Контроль и перенос дел, которые не были сделаны вовремя
Опыт показывает, что не все поставленные задачи удается выполнить и не все переговоры (в том числе телефонные) могут состояться в назначенный день, даже несмотря на достигнутые ранее договоренности.
Поэтому их приходится переносить. Здесь нужно отметить одно важное обстоятельство: если одно и то же дело откладывается неоднократно, то вам нужно решительно взяться и довести его до конца или не менее решительно отказаться от его выполнения (иногда проблема рассасывается сама по себе).Пользуясь методом «Альпы», необходимо помнить, что реальный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Существует около 20 преимуществ использования этой системы в разработке своего рабочего графика, но я бы хотел обратить внимание на ее психологическую подоплеку.
Во-первых, по пути домой, во время сна, завтрака и по пути на работу ваше подсознание перерабатывает постав-ленные задачи и подготавливает возможные решения.
Во-вторых, поскольку формулировки основных проектов находятся перед глазами и намечены подходы к их решению, новый рабочий день выглядит обозримым, планируемым и управляемым.
В-третьих, вы не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых приходилось переносить на более отдаленные сроки решения основных задач, что приводило к спешке, сверхурочной работе и их менее эффективному разрешению.
Дополнительные возможности для сокращения потерь времени обеспечивают так называемые органайзеры, получившие в последнее время широкое распространение. По существу, это целая рабочая картотека, совмещающая функции календаря, личного дневника, записной книжки, содержащей сводки адресов и телефонов, и справочника. Применение органайзера повышает ка-чество работы и приносит значительную выгоду вследствие рационализации процесса деятельности. Фирмы- изготовители подобных устройств обещают 15-35 % сокращения потерь рабочего времени, практический опыт позволяет говорить о цифре 12,5 % (что при восьмичасовом рабочем дне экономит целый час).
Еще более широкие возможности (особенно в поездках, командировках) предоставляют портативные «ноутбуки», обладающие самым широким спектром характе-ристик.
Например, карманный компьютер «Psion», который весит всего 300 г, умещается в кармане рубашки. Тем не менее это полноценный многозадачный аппарат с большой памятью и многочисленными функциями, способный даже отправлять и получать факсы и электронную почту.Информационные и коммуникационные технологии развиваются ускоренными темпами, и не исключено, что в ближайшем будущем появятся новые возможности для сокращения потерь рабочего времени (вплоть до предъявления списка возможных решений поставленных проблем с четким обоснованием преимуществ того или иного варианта). Нам остается только подождать. А на теку-щем этапе лучше не забывать использовать основные рекомендации психологов.
Огромную роль в правильной организации руководства играет саморазгрузка руководителя. Лидер не должен хвататься за все сам под предлогом, что никто лучше его не знает сути дела и проще сделать все самому, чем пускаться в объяснения. Его функция — разрешать действительно важные проблемы, которые являются приоритетными. Здесь нужно руководствоваться «принципом Парето» (или «соотношением 80:20»), получившим под-тверждение в самых разнообразных сферах. В приложении к тайм-менеджменту руководителя этот проверенный принцип гласит:
80 % времени, затраченного на многочисленные второстепенные проблемы, дают 20 % итогового результата;
20 % времени, затраченного на немногие истинно важ-ные проблемы, дают 80 % итогового результата.
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует для «раскачки» сначала браться за самые легкие или интересные дела, а необходимо сразу приступать к решению важных и трудных вопросов. Планируйте время в соответствии с этим соотношением, чтобы не растерять силы по пустякам и добиться оптимальной отдачи от затраченных усилий.
Для установления приоритетов можно, например, воспользоваться «анализом АБВ», основанным на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом многих психологов:
самые важные задачи (категория «А») составляют примерно 15 % всего объема деятельности руководителя, а значимость этих задач составляет 65 % вклада в достижение цели;
на важные задачи (категория «Б») приходится соот-ветственно по 20 % дел и 20 % отдачи от их реализации;
менее важные задачи (категория «В») составляют 65 % от всего рабочего процесса, но дают всего 15 % приносимых дивидендов.
Если вы структурируете свой график, учитывая вы-шесказанное, то распределение вашего рабочего времени должно быть следующим:
65 % запланированного времени — задачи «А», которые лучше не откладывать на потом и решать лично;
20 % запланированного времени — задачи «Б», которые могут быть перепоручены для исполнения другим лицам;
15 % запланированного времени должно быть уделено задачам «В», которые в любом случае заслуживают внимания не руководителя, а его команды.
В затруднительных случаях для установления приоритетов в рабочем процессе можно воспользоваться ускоренным анализом по принципу Эйзенхауэра.
Согласно ему выбор оптимального плана действий осуществляется по таким критериям, как срочность и значимость дела. Здесь возможны четыре градации.Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и выполнять самому.
Срочньїе/менее важные дела. В этом варианте нужно отмежеваться от слова «срочные» и не отдаваться решению именно этой задачи только ввиду ее срочности. Так как она менее важная, то ее выполнение может быть перепоручено другому лицу.
Менее срочные/важные задачи. Они, как правило, могут подождать своего момента. А пока попробуйте перепоручить дела этой категории — вы разгрузите себя и подвигнете своих подчиненных на участие в ответственных мероприятиях.
Менее срочные/менее важные задачи. Ни вы, ни ваша команда не должны приниматься за работу, которая оказалась в этой группе. Наберитесь мужества и ис-пользуйте корзину для бумаг.
Помните, что при выполнении вышеперечисленных правил вам удастся избежать ненужных действий и «холостых ходов», вы приведете в определенный порядок задачи дня и разумно организуете свою работу. •