СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА И УПРАВЛЕННЯ В ДЕЙСТВИИ

Рассмотрим одну из действующих моделей информационных систем холдингов и групп в рамках технологии средней сложности и тактики средних бюджетов. Основой идеологии адаптированной конфигура-

ции является строгое соответствие настрое к системы схеме бизнеса фирмы и исключение «лишних» инструментов и опционов.

Система настраивается на интересы конкретных должностных л и и. Она формируется на основе широких информационных возможностей компьютерных программ семейства «1C» и корпоративных баз данных. Речь идет об единой операционной среде компании, се информационной системе. Техническая основа —адаптированная комплексная конфигурация на основе «IC-бухгалтерия» и система управления распределенными базами данных.

Основные правила и принципы организации системы

Главными элементами системы являются корпоративные базы данных и средства их обработки в штаб-квартире фирмы. Смысловой основой являются концепция проекта, бизнес-правила фирмы, т.е. ограниченный свод принципов учетных и информационных процедур. Это несколько шире, чем «учетная политика», поскольку включает формулировку целей проекта и регламенты управления информационной системой. Сюда входят правила формирования баз данных «в центре» и на местах, правила обмена данными между подразделениями и штаб-квартирой. Техническая основа — модифицированная «комплексная конфигурация Ю>, действующая в среде системы управления распределенной базы данных.

Итак, основу схемы финансовой сборки холдинга образуют два типа объектов:

1. Корпоративные базы данных, формируемые на местах (т.е. в дочерних фирмах,, филиалах и подразделениях фирмы);

2. Финансовый офис компании в штаб-квартире холдинга и центральные средства обработки данных в центре.

Предусматривается три типа автоматизированных рабочих мест

ψ отгбратор-лродавец (менеджер, начальник производственного участка);

• экономист-бухгалтер;

• финансовый менеджер (финансовый директор).

Система основана на следующих основных принципах:

if*Ц:Гід.; ::: .*■·?*■ ·г·.· = ..

1) бухгалтер кая служба фирмы рассмаїриваепгся как центр учетной и фимансово-бухглатерской информации, как центр учета компании;

2) бухгалтер-экономист рассматривается как профессионал в облас- ти сбора и обработки финансово-экономической информации;

3) при организации документооборота и обмена информацией применяется ограниченный набор правил, основанный на описании схемы функітонирования предприятия.

На «вершине» системы находится «центральный модуль», представляющий собой автоматизирован нос рабочее место, снабженное средствами доступа к периферийным базам данным и некоторыми средствами усі тения (по выбору). На местах — корпоративные базы данных (узлы) и их администраторы. Доступ к внутренним алгоритмам ограничен: управление системой осуществляется «из центра». Рабочие места «на местах» освобождены от непрофильной для них информации, непрофильных функций по техническому администрированию данных и отправной точкой работ по комплексной автоматизации компании является разработка и уточнение бизнес-правил, на основе которых функционирует компания. Все схемы реализуются исходя из технического задания и эскизного проекта. Эскизный проект — предполагает описание бизнес-правил фирмы. Они включают следующие основные элементы:

• определение состава, содержания и объем управленческой информации (вкл. учетную политика и др.);

• разграничение уровня компетенции и объем полномочий;

• определение формы допуска к информации;

• схема документооборота и обработки данных.

Специализированные сервисные программы и системные утилиты

Фун кционал ъное ядро системы к инструменты финансового управления образуют обработки «LO и внешние аналитические средства и интерфейсы. Программы «диггеры» («копатели») запускаются по базам данных учетной системы фирмы и выискивают неблагоприятные сигналы и ее слабые точки. Они осуществляют сверку корреспондирующих счетов в учетной системе холдинга. Программы компиляторы генерируют отчеты. Система «работает» по максимально полному массиву данных. Корпоративные базы данных формируются на местах по правилам

и процедурам установленным «сверхуи ^ .\ .

Центральный офис периодически (в режиме реального времени , регулярно, выборочно) при помопщ фу1ШЫ шециалъных: программных средств или интерфейсов обращается к базам данных подразделений или их фрагментам, Центральное рабочее место (центральный офис) всегда оборудуется собственной «главной базой».

Не излишне ли усложнен метод формирований! массива данных? Вовсе нет — применяется знакомый каждому финансисту интерфейс «1C» и ограниченный набор простых правил, заложенных в системы управления базами данных и правила информационного обмена между центром и «местами».

По базам данных «работают» поисковые, сверочные программы и программы компиляторы отчетов и документов. Программа «искатель» (»диггер») осуществляет поиск фрагментов «slice and dice», поиск объектов и ситуаций по набору признаков. Простейшим случаи — сводка всех данных (формирование отчета по товару, рынку, по региону, по дочерней фирме, по группе филиалов).

