти можуть ма- ти стабільний або змінний характер. Змінні кількісні стандарти можуть використовуватися при контролі показників гнучких бюджетів, для ко- ригування стандартів при зміні облікової ставки, темпів інфляції та в інших випадках. Стандартами є цільові показники фінансової політики,

показники поточних планів та бюджетів, система встановлених банком норм та нормативів.

Наступний етап контролю – побудова системи моніторингу пока- зників, що належать до фінансового контролю. Система моніторингу складає основу фінансового контролю, найбільш активну частину йо- го механізму. Система фінансового моніторингу являє собою розроб- лений у банку механізм постійного спостереження за контрольними показниками формування та використання прибутку, визначення роз- мірів відхилень фактичних результатів від передбачених та виявлення причин цих відхилень.

Процес формування системи моніторингу контрольних фінансо-

вих показників охоплює такі основні етапи:

1) побудова системи інформативних звітних показників за кожним видом фінансового контролю, який являє собою первинну інфор- маційну базу спостереження, необхідну для наступного розрахунку агрегованих за банком окремих аналітичних абсолютних та віднос-

них фінансових показників, що характеризують рівень формування та використання прибутку банку;

2) розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, що ві- дображають фактичні результати досягнення передбачених кількі- сних стандартів контролю, що здійснюється відповідно до системи контрольних показників.

3) визначення структури та показників форм контрольних звітів ви-

конавців з метою формування системи носіїв контрольної інфор-

мації. Для забезпечення ефективності фінансового контролю така форма звіту повинна бути стандартизована і містити таку інфор- мацію:

• фактично досягнуте значення контрольного показника в порів-

нянні з передбаченим;

• величину відхилення фактично досягнутого значення контроль-

ного показника від передбаченого;

• факторний аналіз величини відхилення, якщо контрольний пока-

зник можна кількісно розділити на окремі складові;

• пояснення причин негативних відхилень за показником в цілому та окремими його складовими;

• визначення осіб, винних в негативному відхиленні показника, якщо це відхилення спричинене внутрішніми факторами діяль- ності підрозділу, філії та банку в цілому;

4) визначення контрольних періодів за кожним видом фінансового контролю та кожною групою контрольних показників. Конкрети- зація контрольного періоду за видами контролю та групами показ- ників визначається терміновістю реагування, яка необхідна для ефективного управління прибутком у даному банку. З урахуванням цього принципу доцільно виділити:

• щотижневий (декадний) контрольний звіт;

• щомісячний контрольний звіт;

• квартальний контрольний звіт.

Перед проведенням аналізу виявлених відхилень необхідно з’ясувати, дане відхилення випадкове чи регулярне. Якщо відхилення має разовий характер і не відіграє значної ролі в досягненні цільових планових показників, виконувати його аналіз, оцінку і коригування нераціонально.

Відхилення фактичних величин від планових можуть виникати за всіма параметрами, встановленими у бюджеті банку, а саме:

• за вартісними параметрами (зовнішні і внутрішні доходи – витрати,

прибуток, залучення та розміщення ресурсів та ін.);

• за параметрами фінансової структури (нові центри фінансової від- повідальності, співвідношення у фінансовій структурі груп центрів фінансової відповідальності різних типів та ін.);

• за часовими параметрами (день, тиждень, місяць, квартал, рік та ін.).

Оцінка відхилень фактичних показників від встановлених, як пра-

вило, проводиться за допустимими межами, за впливом на прибуток.

При аналізі відхилень за допустимими межами всі відхилення розподіляються на такі групи:

1) позитивні відхилення (фактичний дохід перевищує запланований,

фактичні витрати менші від бюджетних);

2) негативні відхилення (фактичний дохід менший від запланованого,

фактичні витрати більші від бюджетних):

• негативне допустиме відхилення;

• негативне критичне відхилення.

Для проведення такої градації встановлюється критерій критич-

них відхилень, який може бути диференційований за контрольними періодами. Аналіз відхилень здійснюється при умові, що відхилення

певного параметра виходить за встановлені допустимі межі. Напри-

клад, якщо допустиму межу відхилень встановлено за досліджуваною статтею бюджету за кожен місяць на рівні 5 %, то аналізуються та ко- ригуються значення статті за ті місяці, в яких відхилення перевищує встановлену величину.

Потрібно зазначити, що величина процентного відхилення окре- мого параметра свідчить про якість планування та бюджетну дисцип- ліну, але практично нічого про ступінь впливу на прибуток. Наприклад,

25 %-не відхилення за статтею “Канцелярські товари” бюджету доходів і витрат зовні дуже значне, однак 5 %-не зниження обсягу наданих кре- дитів впливає на прибуток набагато більше. Тому при аналізі відхилень доцільною є їх оцінка за впливом на прибуток, що передбачає ранжу- вання параметрів, які впливають на прибуток як у позитивному, так і в негативному напрямках, а також розробку коригуючих заходів, в пе- ршу чергу для тих відхилень, вплив яких на прибуток найбільш значний.

Важливе значення при проведенні фінансового контролю має ви- вчення причин, що викликали появу відхилень від встановлених па- раметрів. У ході аналізу відхилень варто розрізняти контрольовані і неконтрольовані причини. Неконтрольовані причини відхилень

пов’язані зі змінами у зовнішньому середовищі. Банк може певною мірою впливати лише на контрольовані причини.

