Статья 28. Хранение документов унитарного предприятия

В пункте 1 приведен перечень основных документов, которые подлежат хранению в унитарном предприятии в силу комментируемого Закона. Последний абзац указывает на то, что это перечень не закрытый.

- в соответствии федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

- уставом и внутренними документами унитарного предприятия;

- решениями собственника имущества унитарного предприятия;

- решениями руководителя унитарного предприятия.

Таким образом, представляется, что виды документов, подлежащих хранению, могут быть определены не только нормативными актами, но и актами индивидуального характера (например, решение собственника имущества унитарного предприятия в отношении определенного унитарного предприятия).

Несмотря на это, документов, которые следует хранить унитарному предприятию (как и другим организациям), немало. Это связано с тем, что в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Он утвержден Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.*(101) в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*(102).

Так, частью 5 ст. 14 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Согласно Указаниям по применению Перечня Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2 Перечня).

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Таким образом, минимальный срок хранения любых документов - один год.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Согласно п. 2 комментируемой статьи унитарное предприятие хранит документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте.

Пунктом 3 ст. 28 Закона об унитарных предприятиях установлено, что при ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке.

Следует отметить, что п. 3 ст. 28 Закона об унитарных предприятиях не совсем соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации".

В соответствии с п. 10 ст. 3 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Пунктом 11 ст. 3 помимо государственного указывается и муниципальный архив.

Таким образом, статьей 28 Закона об унитарных предприятиях любому, в том числе муниципальному унитарному предприятию (муниципальному казенному предприятию), предписано при ликвидации передавать документы на хранение именно в государственный архив. О муниципальных архивах речь не идет. А в соответствии с подп. "б" п. 1 ч. 3 ст. 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации) отнесены к полномочиям соответствующего муниципального образования. В соответствии с ч. 8 ст. 23 этого же Закона при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Таким образом, не совсем понятно, при ликвидации муниципальных унитарных предприятий (в том числе казенных) в какой архив, муниципальный или государственный, следует передавать на хранение документы.