Против инсайдеров у нас работают диггеры. Так. был выявлен «внутренний торговец» (inside trader). Он был вычислен по «неправильным» отклонениям продаж одного из товаров холдинга. Это был недобросовестный оператор склада, который внутри компании торговал внешним товаром. Аналогично находятся ошибки внутрифирменного оборога — сопоставляются дебеты и кредиты корреспондирующих счетов. Диггеры — это поисковые роботы, наши «терминаторы».

Перед поисковыми программами могут ставиться задачи в следующей форме: найти наиболее успешных трейдеров фирмы (по показателю объема продаж).'Либо: Hartm трейдеров с наибольшим числом обращений клиентов (варианты: постоянных клиентов, состоятельных клиентов и up.). Аналогичной фильтрации подвергаются данные о подразделениях, филиалах .и дочерних фирмах компании. Разумеется, система с самого начала должна допускать настройку на решение подобных задач. В этом случае такая настройка поисковой программы и корректировка учетно-информационной политики (документооборота) осуществляется быстро, дешево и эффективно.

Таким образом, система выходит за пределы чисто учетной. Она является интеллектуальной, но сохраняет среднебюджетный статус и среднюю сложность. Эта информационная система наделена чертами интеллектуальности, способностью эвристического (интеллектуального) поиска. В ней применимы алгоритмы и приемы технологии класса «data .mining* (извлечение данных), а также доктрина «управления корпоративными знаниями». Но она остается среднебюджетной,’ограниченной по масштабам.

Она подразумевает:

•

определение роли и функций должностных лиц компании в штаб-квартире и ее подразделениях (обособленных подразделениях, филиалах и дочерних фирмах);

• формирование автоматизированных рабочих мест персонала в штаб-квартире компании и се подразделениях (обособленных подразделений и дочерних фирмах).

Возможно наращивание не только технических решений, территориального охвата, но и.

• ограничивать поток поступающих «наверх» информации;

• быть ориентированной на проблему, т.е. поставлять исходные данные, строго соответствующие модели управления предприятием;

• обладать достаточной гибкостью и способностью к перестроениям.

vr ·''■■.'* 'f '-V >1'. >: > .іг'Ц'іГЦИ ί· ,1.4 ···ν4 ι ,

Иногда в качестве критерия выдвигается принцип полноты информации. Мы готовы с этим согласиться при одном условии. Необходим ясный ответ, зачем нужна эта полнота, как она используется. Поэтому сразу сориентируем идеологии? автоматизации на продуктовые (отраслевые) цели бизнеса, на задачи стратегического управления холдингами и группами. Критерии/эффективности информационных систем — простота, экономичность, гибкость.

Таким образом общая схема информационной системы заключается в организации центрального финансового офиса, оборудованного программными средствами доступа и управления базами данных периферийных подразделений В конечном счете речь идет об определенном стратегии настройки корпоративных баз данных с использованием сган дартнои оболочки и инструментов конструкгора «1C» (и не только «1C»)

Однако в основном подход направлен на формирование компам ною центрального финансового офиса организацию стамдар гної о бухгал терскою учетам обслуживание функции принятия решении руководством компании Во всех вариантах выдерживается принцип модульной сборки системы с произвольной конфигурацией и требуемыми іехніїческимп \а рактери стикам и

Пользовательские особенносги системы

Основные принципы предложенного метода сборки автомати зированной системы управления холдингом заключаются в следу юте м

1 Cuстема основывается на полноте сбора первичной информации при выборочном принцип ее вюрпчной обработки,

2 Организуется централизованное управление информационной системой доступ к внутренним алгоритмам данных за пределом их профильной компетенции ограничен или исключен,

3 Обработка и анализ данных осуществляется путем включения специализированных сервисных программ, сортирующих базы данных

Полнота данных — один из ключевых принципов данные вводятся по максимуму Они обеспечивают универсализм и широту маневра, сообщают методу определенный резерв Не чрезмерно ли переусложнена и избыточна система? Вовсе нет В ее основе упрощенные диалоги ввода первичных данных на базе конкретньгх контекстных документов и контекстных интерфейсов Несмотря на принцип полноты или даже избыточности, мы считаем, что данная система относится к категории средств комплексной автоматизации — «средней сложности» Это объясняется следующими обстоятельствами

1 Предельно упрощен общий принцип — основой системы является укрупненный агрегированный объект — консолидированная группа баз данных периферийных подразделений.

ей?