Залежно від причин виникнення відхилення, що виникли з конт-

рольованих причин, розподіляються на дві групи:

• відхилення, що виникли в результаті планування та пов’язані з по- милками при складанні прогнозів. Вони можуть бути викликані не- достатністю інформації, недостовірним прогнозом розвитку, невід- повідними методами планування;

• відхилення, що пов’язані з реалізацією планів в результаті діяльно-

сті банку.

У ході проведення аналізу причин відхилень розрізняють ана- ліз, зорієнтований на минуле, і аналіз, зорієнтований на майбутнє (на перспективу). При цьому аналіз відхилень з орієнтацією на пер- спективу можливий у тому випадку, коли у банку здійснюється ре- гулярний прогноз розвитку контрольних параметрів. Порівнюючи планові і прогнозні величини, можна оцінити ймовірні відхилення в перспективі, а також виявити причини можливих відхилень. Про- гнозоване відхилення – це попередження про те, що запланована мета може бути не досягнута і повинні бути розроблені заходи щодо усунення причин.

За результатами аналізу здійснюється коригування фінансових

планів і бюджетів, якщо їх подальше виконання в такому вигляді є недоцільним, або перегляд дій, спрямованих на досягнення визначе- них цілей.

Схема здійснення фінансового контролю в загальному вигляді подана на рис. 2.8.

1. Фінансовий план

2. Виконання плану

3. Фактичні результати

4. Звіт про виконання плану

5. Відхилення

Суттєві Несуттєві

Внаслідок планування

Внаслідок діяльності

6. Коригування планів

6. Коригування діяльності

Рис. 2.8. Система контролю

за виконанням фінансового плану банку

При наявності значних відхилень залежно від їх причин можливі такі альтернативні рішення:

1. Коригування або перегляд фінансових планів, якщо результати ко- нтролю свідчать про те, що подальше їх виконання в такому вигля- ді недоцільне.

2. Внесення відповідних коректив у дії для досягнення запланованих

цілей.

Останнім етапом контролю є формування системи алгоритмів дій з усунення відхилень. Принципова система дій в цьому випадку пода- на на рис. 2.9:

а) “нічого не робити”. Така форма реагування передбачена в тих випадках, коли розмір відхилень (негативних або позитивних) значно нижчий, ніж передбачений критерій критичного розміру відхилень;

б) “усунути відхилення”. Така система дій передбачає процедуру пошуку та реалізації резервів для забезпечення виконання цільових планових чи нормативних показників. При цьому резерви розгляда- ються у розрізі різних аспектів формування та використання прибутку банку та окремих фінансових операцій. Такими можливостями може

бути передбачена доцільність запровадження посиленого режиму еко-

номії, використання системи фінансових резервів та ін.;

в) “змінити систему планових або нормативних показників”. Така система дій використовується, по-перше, в тих випадках, коли можли- вості нормалізації окремих аспектів формування прибутку банку об- межені або вони взагалі відсутні; по друге, в тих випадках, коли фак- тично досягнуті показники значно перевищують планові, тобто розроблені плани недостатньо напружені, що, як правило, є наслідком недосконалої системи планування.

ПЛАНОВИЙ ПОКАЗНИК ФАКТИЧНИЙ ПОКАЗНИК

Відхилення

Позитивне Негативне

Незначне

Значне

Допустиме Критичне

Нічого не робити

Змінити систему планових

(бюджетних) показників

Усунути відхилення

Рис. 2.9. Алгоритм дій з усунення відхилень контрольних показників

У цьому випадку за результатами фінансового моніторингу вно- сяться пропозиції щодо коригування системи цільових нормативів, показників поточних фінансових планів або окремих бюджетів. В де- яких критичних випадках може бути обґрунтована пропозиція щодо призупинення окремих операцій і навіть діяльності деяких центрів фінансової відповідальності.

Отже, фінансовий контроль є важливою складовою управління прибутком банку. Він забезпечує зворотний зв’язок, звертаючи увагу менеджерів на значні відхилення від запланованих показників, що дає можливість приймати оперативні управлінські рішення, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Підбиваючи підсумки, зауважимо, що системі управління прибу- тком банку притаманний високий динамізм, що враховує зміни фак- торів зовнішнього середовища, ресурсного потенціалу, форм органі- зації та управління банком, фінансового стану та інших параметрів

функціонування банку. Всі управлінські рішення у сфері формування прибутку тісно взаємопов’язані і безпосередньо та опосередковано впливають на кінцеві результати управління прибутком. Виходячи з цього, управління процесом формування прибутку у банку повинне розглядатися як система послідовних дій, що забезпечує розробку вза- ємозалежних управлінських рішень, кожне з яких забезпечує резуль- тативність формування прибутку банку в цілому.

Особливо актуальним при цьому стає аналіз формування прибут- ку як одного з головних напрямків управління прибутком, результати якого дозволяють менеджерам банку планувати (прогнозувати) на- прямки діяльності комерційного банку з урахуванням можливих шля- хів підвищення їх ефективності.