3.2 Системы классификации и кодирования
Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов - признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования.
Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов - признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто принимают мнемокоды, штрих - коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система кодирования - порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».
Процесс присвоения объекта кодовых обозначений называется кодированием.
Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.
С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов - признаков к их наименованиям при печати свободных экономических отчетов.
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:
общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;
отраслевые, единые для конкретной отрасли;
региональные, единые для данной территории;
локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.
Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого назначения.
Классификаторы общегосударственного назначения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делят на четыре группы:
классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).
классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции - ОКП), ОК строительной продукции.
классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.
Примеры кодирования:
ОК отраслей (ОКОНХ) используется для анализа структуры отраслей; код пятизначной, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу;
ОК предприятий и организаций (ОКПО) - регистрационный номер предприятия, присваемый органами госстатистики, код восьмизначный;
КОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия к различным формам собственности;
ОКЕИ - код единицы измерения; например, составляемый в тыс.
рублей баланс предприятий имеет код «0372»;ОКУД - код управленческой документации, семизначный; например, Баланс имеет код «0710001»;
идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН) - десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд;
код лицевого счета организации заполняется в платежных документах, представляемых в банк; код построен в соответствии с указаниями Центробанка РФ и международными требованиями; имеет сложное построение: включает от 20 до 28 знаков и 11 выделенных признаков.