пых Вторичном обработке подвергается только часть данных, выбранных π обработанных сервисными программами Поток данных в итоге сущейвенно офанпчсн Вторичная обработка производится экспертными среди IMM вне самой СУБД

2 Ochobv системы составляют стандартные модули семейства «1C» (в указанном выше виде — как адаптируемые конфигурации) ΓΙροιраммиые обрабоїки СУБД выполнены обычными приемами программирования на базе несложных с принципиальном точки зрения оліориімов Снсрочнмс ллгоршмы и компиляторы отчетов, сер Biiuibic ViHJiH 1ы идпперы») представляют собой обработки «1C» в комбинации со средствами ншерфемсон и специальных экспертных прої рамм ниє «1C» (см іл 4) Для связи используются обычные технологические инструменты — корпоративная сеть модемная связь е mail

3 Осуществляется «оіраничение задачи» — пакет поставки, «ноу- хау» і ίο і іавяаьі ваются пот реби тел ю (Вместе с тем предполаг ается, что он рас пола) ае г достаточно квалифицированной команден, способном поддерживать контакт с консультантом) Потребитель вполне может ограничиться отдельными отчетами и сигнальными данными, выборочными проверками и «зонами повышенного внимания» В тоже время можно организовать полный комплекс форматов, полную «цифровую картину» холдинга и весьма детальные данные о его внутренней сфуктуре, издержках и результаты экономических расчетов (элементы ERF)

4 Функции финансового управления в значительной степени

интегрированы («бухгалтерия—оперативный учет—бюджет—контроллинг») Финансовый анализ осуществляется через экспертный модуль, ориентированный на финансово-экономический офис и руководителя фирмы. «Поставка» в целом упрощена и оптимизирована Профессиональные ресурсы перераспределяются с технических функций на содержательные, а также на реальные направления бизнеса. ,

5 Предельно сокращен финансовый штат компании — администратор системы (финансовый директор) — «в центре», бухгалтеры, офис- менеджеры, производственники и продавцы: — «на местах» Впрочем, финансовое планирование и анализ, функции и управление отдельными бизнес процессам (планирование, производство, сбыт, поставки и яр ) могут быть выделены в отдельные, офисы. Система обслуживает потребности финансовой команды,холдинга, а также перекрестные связи внутри холдинга, связи финансового офиса с другими службами и подразделениями фирмы. Речь идет о «базовой» комплектации системы финансового управления

6 Существуют эффективные средств проектирования, разработки и тестирования проектируемой конфигурации Эги средства воспроизводят нс условную, а фактическую картину функционирования системы (гл 4)

Обращает внимание, что из пакета поставки исключены «жесткие» схемы обмена и обработки данных, по которым происходит движение информации. Программы обеспечения настраиваются «под задачу», под ситуацию заказчика. Система предоставляет персоналу информацию (услуш автоматизации) только в требуемом ему объеме п в максимально удобной «дружественной» форме Система обеспечивает «эффект присутствия» и в полной мере ведет к реализации принципа «централизация контроля при децентрализации операции»

Облетается процедура выявления и исправления ошибок 'Это происходит из-за гою, чпюбухгалгср просто не может замеченную ошибку исправить самостоятельно Он должен ее заявить Поскольку модули стереотипны (например, для нескольких дочерних фирм) постепенно выявляются все ошибки Эго по существу встроенная, «примулиіель- ная» система тестирования C ошибкой система не работает, ошибки и нестыковки становятся очевидными Вообще, проводки скрыты в лро- аммных кодах и ошибка бухіалтера здесь исключена (теоретически зможна только ошибка программиста) В задачах автоматизированно аудита возможен любой подход — вплоть до компиляции элеюг- шного списка всех проводок за отчетный период и их проверка с помо- 1ью дополнительных утилит.

Применяются самоочевидные контекстные диалоговые окна Интерфейс очищен от неактуальных окон и кнопок Техническая информация по регистрации операций исключается из поля деятельност и оператора Автоматизированные рабочие места и информационные диалоги в компании стандартизированы и взаимозаменяемы. Кадры фирмы становятся более «мобильными» и взаимозаменяемыми.

Система предполагает подстройку схем обработки данных под бизнес-модель фирмы через описание правил ведения бизнеса. Обеспечивается снижение технических требований к персоналу при повышении интеллектуальных возможностей финансового офиса и всей финансовой системы компании. Принцип полноты базы данных позволяет применять самые разные способы выборки данных из общего массива. Автоматизация управления и финансового учета в холдинге достигается на основе широкого и универсального методического подхода, основанного на очевидной общей схеме, применении тривиальных технических приемов и инструментов. Достигается стабильность и защищенность правил и алгоритмов, унификация рабочих мест как «в центре», так и «на местах». Для этою подхода характерны.

• сіюбсии иія адресация (произвольная сегментация информации, разнообразные возможности по классификации данных проволки, метки и флаги, классификация по вторичным и производным данным),

• независимость от персонала (взаимозаменяемость, упрощенные диалоги, отсутствие специфических требовании Учет на местах может вести продавец, низовые продуктовые менеджеры, управление доступом к данным осуществляется из центра).

