регламентная поддержка
Для организации НИОКР необходима регламентация следующих направлений деятельности:
организация и управление НИОКР;
финансирование НИОКР;
управление пр оектами НИОКР;
отчетность при выполнении НИОКР;
управление интеллектуальной собственностью;
управление договорами;
осуществление закупок;
техника безопасности и охрана труда;
управление персоналом;
управление качеством;
управление информационными/компьютерными системами;
система управления знаниями и др.
В холдингах необходимо иметь регламентирующие документы как корпоративного уровня, так и устанавливающие правила для отдельных организаций.
В основе регламентов управления инновациями лежит инновационная политика, отражающая идеи и установки инновационной стратегии компании.Документом, устанавливающим основные «правила игры» на поле управления инновациями, обычно является стандарт (или регламент) управления НИОКР. Данный стандарт определяет принципы планирования, финансирования, управления проектами НИОКР и дает ссылки на регламенты и процедуры, более детально описывающие каждую из сфер деятельности (планирование, финансирование и др.).
На уровне каждой организации, как производственного, так и исследовательского или проектного профиля, разрабатываются свои регламенты, определяющие управление инновациями. Данные документы должны быть согласованы с общекорпоративными регламентами.
В качестве примера приведем фрагменты трех регламентов, относящихся к управлению НИОКР в исследовательском центре крупной международной компании.
РЕГЛАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НИОКР (пример)
Введение
В настоящем документе описаны общие принципы и процедуры управления проектами в области исследований, разработок и инжиниринга в организации.
Организация осуществляет свою деятельность с целью извлечения прибыли. Проекты, выполняемые в организации, относятся, как правило, к области научно-исследовательских и опытно-конс- трукторских работ (НИОКР) либо к области технологического сервиса. Проекты могут выполняться либо по доходному прибыльному контракту в интересах конкретного заказчика, либо на собственные средства, если имеется уверенность последующей коммерциализации полученных результатов.
Любой проект выполняется в организации только после подготовки и утверждения плана и бюджета работ. В ходе выполнения проекта обеспечивается регулярная отчетность о полученных результатах и произведенных затратах. Любые изменения в проекте должны быть соответственно оформлены и утверждены. Завершение проекта предполагает выполнение ряда действий, направленных на фиксирование полученных результатов и опыта.
Особое внимание при выполнении проекта следует обратить на выявление, оформление и охрану интеллектуальной собственности, а также на меры по предотвращению утечки интеллектуальной собственности путем передачи конфиденциальной информации.
Разработка плана проекта
Подготовка плана проекта может быть инициирована руководителем подразделения по согласованию с руководством организации.
Разработка плана ведется бизнес-группами, в состав которых входят сотрудники исследовательских и других подразделений организации, участвующих в реализации плана. Разработка плана проекта предполагает повышенное внимание к вопросам безопасности и охраны труда, включая подготовку специального документа, фиксирующего основные риски и меры по обеспечению охраны труда.
Работа по подготовке плана выполняется координатором проекта, в роли которого выступает руководитель бизнес-группы или уполномоченное должностное лицо.
Подготовка и форма плана регламентируются процедурой 1 «Инициирование проекта.
Подготовка плана проекта» (здесь и да-лее см. ниже — «Связанные документы (процедуры)»). План проекта должен быть составлен с учетом требований по безопасности труда, в соответствии с процедурой 2 «Безопасность проекта».Оценка и утверждение проекта
Все разработанные планы и бюджеты проектов направляются на согласование в подразделения, участвующие в его выполнении, а также в отдел планирования НИОКР, финансовую и юридическую службы. По итогам согласования проект передается на рассмотрение управляющего комитета по технологиям.
Планы и бюджеты работ организации утверждаются управляющим комитетом по технологиям организации. Решения об одобрении бюджетов проекта принимаются на основании анализа предварительно подготовленных планов и бюджетов работ.
При рассмотрении планов работ управляющий комитет может потребовать провести детальный анализ коммерческой привлекательности проекта.
Документом, фиксирующим утверждение проекта, является процедура 3 «Форма утверждения расходов на проекты и задания бизнес-группы», подготовленная на основе плана проекта. В Форме указываются руководитель и цель проекта, фиксируются сроки и ресурсы, необходимые для его выполнения.
Оформленная и подписанная Форма утверждения расходов на проекты и задания бизнес-группы является основанием для Финансовой службы для открытия финансирования проекта.
Утверждение проекта и подготовка Формы утверждения проекта регламентируются процедурами 4 «Политика утверждения бюджетов и планов работ» и 5 «Утверждение бюджетов расходов по конкретным заданиям».
Отчетность по проекту
Для обеспечения контроля выполнения проектов в организации вводится строгая отчетность. Предусмотрены ежемесячные отчеты, отчеты по этапам работ для заказчика (если предусмотрено договором), отчет о затратах на проект. За подготовку отчетов отвечают руководители проектов. Все действия по подготовке и дальнейшей работе с отчетами регламентируются процедурами 6 «Ежемесячные отчеты»; 7 «Результаты проектов/испытаний»; 8 «Деятельность бизнес-групп и требования по составлению отчетности».
Изменения в проекте
Любые изменения в проекте, предполагающие изменение целей, задач и/или ресурсов, должны быть предварительно ут-верждены.
В целом утверждение происходит аналогично первона-чальному утверждению плана работ. Детали внесения изменений регламентируются процедурой 9 «Контроль изменений в работе по проекту».Завершение проекта
Для фиксирования полученных результатов и опыта при работе над проектом, обеспечения их сохранности при закрытии проекта предполагается ряд действий, включающих систематизацию и архивирование материалов, а также подготовку отчета о завершении проекта. Завершение проекта осуществляется в соответствии с процедурами 10 «Завершение проекта» и 11 «Отчет о завершении проекта».
Связанные документы (процедуры)
Инициирование проекта. Подготовка плана проекта.
Безопасность проекта.
Форма утверждения расходов на проекты и задания бизнес- группы.
Политика утверждения бюджетов и планов работ.
Утверждение бюджетов расходов по конкретным заданиям.
Ежемесячные отчеты.
Результаты проектов/испытаний.
Деятельность бизнес-групп и требования по составлению отчетности.
Контроль изменений в работе по проекту.
Завершение проекта.
Отчет о завершении проекта.