12.1. Предпосылки создания и особенности АСУДП

Развитие бизнеса на современном этапе характеризуется увеличением объемов информационного ресурса не только в производственной, инвестиционной, маркетинговой деятельности, но прежде всего в финансовой деятельности компаний.

В настоящее время интерес к системе финансового управления у руководителей и собственников компании достаточно высок. Это связано, во-первых, с необходимостью совершенствования систем мотивации персонала, а во-вторых, с требованиями снижения затрат и повышения качества продукта, предъявляемыми все более конкурентным рынком. Этим требованиям как раз отвечает механизм бюджетного управления, представляющий собой систему управления компанией по центрам финансовой ответственности через бюджеты. Именно управления, а не только учета и контроля, поскольку бюджетирование является больше управленческой, чем учетной технологией.

Бюджетное планирование до сих пор остается слабым местом управления бизнесом российских предприятий промышленности, торговли, банковской сферы, страхования. Именно сейчас у нас есть неоспоримое конкурентное преимущество – создавать с нуля систему управления бывает гораздо легче, чем ломать сложившиеся управленческие стереотипы.

На сегодняшний день многие российские предприятия пришли к тому, что принятие любых решений невозможно без квалифицированного управления и без четкого понимания положения организации. Именно поэтому сейчас на предприятиях большое внимание уделяется бюджетированию, создаются отдельные службы, занимающиеся специально этой работой. Из-за того, что предприятия не формируют годовые бюджеты, они теряют немалую часть своих доходов.

Умение целенаправленно работать с информацией и использовать для ее получения, передачи, обработки и использования современные технические средства и новые информационные технологии значит обладать информационной культурой. Это необходимое профессиональное качество финансистов, бухгалтеров, менеджеров компании. Вместе с тем, значительный процент неудач при внедрении систем АСУДП связан с неготовностью работников предприятия к изменениям своих зон ответственности, прав и обязанностей.

Успешность работы финансистов компании зависит от различных видов обеспечения их деятельности: правового, информационного, технического, программного, математического и т.п. Информационное обеспечение без сомнения относится к числу основных элементов этой системы.

Управлять финансами компании – значит принимать обоснованные и своевременные решения, а для этого необходимо обладать информацией. Не случайно У. Черчиль говорил: «Тот, кто владеет информацией, тот владеет миром». Существуют различные определения понятия «информация». Многие считают, что информация и данные, сообщения – одно и то же. Но это не так. В кибернетике информация обычно трактуется как степень устранения неопределенности знания у получателя. Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое раскрывает объект внимания с какой-то новой, ранее не известной стороны, т.е. добавляет новые знания. Из этого определения можно сделать важное заключение: информация отражает суть того или иного объекта, а данные являются формой проявления этой сущности, т.е. информацию можно найти в данных, но это зависит от знаний получателя.

Каждый вид информации различают по отраслям знаний: техническая, биологическая, экономическая и т.д.

Финансовая информация относится к области финансовых знаний и отражает различные финансовые процессы. Задача финансиста принять решение, исходя из полученной информации.

С кибернетических позиций любой процесс управления финансами предприятия сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть денежный поток, финансово-расчетные операции и т.п.) и управляющей подсистемы (финансовый отдел, бухгалтерия, зам. генерального директора фирмы по финансам и др.). Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями, на основании чего вырабатывает управляющую информацию.

Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) – отражаются в информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и финансовые.

Для финансовой информации характерны следующие особенности: объемность, цикличность, преимущественное представление в виде цифр и букв, относительно простые алгоритмы расчетов.

При работе с финансовой информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями.

Финансовая информация отражает финансовое состояние предприятия в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

Адекватность информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах.

В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя.

В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение.

Этот уровень предполагает проектирование реквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.

Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решений.

К финансовой информации предъявляются ряд требований, в том числе: достоверность, своевременность, необходимая полнота и т.п. Применительно к данным, используемым в анализе, их достоверность достигается реализацией элементов метода бухгалтерского учета, таких как документация, двойная запись, оценка и инвентаризация и т.п. Напротив, многие данные, почерпнутые из системы оперативно-технического учета, например, полученные по телефону, менее достоверны и не всегда могут быть проверены, тем более подтверждены докумен­тально.

Исключительно важным для управления финансами является требование своевременности, поскольку для финансиста предприятия имеют значение не данные вообще, а определенные данные в нужном месте, в нужное время и в полном объеме. Так, информативность данных, содержащихся в платежном календаре, совершенно разнится в момент их получения и, например, месяц спустя.

Применительно к финансовым данным не достаточно требований достоверности и своевременности, т.к. не полные или, наоборот, чрезмерные сведения не могут служит основой информационного обеспечения текущего анализа.

В XX веке в полной мере проявилось противоречие между все возрастающими объемами данных и ограниченными возможностями человека по их обработке. Выход нашелся во все большей интенсификации управленческого труда за счет его компьютеризации. В настоящее время вопрос о необходимой полноте бухгалтерской отчетности остается дискуссионным.

Информационное обеспечение процесса управления финансами – организованный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей финансистов на основе формирования использования информационных ресурсов и способов их организации, обеспечивающих финансовую сторону деятельности компании. В его состав входят:

· нормативно-правовая база (законы, указы Президента, постановления и другие документы, определяющие порядок выполнения финансовых операций);

· бухгалтерская отчетность, характеризующая имущественное и финансовое положение компании;

· сведения финансового характера, предоставляемые органами государственной статистики, банками, биржами, аудиторскими компаниями, средствами массовой информации, полученными из Интернета и др.

· справочные данные о компании, дебиторах и кредиторах, клиентах и пр., используемые в справочниках при решении задач АСУДП.

В целом информационное обеспечение включает информацию, возникающую внутри объекта и приходящую из внешней среды.

Различают ручные и автоматизированные системы управления денежными потоками. К АСУДП относится упорядоченная совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии в решении задач, связанных с управлением денежными потоками и информационного обслуживания специалистов служб управления.

СУДП фирмы реализует функции управления и состоит из таких подсистем, как прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Содержательную компоненту АСУДП составляют функциональные подсистемы, включающие относительно взаимосвязанные комплексы задач (бухгалтерский учет, финансовый менеджмент, анализ финансово-хозяйственной деятельности и др.).

· наличие и развитие рынка аппаратных и программных средств управления денежными потоками фирмы;

· требования оперативности, достоверности и аналитичности финансовой информации;

· необходимость защиты финансовой информации от многочисленных информационных угроз (несанкционированного доступа к базам финансовых данных, компьютерных вирусов, хакеров, финансового мошенничества и т.д.);

· сближение методологии российского финансового бухгалтерского учета, комплексного анализа финансовой деятельности, прогнозирования и регулирования денежных потоков с соответствующими международными стандартами, требующими применения новых информационных технологий;

· наличие специалистов, обладающих высоким уровнем профессиональных знаний и информационной культурой для решения финансовых задач в современной информационной среде;

· необходимость интеграции информационных технологий как в комплексной автоматизированной системы управления предприятиями, так и с взаимосвязанными системами типа «клиент-банк», АИС поставщиков и покупателей, дебиторов и кредиторов, АИС-налог и др.

Решение задач АСУДП необходимо осуществлять с системных позиций, т.е. тщательно изучить особенности каждой компании, создать проект АСУДП во взаимосвязи с проектными решениями по другим функциональным подсистемам АИС.