• принудительная диагностика, зашита // встроенная верификация данных (правила и алгоритмы не редактируются на местах и ошибки не могут быть устранены без уведомления и корректировки всех корреспондирующих здементов системы Система диагностирует не юдько правильность процедур учета, ко и отдельные элементы

Наши подходы учигывают некоторые очевидные реальности

• Персонал склонен ошибаться

• Персонал склонен избегать дополнительной нагрузки.

• Персонал нс склонен стремиться к пониманию задачи в целом

Мы стремимся принимать во внимание все эти три «не»

Итак, обобщим основные группы особенностей и преимуществ системы.

1. Упрощенность процедуры ввода информации (контекстные диалоги), простота обучения персонала и администрирования системы в целом;

2. Гибкость и блочно-модульный принцип организации системы, ориентация на рабочие места, возможность малобюджетных решений, доступность данных и алгоритмов их обработки;

3. Исключается дублирование учетных процедур и функций (бухгалтерские и оперативные данные находятся в одном конту- ре);

4. Действует встроенная система диагностики и контроля (бухгалтеры вынуждены заявлять ошибки). Налажен контроль «inside trading», обеспечивается «эффект присутствия» центрального офиса на местах

Из них вытекают следующие маркетинговые преимущества:

■ простота, надежность, экономичность;-

• строгая настройка на схему бизнеса и принятие решений;

■ настройка на интересы команды управления холдингом;

• встроенные механизмы контроля и диагностики системы;

■ облегчение обучения и снижение требований к технической квалификации персонала.

Особо хотелось бы выделить наличие специализированных модулей, значительно усиливающих пользовательские преимущества системы.

Модульруководителяфирмы Модуль «подает» сигнальную, финансовую и оперативную информацию в режиме времени, близком к реальному Модуль обслуживает специальная іругіпа сервисных ироірамм, формируемых по выбору в зависимости от специфики деятельности данной компании Модуль руководителя фирмы является сокраіігенныч* в него заложен принцип экономии времени руководителя («СLO time management») на основе жестком селекции ключевом обьекмю-ориентированной (то есть ориентированной на проблемы и принятие решений) информации За наст ройку и обслуживание мо гая руководи геля персонально отвечает финансовым директор и консультант компании

Автоматизированное рабочее мест финансового щцхтк ivfxi (« опери трпхеша!інп/») Самое насыщенное с точки зрения проіраммпьіч средств и эксперт!іых технологии автоматизированное рабочее месю фирмы Это методическим центр и центр оперативною управления холдингом Автоматизированная финансовая система и корпоративная финансовая система управляются из этого пункта.

Автоматизированное рабочее месю .пшенною менеджера Наличие выделенного интерфейса «оЛсс-ю-оПсе» означает организацию дополнительных каналов обмена информацией по горизонтали между отдельными дочерними фирмами (филиалами) и штаб- квартирой фирмы. Система управления распределенными базами данных не содержат штатных средств горизонтальною обмена данными между периферийными узлами. Но автоматизированные рабочие места менеджеров легко наделяются такими средствами. Горизонтальные связи между базами моїуг быть организованы с помощью специальных программных обработок.

«Мобильные»финансовыемодули. Эю подвижные программные агрегаты для решения специализированных задач в различных пунктах компании. C их помощью осуществляется быстрая организация обособленного подразделения и управления проектом (см. ниже).

Настройка системы на задачи корпоративного управления

ф т

Приводится перечень общих задач и средств их решения. Несмотря на наличие апробированных подходов, в каждой ситуации требуется анализ существа задачи и выбор способов ее решения. Информационные конструкторы в вашем распоряжении. Система справляется с решением всего комплекса основных задач финансового управления и учета.

Центры финансовою управления и « цифровая кяргинаь холдинга, (Сегментация финансового управления, формирование финансовых цент ров различных категорий, стандартная и нестандартная управленческая отчетность). C помощью автоматизированной системы в компа-

ими формируются различные центры финансового управления (центр финансовых заїрах, центр финансовой ответственности, центр прибыли и др) Возможны любые режимы бюджетирования как стандартные, іак и индивидуальные Сервисные программы для этих целей содержат юювые модульные встройки по поддержке устойчивых системных і іроиедур(сбор и обработка данных), по формированию цифровой кар- 1ины холдиша Формируются 5—10 стандаргных балансов и планов, включая баланс движения денежных средств, отчет о прибылях и убытках, баланс в управленческом формате, система бюджетов, капитальный план, документы консолидированною планирования н сводной отчетное ги

Ьшажтіронгінне холдинги Бюджетирование — наиболее сложный бизнес- процесс. On требует организации взаимодействия с функцией планирования, управление производством, продажами, и пр. Для этого нужны MHOi оч и еденные і ори Зої пальм ые связи внутри информационной системы. Основные решения реализуются на базе адаптированной комплексной пехггавки В случае, если требуются сложные многоуровневые технологии бюджетного администрирования, необходима более глубокая разработка адаптированной конфигурации с ориентацией на задачи бюджетирования. Применяется также дополнительная конфигурация — несинхронный модуль бюджетною администрирования и учета Сложные и специализированные бюджетные модули требуют проектирования, разработки и настройки на ситуацию. Бюджетные схемы проектируются и тестируются средствами компьютерной имитации (см. гл. 4).

