5.Особливості господарського контролю з використанням комп'ютерної техніки
Великий обсяг інформації і кількості операцій з використання матеріалів і руху готової продукції, наприклад у сфері матеріального виробництва, не дають можливості проводити обробку інформації і здійснювати контроль вручну, що створює необхідність застосування комп'ютерної техніки.
Обумовлюється це і тим, що значно розширюються масштаби господарської діяльності підприємств, ускладнюються їх зв'язки і значно збільшуються обсяги інформації. У зв'язку з цим доцільно:• визначити роль і значення комп'ютерної техніки при проведенні господарського контролю;
• дати сучасну оцінку використання комп'ютерної техніки в середовищі, що контролюється;
• окреслити перспективні напрями застосування комп'ютерної техніки при проведенні господарського контролю.
Збільшення обліково-аналітичної інформації на підприємствах викликано природно додатковим збільшенням різноманітної номенклатури матеріалів, що використовуються. Вивчення, осмислення і перевірка такого великого потоку інформації при здійсненні господарського контролю немислима без упровадження сучасної комп'ютерної техніки. Для цього, в першу чергу, варто ввести до штатів підприємств фахівців із контролю за одержанням інформації з застосуванням комп'ютерних засобів.
Комп'ютери виконують будь-які операції з обробки і контролю інформації в тисячі разів швидше й у сотні разів дешевше. Впровадження комп'ютерної техніки значно підвищує ефективність контролю за прийнятими рішеннями. На сьогодні технічні засоби широко використовуються тільки на таких стадіях обліку, де трудомісткі операції (реєстрація, систематизація (групування) господарських операцій і складання звітної інформації). Систематичні спостереження за господарськими операціями і процесами, тобто поточний господарський контроль, як правило, залишається поза полем зору комп'ютерної техніки. На практиці ефективність комп'ютерної техніки в ряді випадків знижується тому, що відсутня автоматизована його функція - контроль і зворотний зв'язок. Обґрунтовується це тим, що тільки господарський контроль на підприємствах може забезпечити перевірку сутності, доцільності, економічності господарських операцій і процесів.
Тому доцільно створювати в умовах застосування комп'ютерної техніки самостійну підсистему господарського контролю. Така підсистема дасть змогу об'єднати контрольні функції різних видів контролю (за часом проведення, змістом і призначенням), що дає можливість об'єднати функції усіх видів і напрямів контролю.Комп'ютерний контроль дає змогу виявляти помилки в первинних облікових документах до введення їх даних в комп'ютер, у результаті розробки неправильних процедур обробки облікових даних, незаконності застосування окремих символів у кодуванні облікової інформації, невірогідності даних, включених до складу вихідних машинограм підсистеми. З метою посилення контролю за змістом господарських операцій в умовах застосування комп'ютерів потрібно провести автоматичне порівняння (при введенні первинних облікових даних) таких показників:
• коду господарських операцій - зі змістом операції, кодом її учасників, кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку; '
• коду форм первинного облікового документу - зі змістом і складом інформації, що введена в комп'ютер, їх послідовністю розкладання (введення), кодом господарської операції (постачальники, покупці тощо), фактичного розміру списуваних матеріальних цінностей, що витрачаються у виробництві, і грошових коштів з установленими нормативами;
• дати введення первинних облікових даних - із датою укладання первинного облікового документа, змістом господарської операції з напрямом руху господарських засобів (їх використанням) відповідно до встановлених положень (тобто код господарської операції повинен відповідати одній парі кореспондуючих рахунків у бухгалтерському обліку, а розмір засобів не повинен перевищувати встановлені ліміти).