Контроль за затратами и управление издержками (основные и упрощенные технологии управления издержками, модули производственного учета). Контроль за издержками осуществляют не только учетчицы на местах, но и экономисты штаб-квартиры: сбор данных о затратах идет і ia основе правил сбора и обработки данных, заложенных в алгоритмы информационной системы. При этом используются как прямые, так и косвенные данные. Реализуются целевые схемы регистрации и анализа затрат. Управление издержками требует концепции и проекта и не обобщается в конспективной форме, В основном варианте вы получите статистику затрат с требуемой детализацией. Учет производственных затрат в ограниченном объеме может вестись на базе адаптированной комплексной конфигурации и единого плана счетов. Сложные и специализированные виды, управления издержками могут потребовать дополнительной подсистемы (базы данных), соединенной с основной или какого-либо иного решения. Тогда внутренние аспекты специальных видов учета (например, производственный учет) из бухгалтерской конфигурации исключаются.

Регистрация, анализ и планирование внутрифирменного оборота (Внутрифирменное планирование и управление затратами) В число возможностей системы входит поддержка схем внугрихолдингового оборота, перераспределения затрат между иолра щелеп иями холдинга; обслуживание комплексных бизнес-процессов (товар — производство — продажи), выработка форматов консолидированном отчетности Администрирование данных осуществляется через специальные интерфейсы («конструктор внутрифирменного оборога»). Пример раз- граничения информационных потоков в холдинге н крупном холдинге данные о продажах на уровне бухгалтерии дочерних фирм представлялись как продажи ірсгьпм лицам На уровне штаб-квартир данные по внутрифирменному обороту' сводились как операции между афидм- ровапными предприят и я ми Разделение форматов учета проводилось на базе одной и той же учетной системы и единых принципов учетных процедур Сисгема способна реализовать любые алгоритмы консолидирования отчетности Управление внутренним оборотом обеспечивается адаптированной комплексной конфигурацией «1C»

Производство цеховые аспекты Комплексная конфигурация строится с учетом наличия производственного подразделения, адаптируется единый план счетов (Гл4). Управление производством и производственный учет осуществляется через регистры складского и производственного учета или, что лучше, путем анализа документов и программирование процедур их обработки. Производство сводится к CHCreNfe хранений и перемещений, задержек продукции в производстве, трансформации сырья и компонентов в готовые изделия, учету сдельных трудовых затрат, начальных и финальных фаз производственных проектов. Все это доступно комплексным адаптированным конфигурациям. Соответствующим образом разрабатывается единый рабочий план счетов. Разумеется, не следует исключать и варианта, связанного с настройкой стандартной конфигурации «1C:» «Производство». Системы средней сложности не предоставляют услуг «регтайм» и техномеггрии, специализированных рабочих мест технологов, нормировщиков и пр. Но производство может быть представлено дополнительной конфигурацией — значительно более сложной (или наоборот — предельно упрощенной, но точно настроенной) системой управления производством с цеховыми интерфейсами и иными дополнительными средствами. Дополнительная конфигурация позволяет совместить задачи стандартного бухучета и управления сложным производством.

Управление проектами, учет договоров. (Проектно-ориентированная система управления). Оперативное управление многими предприятиями осуществляется на основе портфеля заказов. Крупные заказы или группа од нородных технологически и хронологически совместимых заказов оформляю іся как производственный проект. В некоторых случаях весь производстве!ию-сбытовой цикл сегментируется как серия произволе гвепных проектов. Аналогии і ю осу щесталяется управление договорами или заказами Бюджеты, планы, затраты компании сегментируются не только по дочерним фирмам и производственным подразделениям. нон но договорам Управление проектами (договорами) реализуется средствами адаптированном комплексной конфигурации. Для этого в адаптированную комплексную конфигурацию вносятся соответствующие пастроикл. создается дополнительный документ и связанный с ним пі п*ерс|)01 IC Ьолес сложные схемы требуют дополнительного «конструирования», создания средств отображения информации и управления данными (Рекомендуется еоздаїше автоматизированного рабочего места управляющею проектами)

Обслуживание сиеииммзнровилных ішов бизнеса. (Поддержка мал ых, удаленных объектов и подразделении с особой учетной политиком) Осуществляется обслуживание взаимоудаленных хозяйственных объектов точек Обслуживаются торговые точки, другие удаленные объекты, склады Реализуется поддержка лорговых точек с неполным «штатным расписанием» (финансист, учетчик и трейдер в одном лице), систем «склады-магазины». Аналогичный принцип действует в отношении производственных участков (начальник участка снабжается интерфейсом производственного учета). Возможна настройка диалоговых окон на ввод дополнительной и нестандартной первичной информации, например дополнительных маркетинговых данных.

Поддержка системы маркетинговой информации. ( Включение в контур документооборота и отчетности маркетинговой и дополнительной оперативной информации). Возможности конструктора «1C» позволяют включать в учетную систему фирмы маркетинговой информации и параметров продаж, характеристик клиентуры и иной маркетинговой информации. C этой целью используются расширенные возможности все того же конструктора «Ю> и систем управления распределенными базами данных. Имеются в виду как балансовый, так и забалансовый учет, формирование дополнительных документов и интерфейсов. Как и в других случаях, управление продажами и связанные с ним специализированные виды учета могут поддерживаться отдельной подсистемой. Конкретный облик маркетинговой подсистемы зависит от пожеланий и возможностей персонала заказчика. <

Инвентарный учет в компании. (Управление имуществом в группе, холдинге). Самое простое — настройка детального забалансового учета активов и соответствующие регламенты и обработки, позволяющие анализировать эти данные интерфейс и работав места. В штаб-квартирах холдингов и концернов как правило организуется инвентарный учет материальных и иемапериальных объектов, которыми располаїао компания В принципе, зто BiOKIiiiH шгабиая задача со значительном анали- Iической составляющей, в рамках которой региирііруеіся сіопмоеіь, износ, фактическое состояние и использование маюрнальных и нематериальных ценпостен фирмы В pei jmmciі г инвентарного учеіа мот вводиться факторы страхования, затраты на охрану содержание и другие факторы Инвентарным учет можем рассматривания как самостоятельная учетная система компании, вплоть ю с|юрміі|Х)ванпя оїдельнои базы данных

Выборочные, поисковые и мої // трлн/om>je SUii1Hi (Наблюдение, надзор, эффект прмсуїсівия, «мигрирующие» схемы KOI 11 роля) Осуществляйся KOHTCkCIHbIU поиск данных (^объектов») как по полному массиву данных, гак и контроль за «заказанными» объектами (торговые точки, отдельные трейдеры, выделенные дочерние фирмы, филиалы и подразделения) Обьектом повышенного внимания являются склады и товарные запасы Через них главным образом и отслеживается провесе функционирования фирмы Внедряется система обслуживания контрольно-ревизионного аппарата вплоть до генерации аудиторского отчета Модель автоматизации зависит от типа холдинга и его масштаба.

Разные задачи

Большая группа разнообразных задач возникает в связи с обеспечением деятельности центральных служб и управленческих команд Пользователями услуг автоматизированной системы становятся сотрудники нефинансовых подразделений, где организуются соответствующие автоматизированные рабочие места. В случае избрания схемы управления, основанной на «методе программ», система означает периодическую разработку и принятие сбытовой, производственной, инвестиционной и др. программ. Управление программами осуществляется при поддержке электронных средств. Среди разных задач можно выделить обслуживание проектов с авансовой составляющей. (Снижение рисков по авансированию и оперативному кредитованию с помощью организационных и программных средств и инструментов). В рамках схем предоплаченных проектов иногда бывает желательна передача заказчику не денежных сумм» а определенных прав по распоряжению бюджетами и активами. Тоща клиенту передается сокращенный «корпоративный мо- дуэгакили просто счет с правом распоряжения находящимися на нем средствами, При этом осуществляется автоматизированный и персональный контроль за их целевым использованием. '

Поддержка перекрестных и программно-целевых схем управления xa/h дин/ом (OpiгімнJdimoMHoc и hiICірументальное обеспечение матричных, сеченых И ПрОфЛММИО'ЦСЛеиЫХ схем) Для крупных ХОЛДІІШОН актуальны проіраммію-целевые м нроскшые подходы к формированию CiiUCM управления В рамках рассматриваемого подхода такая наст рої іка достиг ас і ся двумя способами — введение соответствующем ссімо нации финансовой информации на уровне правил ведения бизнеса и пулом дополнительных возможностей адаптированной комплексном конфигурации (цептрального модуля) фирмы Дру- IOii варпаш оріашнуется схема финансово-бухіал іерскої о обеспечения проекіа На юрриюрию дочерней фирмы, где реализуется ироекц «выявите іся» переносной финансовым модуль — бюджет ып UCHip с комплексом бухгалтерской поддержки Персонал уча- UHHKOB проекта по факту переводится в двойное подчинение линейного руководителя в руководи іеля центральною проекта Поскольку финансовая часть находится вне конгроля директора дочерней фирмы, прием позволяет автоматически сбалансировать влияние линейного и ироек і мої о руководителя Аналогичным образом — без трансформации громоздкой учетной системы (внесения новых аналитических признаков, изменения плана счетов и формата оперативных форматов данных) обеспечивается финансово-бухгалтерская поддержка временных и проектных групп, временных трудовых коллективов и пр.

Контроль коммуникаций иполномочий должностныхлиц. («Фильтрация» данных, контроль за действиями персонала путем настойки информационной системы). В систему баз данных компании вводится дополнительная утилита. Она настраивается на регистрацию и классификацию внутреннего документооборота фирмы и обмен сообщений. Любому сообщению («мемо») придается стандартный формат и идентификационные признаки. Реализуется система контроля над коммуникациями, значение которой для корпоративных функций трудно переоценить. Гипертекстовые поисковые системы позволяют извлекать из массива накопленных тестовых данных сообщения определенного содержания (по йанной теме, по ключевым словам и их комбинациям). Поиск может проводиться по данным идентификационными признакам, ключевыми словам, метками и пр. Все «мемо» заводятся в учетную (информационную систему). C помощью этой схемы могут бьггь расширены полномочия должностных лиц по распоряжению целевыми (персональными) фондами. Фонды выделяются по «мемо» (по запросу). Далее они регистрируются в бухіалтер- ской системе по метке «мемо» и периодически анализируются контролерами фирмы.

Типичный многопрофильный торгово-промышленный холдинг

В реальной схеме в рамках такого упрошені юга подхода сред) юн слож- I IOCTii сисгема смогла обслуживать 30 предприми їй всех осі юш іьіч, в г ом числе, комбинированных форм собственности {основные, дочерние 1! зависимые обUiecTBtT филиалы и представительства, прелиашпечьсгво иностранной компании) На фирме бцлн применены основ) пае схемы бюджетирования и бум ал герскою обеспечения (»бу\і ал герпн в центре», «бум ал терн я намесіах», «баланс филиала») Учеі велся в двух параллельных сіандаріііч (роса піском и международном) Cue гема ориентируется на обслуживание основной или группы бизнес пенен холдинга («закупка комплекгуюших — склад» «комплектующие - производство — склад ютовых — продшки и реализации) В \чепюи системе реализован принцип перегруппировки данных большое ЧИСЛО товарных позиции в блоках сюїад сводилось к ограниченной товарной классификации, с когорон работал уже блок бухгалтерского учета На компании установлен модуль внутренней диагностики Организована система сбора внутренней корпоративном сіапістпки, контролмруюіцей состояние и сбои учетной системы, выполнение должностных функций бухгалтерами фирмы Особая подсистема обслуживает задачи управления продажами

Типичная «территориальная компания»

Особенность территориальных компаний — большое количество разноформатных, разнопрофильных объектов, собранных на более или менее значительной территории. Преобладают предприятия оптовой и розничной торговли, объекты пищевой промышленности, сфера услуг. Нередко в территориальные конгломераты включены сельские предприятия, АПК. Розничный и оптовый товарооборот такого территориального конгломерата включает десятки тысяч наименований. Отслеживается структура товарооборота, сіруппярованная в соответствии с сегментацией бизнеса и рынка сбыта фирмы. Как правило, территориальная компания — холдинг с разветвленной системой участий и внутренних взаимоотношений, В типичном: случае он включат, оптовые и розничные торговые точхи^ крупные и малые промышленные предприятия, сети транспортных терминалов и складов с межскладским оборотом. Такая система требует «массовой» технологии обработки данных, включающих «одговыЙ» сбор первшшых данных (которые рассматриваются как базовый массив), их селекцию и обработку. Аналитические модули и поисковые системы работает по более иди менее широким сегментам этого массива В принципе данная задача близка к организации учета и управления муниципальных и региональных хозяйственных комплек-

сов Программирование распределенной базы данных способно решать разнообразные задачи управления региональным хозяйством.

Что дальше? Перспективы развития электронных систем

C аналитической точки зрения идея заключается не ь последовательном процессе обработки и фильтрации данных, а в «концентрации знании», в формировании информационного объекта и ключей к его обработке. Избранная стратегия формирования корпоративного массива данных в сочетании с возможностью обращения к его произвольным сегментам (random access) позволяет запускать по массиву данных поисковые и аналитические программы любой сложности и конфигурации Она обеспечивает іибкое и оперативное решение информационных задач, а также применение группы технологии класса «data mining» (извлечение данных) В таком виде система — инструмент доктрины «управления знаниями» фирмы Такая систем позволяет добывать не только финансовую информацию, но и фактические сигнальные данные и содержательные характеристики бизнеса фирмы (продажи, клиенты, загрузка оборудования, запасы у себя н даже у своих поставщиков) Именно подобными фактическими показателями руководствуются менеджеры российских фирм.

Общая тенденция такова, что в учетном механизме компании возрастает значение интеллектуальных функций. Для управления значение имеет только интеллектуальная, осмысленная информация. Предложенная система именно интеллектуальна, т.е. нацелена прежде всего на интеллектуальные функции. Она обеспечивает сбор и обработку информации самого разнообразного состава для решения системных задач управления бизнесом. Особую ценность представляет возможность реализации этих идей путем настройки стандартной учетной системы фирмы. Эго делает данные методы доступными не только для крупных предприятий, но и малых холдингов и трупп средних предприятий. Тактика комбинирования модулей различного структурного класса позволяет решить ряд трудных проблем и для крупного бизнеса

Сбор данных о внешней среде компании

Первое что можно сделать — встроить в систему модули маркетинговой информации. Торговый терминал оборудуется окном ввода клиентских данных. Продавец, как правило, способен оценить пол, возраст, и другие признаки покупателя (клиента)1. Продавец (менеджер по продажам) может, как минимум, грубо оценить, кто что покупает. Осуществляется регистрация покупателей и обращений клиентов, экспресс анкетирования. Известно,1 что маркетинговая информация дорого стоит. Можно идти вплоть до предоставления скидок за заполнение более подробкой анкеты Маркетинговые возможности торговых терминалов весьма велики и обычно недооцениваются

Регистрируют HeiOjibKO іюкупаіелеіі, но и обращении потенциальных покупателей. Распределительные каналы компании наделяются встроенной интеллектуальном функцией, шрающеи роль каї іала обрат - МОИ СВЯЗИ Объектом наблюдения сіаноняїся сезонные пики и «полу- МПК11» потребительской акіиніюсіи. всплески спроса, связанные с дру- Iими факторами и обстоятельствами Выявление зависимостей меж/ιν потоками событии одна і и анал и іическі їх задач выявляемых атюрит- мами «дэита маининг» Для чарке пн нової о и сіраіеі ическоїо аналитика данная выборочно информация представляє г собон ценпсишпн массив данных, по которому спускаются алгоритмы и истечения знании Встроенный рыночный анализатор формируется путем дополнительной настройки стандартної! системы учета компании и сс баз данных

Маркетинговые исследования и сбор данных дія них — дело исключительно дорогое. Настраивая на них свою информационную систему компания обеспечивает себе изрядную экономию и белее прочные Cipa- тстические позиции (преимущества имеет фирма с большими интеллектуальными возможностями)

Сбор данных о внутренней среде компании

Не меньшее значение для компании имеет сбор данных о внутренней среде Собирается разнообразная внутренняя статистика, т.е широкая группа дополнительных данных о функционировании структур и персонала фирмы. Внутренняя статистика также становится исходным массивом данных для поисковых систем и алгоритмов «извлечения знаний». Технология управления баз данных позволяет сформировать практически произвольные запросы. Осуществляется хронометрирование рабочих процедур, регистрация внутренних сообщений и объемов обмена информации, ведется статистика сбоев в учетной системе. Подключаются технометрические и социометрические данные. Эти возможности представляют значительную ценность для электронного управления отдельными бизнес-процессами, подразделениями и целевыми проектами компании Подход обеспечивает развитие системы управления и усложнение ее внутренней организации (появление новых центров принятия решений, сбора и анализ данных, центров бюджетирования и финансового управления). Он поддерживает функции корпоративного контроллинга, понимаемого в наиболее широком смысле как объединение процессов планирования и контроля.

В идеологию комплексной автоматизации, фирмы вводятся идеи стратегического управления. Ока нацеливается на принятие ре-

шеиии и специальные аналитические технологии (имитационное моделирование. системный анализ и исследование операции, исследование рынка) Следующий шаі заключается в формировании ииформаци- онных конфиіурации и в разработке интеллектуальных стратегии программирования корпоративных баз данных «Нервная система» фирмы должна быть скин» же совершенна как и ее деловая гехнологня От нес зависит модель ее поведения как единого организма

Электронная система холдинга состоит из трех основных олемеї пов

1 Основной карюю конфигурация корпоративных баз данных в более или менее пластичном оболочке (стандартные интерфейсы, «окна», про гоколы)

2 -Зкснершые среди на ш таб-квартиры персональные н коллективные средства отображения и аі-іалі(заданных, технологии класса «витрина знании»,

3 Дополни тельное электронное вооружение обеспечение специализированных функции и бизнес процессов (логистика, безопасность, обслуживание массового потока клиентов п пр )